2．參與和支持社區的公益活動
社會組織是社區中財力雄厚、組織嚴密的公眾，而一般的社區公眾都是財力有限、缺乏組織性的鬆散個體，難以對公共事務、公益活動發揮作用。因此，社區的各類領導人和廣大公眾都希望社區內的組織從多方麵為社區的發展作出貢獻，尤其是希望組織參與和支持各項公益活動。文秘人員應協助組織領導積極參與和支持社區的公益活動，通過資助教育機構、發展文化事業、讚助體育活動、資助養老院、殘疾人基金會、地方醫院等社會福利機構的活動，來滿足公眾的願望，向社區公眾表明組織是一個盡力承擔社會義務的優秀社區成員，使社區公眾感到組織可以信賴，值得尊敬。
3．幫助社區繁榮，維持社區秩序
社會組織集中了相當的資金、設備、技術和人才，在社區的政治、經濟、文化發展中具有重要的地位和作用。社區公眾無不希望自己所在的社區經濟繁榮、文化發展、秩序穩定。社區內的組織如能有助於社區發展，提高社區的經濟文化水平，穩定社會秩序，則不僅為該社區的發展創造了有利的環境，也為贏得公眾的好感和歡迎奠定了基礎。因此，社會組織應在其發展過程中，利用自己的經濟、政治、技術、人才、設備和信息優勢，帶動街道企事業、鄉鎮企事業的發展，為社區帶來更多的經濟收益，促進社區文化的更大發展。此外，社會組織還可以參加治安保衛活動，協助社區公安部門整頓社區秩序，維護社區安定，這也是深受社區居民歡迎的活動。
以上的工作，常常是相當瑣碎和辛苦的，這需要文秘人員協助組織領導熱情耐心地去處理和安排。一旦社會組織擔負起自己的社會責任，為社區和公眾造福，其社區關係也就好處理了。4消費者關係的協調一、消費者關係的涵義公共關係學的“消費者公眾”概念與傳統意義上的“用戶”、“顧客”等概念是有區別的。它不僅僅指工商企業的顧客、消費者，而是泛指一切社會組織的服務對象。它既包括物質產品的購買者，也包括精神產品的接受者；既包括有形物的購買者，也包括無形物（勞務）的承受者，例如工商企業組織的顧客、醫院裏的就醫者、影劇院的觀眾、圖書館的讀者、學校的學生及家長、政府組織的服務對象——人民群眾等等。消費者公眾是組織最重要的外部公眾，關係到組織的目標實現及生存和發展。不同性質的組織有不同的消費者公眾，形成各自的消費者關係，每一組織和個人每時每刻都可能成為某個組織的消費者公眾——服務對象。對於一個組織來說，消費者公眾不僅反饋信息，同時，他們對產品質量和服務質量評估具有權威性。因此，滿足消費者需求是組織生存發展的基礎，也是組織活動的出發點。沒有消費者公眾或得不到消費者公眾的支持就沒有組織的生存和發展。二、協調消費者的技巧
社會組織與消費者關係的協調，首要的是信息溝通。組織必須在廣大的範圍內同消費者進行多方麵的聯係，以多種形式、多種渠道進行信息溝通，並不斷改善溝通技巧，以達到良好的溝通效果。
（一）與消費者信息溝通的內容
1．傳播組織信息
要協調同消費者的關係，首先就要讓消費者了解組織。如果消費者對組織以及組織所提供的服務或產品情況一無所知，或知之不詳，就很難對組織產生深刻的印象，也就不容易接受組織所提供的服務或產品。因此，文秘人員應協助組織迅速、準確地把有關信息傳播給消費者，讓消費者了解組織。信思的內容大致包括組織的曆史和現狀、組織活動的宗旨和方針策略，在工商企業組織中還包括服務項目、產品性能、用途、質量、規格及銷售方式，售前、售中、售後服務的方式特別是新技術、新產品、新服務項目的宣傳介紹；組織對社會的貢獻、組織的工作成績以及優秀工作者、領導人的事跡。總之，要把所應讓消費者知道的一切都及時、有效地告訴他們。
2．收集消費者信息
文秘人員不僅要協助組織向消費者傳播信息，還要善於廣泛迅速地收集來自消費者的信息。如消費者對組織服務態度、服務質量、服務方式的反映和議論；對組織經營思想、經營方針、經營方向的印象和看法；不同年齡、性別、職業、興趣的消費者的消費心理、消費需求和消費習慣，等等。所有這些信息，都應盡量收集並加以整理、保存，作為組織決策和消費者關係協調的資料依據。
不僅經濟組織要加強與消費者的信息溝通，其他任何組織也是一樣。例如行政組織要對其服務對象——人民群眾進行有效的政治領導和行政管理，就必須密切聯係群眾，從群眾中來，到群眾中去，一方麵要讓人民群眾了解組織的路線、方針及貫徹實施的辦法；另一方麵要進行大量的調查研究，充分地從人民群眾中獲得信息。否則就無從談到體現人民的利益，代表人民的意誌。
（二）與消費者信息溝通的方式
1．口頭溝通
口頭溝通是最常見、最普通的一種溝通方式。具體方法有：設立消費者來訪接待室，歡迎消費者登門反映他們對組織產品、服務的意見：派出專業人員直接走訪消費者，或邀請消費者座談以直接傾聽消費者的評價、要求和意見。同時通過口頭介紹、解釋，把組織的宗旨、政策、產品的知識、服務的方法傳達給廣大消費者。口頭溝通（聽和說）有很多技巧和細微之處，使用時要注意，以達到預期效果。
2．視聽溝通。
視聽溝通即通過視聽手段來溝通信息，具體方法是：撰寫新聞稿件，編輯出版牆報，張貼懸掛說明、標語口號，拍攝電影、錄像，邀請記者采訪，發布新聞等，通過大眾傳播媒介向廣大消費者宣傳、介紹組織及組織產品、服務的詳細情況。視聽手段具有信息量大、傳播麵廣、傳播速度快、內容新奇、易受重視等特點，組織要在消費者中樹立良好的形象，形成有利的社會輿論，就需要充分利用視聽手段。
3．信函聯係
信函聯係有兩方麵的內容：一是組織主動給消費者去信征求意見和要求。征求意見的信函一般以調查表格的形式進行，組織將所要征求的意見或了解的項目列成表格寄給消費者，讓消費者回答後寄回。製表時要考慮讓消費者回答起來簡潔方便，寄給消費者的調查表應附有足夠的回信郵資。如有必要，還可以采取回函抽獎、答題抽獎等辦法，引起消費者的興趣，提高回函率。二是消費者主動來信反映意見、要求，對於這種函件要認真處理，一般都應複信回答並表示感謝。
4．舉辦展覽、組織實地參觀
展覽是一種直觀、形象、高效率的溝通方式，心理學的研究表明，若聯係某一直觀圖象或實物進行記憶，能起到強化效果的作用。因此，組織可將自己的產品及使用方法，組織創建的曆史和現狀，特別是技術方麵的情況，經營的方式、方法，用實物、模型、圖片、表格、文字說明等多種形式，向消費者進行展覽，向參觀者介紹、宣傳，也可在展覽過程中收集來自參觀者的信息。另外，還可以組織消費者直接到組織來實地參觀。舉辦展覽和實地參觀也可以結合進行，這樣可以加深組織在消費者中的形象，增強信任感，並且提高組織在廣大公眾中的知名度。
5．其它方式
除了上述常用的溝通方式外，組織與消費者的溝通還可以利用許多其它的方式，例如設立信箱、意見簿，有條件的組織可以設立專線電話等，時刻傾聽消費者的意見。我國的各級政府組織，還成立了專門的接待人民來信來訪的機構。一般的企業組織，還可以通過一些其他的活動，如聯誼會、慶典儀式以及組織成員與消費者的私人交往等多種途徑，聯絡感情，傳遞信息。這些微妙、特殊的或有意無意的溝通方式，往往可以收到意想不到的好效果。
總之，與消費者的溝通方式有多種，文秘人員應根據主體、客體、媒介的具體情況，協助組織選擇恰當的溝通方式，協調好組織同消費者的關係，並且通過消費者的作用在公眾中樹立起良好的形象，形成良好的公共關係和社會環境。
5協作者關係的協調
一、協作者關係的涵義
與業務往來單位的公共關係，也稱協作者關係，是指組織與組織之間在業務活動中發生的關係，而不包括非業務性質的其他關係。以經濟組織——工商企業為例，最常見的協作關係有：組織與供應商的關係，與經銷商的關係，與金融界的關係，與橫向協作組織的關係等。從某種意義上說，協作單位是組織的延伸，組織與協作單位的關係協調與否，直接關係到組織目標的實現。
（一）組織與供應商關係
現代化大生產專業化程度越來越高，社會分工越來越細。因此，工業企業的正常生產必須依賴供應商（或稱貨源渠道成員）提供原材料、燃料、勞動工具等；商業服務業則需要供應商源源不斷地提供豐富的商品貨源，以維持和發展業務，拓展市場。不僅如此，供應商能否及時提供數量充足、質量上乘、價格適中、適銷對路的原材料、燃料等，也對工商企業業的產品質量、服務質量有著直接的影響。同時，企業還可以通過與供應商的交往；獲得所需的市場狀態，消費者需求趨勢等信息。因此，維持並不斷改善與供應商的關係，對每一個企業來說都是十分重要的。
（二）組織與經銷商關係
組織產品的銷售，不外乎采取兩種方式，一種是直接銷售，由組織自設門市部或自充零售商；另一種是間接銷售，即通過經銷商居間轉手銷售。雖然直接銷售有利於降低商品價格，更有利於收集消費者對產品的信息反饋，但從整個社會來說不利於節約社會勞動和節省流通時間。因此，現代社會中大多數組織的產品銷售仍然由經銷商來承擔，這是社會分工的客觀要求。經銷商包括：批發商、零售商、代理商、經紀人等，它們是組織外部合作夥伴中的重要組成部分。組織與經銷商之間保持一種良好的關係，是組織營銷渠道暢通、高效的保證。同時，良好的經銷商關係，不僅有助於組織爭取經銷商的鼎力合作，而且可以促進經銷商積極宣傳和維護本組織的聲譽和形象。
（三）組織與金融界的關係
金融關係是指組織與銀行、保險、信托等金融機構的關係。資金，對現代企業的生產經營活動，是必不可少的要素。特別是在市場經濟的條件下，麵對激烈的市場競爭，企業能否籌措到足夠的、必要的資金，是關係到企業能否在激烈競爭中求得生存和發展的一個重要因素。改革之前，企業主要靠上級撥款來得到企業所需的資金。隨著改革的深入，企業資金的來源由單一的國家撥款變為由企業多渠道的籌措，如向銀行貸款、向社會發放股票和債券等。而這一切，都有賴於建立一個良好的金融關係。另一方麵，加強同金融機構的關係，可以及時、準確地反映出企業的資金信譽狀況、企業發展前途以及企業內部素質情況。當金融機構向企業貸款前，首先要對該企業的生產經營狀況、管理水平、資產負債情況、還款能力和以往還款的守信度以及此項借款的用途、可能麵臨的各種風險作全麵的調查和估價。金融機構一般要在確信企業以上各方麵的情況尚好的前提下，才會給予貸款。因此，它能極靈敏地反映企業的資金信譽。
（四）組織與橫向協作單位的關係
這種協作關係主要是各企業之間以合同的形式，達成的合作互利關係。協作的內容包括：資金協作、技術協作、人才協作、信息協作、知識協作、設備原材料協作等。在社會化大生產中，必須實行廣泛的協作，企業才有廣闊的發展前景。因此，建立良好的橫向協作關係，同樣會對組織的發展產生重大的作用和影響。
二、協調協作關係的技巧
（一）平等互利，共同發展
協作的各方規模有大小，級別有高低，資金、人才、技術等各方麵也有差異，在協作中每個組織都要把協作對象看成是平等的、同舟共濟的夥伴。對待物質利益，協作各方都應在保證社會利益、公眾利益的前提下，本著互惠互利、共同發展的原則來進行合理分配；對於協作取得的成就、獲得的榮譽，要把它看成是協作夥伴共同努力的結果。組織隻有把自身的利益與協作夥伴的利益聯係在一起，樹立“共存共榮共同發展”的觀念，才能協調好協作夥伴之間的關係，使大家都受益於這種協作關係，大家都能各得其所，協作關係就會更加密切，取得更大的成就和獲得更大的利益。