小微企業人事檔案管理探究
企業管理
作者：韋宇飛
摘要：隨著社會經濟的發展，現階段人才服務機構人事代理平台中小微企業的人事檔案管理工作雖然取得了一定進展，但也存在一些問題。本文從人才服務機構人事代理平台小微企業角度入手進一步分析企業人事檔案管理現存的問題，從而提出有效的解決對策，對提高小微企業人事檔案管理的效率、促進其人事檔案管理工作的順利開展具有重要的參考價值與現實意義。
關鍵詞：人才服務機構 人事代理 檔案管理 健康發展
小微企業的經營規模較小且雇員人數少，但是企業的經營權與產權相對集中。當前社會經濟一體化進程的加快，使得小微企業的人力資源管理成為促進企業長遠發展的重要因素，而人事檔案又是人力資源管理工作當中的重要內容，高效的檔案管理能夠及時準確為企業人力資源管理提供有價值的信息，促進企業的更好更快發展。可見提高人事檔案管理工作水平，對於促進小微企業人力資源管理工作的效率提高具有十分重要的現實意義。
1. 人才服務機構人事代理平台對於小微企業人事檔案管理的優勢
由於小微企業規模較小，人財物資源有限，因此沒有充足的人力對企業員工的人事檔案材料進行有效、全麵地收集、整理以及保存。而人才服務機構通過為小微企業提供人事代理服務，能夠有效幫助小微企業對員工在企業工作期間的業績、獎懲情況等檔案信息進行全麵、有效的收集，進而及時準確地幫助企業建立員工的業績檔案，同時積極協助企業對員工的工作行為進行有效管理，促進小微企業人事管理效率的提高。
小微企業的經營重視資本的快速回收，卻易於忽略對企業員工或人才的激勵與有培養，而人才服務機構不僅對小微企業員工的檔案進行統一管理，而且還能還為企業員工提供正規、專業的職業資格考試谘詢服務、提供技術職務資格的申辦業務，從而更好地幫助企業優化現有的人才結構，最終穩定企業的人才隊伍、提高企業的生產運作。
2. 人才服務機構人事代理平台小微企業人事檔案管理現存的問題
2.1 小微企業人事檔案管理的製度有待完善
小微企業人力資源檔案的查看與歸檔製度不完善，對於檔案的劃分範圍也沒有明確的製度標準，例如對於小微企業中各部門員工的檔案信息，沒有明確的規定哪些信息是必須歸檔的部分。對於檔案的查看登記或流程無明確規定，更有部分小微企業直接禁止查看員工的檔案，由此不利於全麵了解員工的綜合動態。此外，小微企業中人事檔案管理的建立涉及多個部門，但是這些部門並沒有真正配合人事部門建立員工檔案，甚至漠不關心或出現互相推卸責任現象，由於缺乏人事檔案管理規章製度，由此降低了檔案建立與管理的效率。
2.2 違規管理或自行建庫行為普遍
部分小微企業對當前人事檔案管理製度缺乏了解，進而存在違規管理或在本單位內自行建立員工“人事檔案”行為，不利於企業人事檔案管理的規範化與標準化建設。部分小微企業將員工的工作檔案建立在人事信息管理係統當中，或自創員工檔案管理室、私自設立企業的員工檔案管理條例。少數小微企業雖然已經在人才服務機構辦理了單位的人事代理，但還存在自行為企業員工建立“工作檔案”，造成在人事檔案之外的“第二人事檔案”問題，影響了企業人事檔案管理工作的專業化、規範化管理的進程。
2.3 小微企業對員工人事檔案管理的意識較為淡薄
多數小微企業的管理者對企業的人事檔案管理工作，存在認識不深、未重視人事檔案管理工作現象，導致企業管理者不願對企業員工的人事檔案管理工作，投入較多的成本。按照2012年廣西壯族自治區的調查信息數據顯示：截至2011年，該自治區基本單位名錄庫管理中小微企業法人單位已經超過共12.5萬家，但是統一委托人才服務辦公室對企業的人事檔案進行代理的不足500家，由此可知進行檔案管理代理的企業所占小微企業的比例仍不足0.4%。由此表明絕大部分小微企業對企業員工的人事檔案管理工作不重視且檔案管理的意識淡薄。