（四）做好上下聯絡工作
會議進行期間，文秘人員要下到各片、各組，參加會議，收集各種反映，及時了解會議的動態，掌握會議的進展情況。對與會者的意見、要求和建議，對出現的苗頭和傾向，都要盡快了解，做到心中有數，及時向大會領導小組彙報，以便采取相應的措施。同時，也要迅速向各片、各組傳達領導同誌有關會議的意見和其他事宜，以保證會議的順利進行。
（五）組織選舉
有許多會議，如黨代會、團代會、工代會、婦代會、人代會、政協會以及居民大會、村民大會等，大都要組織選舉。這是一項有很強法定性、政策性的政治任務，一定要嚴肅認真地對待。會議確定正式候選人後，會務人員要設計選票，加蓋會議印章，裝袋密封，由專人保管。組織投票，先要按排座劃分投票區，將選票下發各代表團（組），並規定每個投票區的投票行走路線。主席台設單獨的投票箱。投票之前，要選好監票人、計票人，並將到會、缺席的人數精確統計後報告監票人、計票人。大會主席或監票人要向投票人講解投票的辦法和規則，以防止出現廢票。投票時，監票人、計票人和主席台上的人先投，然後代表們按劃定的投票區依次投票。投票完畢，驗票時如發現投票數多於發票數，則投票無效，按規定必須重新組織投票。
（六）編寫會議簡報
會議簡報，是會議期間編印的關於會議進行情況的簡要報道，對溝通情況、指導會議起著積極的作用。簡報的內容主要是會議進展情況、主題報告的基本精神、典型人物和典型經驗、與會代表的意見和建議、會議的決定和采用的舉措等。要本著簡、快、準、實的要求撰寫簡報，最好是當天的情況翌日就可通過簡報傳達到與會人員。簡報適用於會期較長的大、中型會議，會期隻有兩、三天的小型會議，一般不出簡報。
（七）做好安全保衛工作
為了維護會場秩序，事先要擬好《會議須知》，要求與會者共同遵守。重要的會議，一律憑票入場，隆重的會議也可列隊入場，並指定專人維持會場秩序。對代表的住處、參觀地和膳食、遊樂場所，均要切實做好安全防範工作，確保會議安全。
（八J其他服務性工作
如果會期較長，人數較多，為調劑緊張的會議生活，應根據條件安排必要的文娛體育活動，如卡拉OK、舞會、橋牌、下棋、球賽，觀看演出、電影、錄象，以及參觀、訪問等。對交通、寄信、打長途電話、發電報電傳、接待來訪等，都要妥善進行安排。對與會人員的醫療保健，要有專門醫生負責。住宿、飲食、環境等方麵的衛生工作尤要重視，要采取切實的措施，防止流行病、多發病的發生。三、會後處理階段
會議開完，並非說明會務工作就已結束，會後仍有許多工作要繼續完成。會後處理階段的工作，主要有兩種情況：一是指整個會議結束後的工作，如撰寫會議紀要、報道會議情況、催辦落實會議交辦事項等；二是會場以外的事務性工作，如代表的離會安排、會場清理、物品清點、財務決算等。這些工作都要認真負責地做好，善始善終，以體現出會議的圓滿成功。
（一）送別與會代表
會議結束時，與會人員應有組織、有秩序地退場。要認真做好與會人員的返程工作。會務人員要預先登記與會人員的返回日期和乘坐的交通工具，代購車、船票或飛機票，及時發給本人，並安排好送客的車輛，提前將與會代表送到車站、碼頭或機場，要笑臉相送，熱情道別，使代表們愉快地踏上歸程。有些重要的會議，會議結束後還要安排告別宴會；對重要賓客，必要時應由主辦單位領導人舉行歡送會。對少數暫留的代表，要安排好他們的食宿和返程車、船、機票。
（二）回收有關文件、材料
會議結束後，根據保密的原則，應當回收的文件、材料，在代表離會前一一清點回收。為什麼要收回會議有關文件、材料？這是因為：有些文件、材料是高度機密性的，存放在個人手中，可能會遺失和泄密；有些文件、材料，特別是領導同誌的即興講話和與會代表的即席發言，不宜擴散；還有些文件、材料，屬草稿或參考性的，甚至可能與會議精神、決議不相符合，泄露出去會影響會議精神的傳達貫徹，因此，必須收回。有必要時，連會議記錄本也應收回。收回的文件、材料，要清點好後彙總、存檔。真正做到會內、會外有別，以防止泄密事故的發生
（三）印發會議紀要
這是會後的一項重要文字工作。有些會議並不在會後形成若幹正式文件，但會議的成果又需記載，使與會代表和沒有參加會議的有關人員有個共同的認識和行動的方向，以利貫徹執行，這就需要撰寫和印發會議紀要。會議紀要具有通報情況、指導工作和日後查考的作用，內容主要是記述會議概況、指導思想，主要議題、基本經驗和會議討論、決定的重大問題等。其目的是為了完整、準確地傳達、貫徹會議精神，使會議決定的事項得以具體落實。會議紀要的印發範圍，應根據會議的性質和紀要的內容來確定。絕密級的會議紀要隻印發給與會領導同誌和上級主管領導。一般會議紀要可印發與會代表和直接相關部門的有關同誌。
（四）彙編會議文件
有些重要會議，特別是學術會議結束後，需要將會議文件或學術論文彙集整理、編輯成冊。這有多種情況：一是為傳達、貫徹會議精神用的，可將會議的主要正式文件整理、編印成冊；二是作為歸檔存查用的，需將會議的所有文件、材料，甚至包括會議的作息時間表、分組名單，《會議須知》等都收集、彙編成冊；三是將會議上的學術報告和上交的學術論文，經過審核、篩選，彙編成冊，以顯示此次學術會議所獲得的豐碩成果，並利於同行交流。彙編的會議文件，可視實際情況，或內部發行，或公開出版。
（五）搞好新聞報道
許多會議，或因參加的人員多，或因討論的問題重要，或因理論上有新的創見，或因在學術上有豐碩成果，或因社會影響深廣，而往往為新聞界所關注。除機密性較強的會議外，大型、重要的會議一般均需進行新聞報道。會議的報道，有的是在會中、會後分多次進行，有的是會後作一次性報道，這要視會議的重要性和開放程度而定。要搞好新聞報道，可邀請報刊、廣播電台、電視台的記者參加會議；也可召開新聞發布會，介紹會議基本情況；特別重要的會議，還可發布新聞公報。會務人員應根據會議的紀律、規定和會議主持人的指示，為記者提供有利條件，幫助他們搞好會議新聞報道，使會議的重要信息廣為公眾所知曉，以擴大會議的社會影響。
（六）加強信息反饋
會議結束之後，文秘人員應及時了解、掌握會議精神和決定，事項的傳達、貫徹、落實情況，並及時向領導同誌進行信息反饋。對傳達、貫徹、落實好的部門和單位，要宣傳他們的事跡和經驗：對傳達、貫徹、落實不好的部門和單位，則應進行檢查督促，催促辦理，以確保會議精神在基層生根開花。（七）開總結會
會議結束後，特別是大、中型會議結束後，一般均需召開總結會。除檢查文件、材料回收、會場清理、借用設備歸還等，搞好會議經費決算外，主要是為了肯定成績、積累經驗、表彰先進、找出問題和不足，使在今後辦理同類會議時有所借鑒。總結會議工作，應讓所有的會務人員都能參加，發揚民主，相互啟發，集思廣益，共同提高。有必要時，還應寫出會議總結或報告，上報領導或入卷歸檔存查。