鴻雁傳書，雙魚寄情，尺素表心。中國古人為“書信”這一交流工具形式取了很多美麗的名稱，書信往返，早已成為人類曆史上最富於感情的交流傳統。書信，也往往成為研究曆史的文獻、人類曆史的載體。在今天這個電子郵件迅捷，電話、傳真神速的時代，“寫信”似乎變得老土。其實我們生活中還是有很多地方需要寫信。一封情真意切的家書會給家人無盡的溫暖；一封真情洋溢的道歉信能讓朋友盡釋前嫌；一封措辭嚴謹的求職信能讓你找到一份好工作；一封得體的介紹信能幫你順利進入新環境。手寫的信雖然麻煩，卻能讓收信人體會到別樣的感動。寫信這麼重要，你還能忽略它嗎？也正是因為寫信如此重要，寫信時尤應注意字跡工整，篇幅整潔。即使是批量打印的信，也要符合寫信的禮儀。格式，當然更不能錯了！
不做“書信盲”
寫信，必須了解和熟悉書信的分類和書寫格式。
書信大體上可分為私人和事務兩種。私人書信的對象包括家人、朋友、戀人、師生、同事、同學等，內容多為日常交往。可以隨便使用口語化語言，信件不拘一格，不受篇幅限製，目的就是暢所欲言，表達真情。
事務信件包括邀請信、慰問信、介紹信等。其對象是公司、企業、團體、機關等，多用於兩個集體之間或集體對個人、個人對集體談公事、談業務、表示禮儀等。通常要求措辭嚴謹而明確，邏輯性強，行文簡潔，多使用書麵語且形式嚴格。一般要求篇幅短小，語言規範。
沒有規矩，不成方圓。書信有固定的格式，是我們應該了解的。書信一般包括開頭、正文、結尾、落款、日期五部分。
開頭包括敬語、稱呼和啟詞。敬語和稱呼寫在信紙的第一行頂格，通常形式為敬語加稱呼，稱呼後加冒號。要根據寫信人與收信人之間的關係使用恰當的稱呼和問候語，如“尊敬的先生”、“親愛的媽媽”、“尊敬的老師”。如果對方是華裔或港台客戶，還可寫上“提稱”，如：“尊敬的陳董事長海成先生台鑒”、“親愛的總經理文素小姐雅鑒”等等。啟詞可寫問候語，如“您好”、“見信好”、“見字如麵”等，寫在稱呼的下一行，空兩格。對於公務信函，啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定於”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一係列公文用語，以提領全文。
正文可接在問候語後麵寫，也可另起一行空兩格寫。這一部分是信的主要內容，無論是交代事情還是詢問情況，或是表達思念，都要寫得清楚明白，讓對方不會產生誤解。同時這部分也是最能發揮寫信人文采的部分，喜歡抒情的人，大可一展身手。但是如果是寫公務信函，就不能像寫私人信件那麼隨便嘍！不能同時寫多件事，而應該一事一信。
結尾是正文結束的標誌，你可以在這部分寫上祝福語作結。對方是私人關係，祝福語可以寫“敬祝安康”、“工作順利”、“祝你愉快”；如果對方是公務關係，祝福語可寫“誠祝生意興隆”、“萬事如意”等。之後，人們一般會在正文下一行空兩格寫上“此致”、“敬禮”等字樣。
落款部分寫上自己的姓名。私人信件的落款盡可以視你與收信人的關係寫上你的姓名或昵稱，但如果是公務信件，就需要完整地寫出你所在單位的部門和自己的姓名，如“業務部主任李曉然”。署名可寫上“謹上、謹呈”等具名語，以示對收信人的尊重。