淺談加強糧食企業檔案的開發利用
經營管理
作者：王文輝
【摘 要】 文章闡述了開發和利用檔案信息資源對糧食企業的重要性，提出了開發利用糧食企業檔案信息資源的對策。要認真做好檔案基礎工作；合理開發檔案信息資源；樹立市場經濟意識，努力實現潛在社會效益和現實經濟效益的統一。
【關鍵詞】 糧食企業；檔案；信息利用
隨著糧食流通體製改革的不斷深入和糧食儲備係統的精細化管理要求，檔案的情報信息作用曰益顯現，並對糧食企業經濟建設、企業文化等各個方麵產生了重要影響。因此，如何多層次、多方位、多角度地大力開發檔案資源，最大限度地利用檔案信息資源，就成為糧食企業檔案部門和檔案工作者的一項十分重要而緊迫的任務。
一、開發和利用檔案信息資源對糧食企業的重要性
1、開發檔案信息資源能為企業正確決策提供科學依據
企業作為經濟建設的主要戰場，要取得好的經濟效益，單靠現有生產條件組織生產、管理、銷售等項工作，而不憑檔案信息進行決策、規劃組織生產，對於現代企業，肯定是行不通的。隻有積極開發利用檔案信息資源並同時把檔案信息與市場流通有機地結合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務。
2、開發糧食企業檔案信息資源，是加強精神文明建設的需要
大力開發檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是糧食企業精神文明建設的重要內容，利用檔案中的生動事例進行政治思想教育可以收到良好的效果。
3、重視糧食企業檔案信息的開發與利用，是保障企業與時俱進的需要
檔案管理人員要廣泛地搜集包括信息政策、高科技、新的管理模式、新技術推廣與應用等各方麵的信息，並進行科學地整理、分類歸檔以及動用網絡平台進行錄入。如果檔案員提供的信息有吸引力、現實性強、參考價值大，就必然會引起領導者的注意和研究，檔案的價值也就因此凸現出來了。
二、做好糧食企業檔案信息資源開發利用的對策
1、認真做好檔案基礎工作是開發利用的前提
檔案是對生產經營實踐活動的原始記錄，它不僅具有強烈的時代氣息，而且更為真實、可靠、珍貴，在糧食企業的經營活動、生產建設、文化建設等方麵具有更為重要的利用價值。因此檔案工作者和辦公室綜合部門一定要做好檔案管理和利用工作。檔案工作從內容上大體分為兩部分：一是基礎性工作，包括檔案的收集、整理、分類、鑒定、檢索、編研、統計等環節。每一個環節的操作都有嚴格的規範和要求，來不得絲毫馬虎，否則就可能出現問題，從而影響到檔案資源的開發和利用。隻有做好基礎工作，才能確保檔案信息材料的規範和完整，才能最大限度地發揮檔案信息資源的作用。二是檔案的提供利用工作。它直接麵向各類用戶，工作開展得如何，對檔案的數量和質量，檔案工作的評估以及檔案材料的開發利用都有著重要影響。
2、合理開發檔案信息資源
檔案信息的本源性，回溯性，特別是曆史聯係性和定向積累性，決定了檔案信息材料具有很高的使用價值。因此，檔案工作者一定要多渠道，多方位開發檔案信息資源，為糧食儲備企業發展服務。
（1）做好檔案的編研工作。對檔案信息材料要進行收集、篩選、整理、加工，及時、準確、全麵、係統地提供給本企業利用。
（2）正確認識檔案信息資源，合理開發。開發檔案信息資源，為糧食儲備企業建設服務，充分發揮檔案信息資源的使用價值。
（3）建立檔案信息網絡。一方麵要積累所有糧食統計資料信息，為糧食儲備企業的建設和發展提供參考，另一方麵要通過發揮網絡的輻射作用，隨時發布有關本省基層糧食企業的各種需求以及外省糧食企業發展動向的信息，為各糧食企業提供有針對性的服務。
（4）不斷改進檔案信息開發利用的形式。要根據市場經濟的發展變化和現代企業的發展需求，大膽創新，如可編製一些宣傳企業形象的資料圖片，對外宣傳糧食企業的發展曆史，展示糧食儲備企業的精神麵貌，為塑造糧食儲備庫的良好形象服務。用多種形式進行服務，如檔案室借閱、電話查詢檔案、複印檔案資料、谘詢老專家等，以熱情耐心的服務態度，來提高服務質量，盡量滿足借閱檔案者的需求，並運用傳統的手工檢索結合計算機檢索方法將合同、房產、糧食質量、人員介紹信、審計等進行檔案數字化，則可優質高效的為利用提供服務。