會務工作，指的是從會議籌備到善後的一係列工作，也就是會議的策劃、組織、保證和服務工作。會務工作總的要求是：充分準備，嚴密組織，服務周到，確保安全。凡規模較大、人數較多、時間較長的會議，其會務工作一般可分為三個階段：會前準備工作；會中服務工作；會後處理工作。下麵分述其內容和具體要求。一、會前準備階段
為使會議達到既定的目的，取得預期的成效，會議召開之前必須做好充分的準備；反之，如果不做好準備，匆忙倉促地開會，不僅會拖延會議的時間，而且還會影響會議的效果。文秘人員一定要有認真負責的精神，獨自承擔或協助業務部門做好會前的各項準備工作，不僅要縝密考慮會議的一些關鍵性環節，而且還要調查可能出現的問題，製定出補求的措施，使會議不出或少出事故。
（一）確定會議議題
這是每次會議首先要考慮和解決和問題。凡開會，總要有會議議題，即通過開會究竟要解決什麼問題？它反映了會議的宗旨、內容和任務，對整個會議起著導向的作用。確定會議議題，主要有以下四種情況：一是由本單位領導同誌批示交辦或指定有關部門彙報的問題；二是上級領導機關下達指示、需要各部門貫徹落實的問題；三是所屬下級單位提請開會討論解決的問題；四是根據工作實際情況或本單位職能部門提出的請求，需要召開會議討論決定的事項。確定會議議題應注意以下幾點：一是各種議題經文秘人員收集、篩選、整理後，先送秘書部門負責人審核，再報單位主管領導審定，文秘人員不得擅自插入未經領導批準的議題；二是安排議題時要注意將同類性質的問題集中在一起，便於集中討論；三是要按輕重緩急程度，將重要、緊迫的．問題安排先討論；四是保密性強、參加人員範圍少的議題安排在會議後期，以便其他人員屆時退席。
（二）組成會議籌辦班子
會議籌辦班子，有的稱為會議領導小組，有的稱為會議籌備組，會議正式召開時一般稱為大會秘書處。根據會議的性質和規模，在會議領導小組之下還可設置具體為會議服務的工作班子，如接待組、秘書組、會務組、資料組、生活組、財務組、保衛組等。會議籌辦班子應堅持小而精的原則，視實際情況而定，切不可求大求全，人浮於事。
（三）提名與會人員
不少會議，如黨的各級委員會和代表大會、人大會議、政協會議、工會委員會和工代會、婦女委員會和婦代會等，參加的人員都是固定的；還有些會議，有明確的規格，即什麼規格的會議，就由什麼級別的幹部參加，也具有較強的確定性。但也有一些會議，與會人員有著較大的靈活性，到底邀請哪些人員參加會議，需根據領導意圖和會議的性質、內容、任務，由秘書部門提出名單，報請領導審定。提名與會人員，是一項政策性很強的工作，一定要全麵考慮，做到合情合理合法，該參加者一個不漏，不該參加者一個不來。
（四）辦理會議報批手續
為了控製“文山”、“會海”，中央、省、市黨政機關都曾作出明確規定，一些重要的、規模較大的、時間較長的會議，需報請主管部門批準才能召開。因此，凡屬這類會議，就應根據規定，向相應主管部門辦理報批手續。在會議報批的請示中，要寫明開會的理由、會議的議題、會期、地點、參加人數和人員級別、職別、會議經費、準備情況等，以便主管部門審批。在未批準前不得先發會議通知，更不容許先開會後報批。
（五）發出會議通知
會議通知可使與會人員提前知道信息，有充分的時間準備，準時赴會。會議通知一般采用文字通知並編發通知文號，有的也可采用電話、電報、傳真等形式。通知的內容包括會議名稱、議題、會期、地點、與會人員、報到日期、攜帶材料、出席憑證和個人支付的費用、主辦單位、聯係人姓名和電話等。有的重要會議，如黨中央委員會、黨的全國代表大會和全國人大、政協會等，還要通知是否可帶隨員，注明來回乘車的車次和飛機的航班，以便做好接站和送站安排。
（六）準備會議文件、材料
會議的文件、材料，主要指領導人的講話稿或工作報告、典型經驗、《會議須知》、日程表、編組名單等。如屬學術會議，對收集的論文要進行審查、分裝，或編印成冊。領導人的講話稿或工作報告，一般由文秘人員根據領導同誌的意圖起草，交領導同誌審核、修改後定稿。會議文件、材料打印的份數要留有餘地，不可有多少代表就打印多少份，待清點完後分裝於材料袋中，待報到時分發給與會人員。凡保密性的文件或材料，在分發時要登記簽收。
（七）製作會議證牌
會議證件有代表證、列席證、工作人員證、特邀來賓證以及會議和會議主席台上需用的姓名標牌等，這些都需要在會前製作完畢，準備妥當。
（八）會場布置和檢查
選擇和布置好會場，是開好會議的重要條件。應根據會議的性質、規模選擇合適的會場，並注意會場的擺設和氣氛。大，中型會議和一些小型會議，還要事先安排好主席台的座次和與會人員的座位，前者以職位、聲望高低居中依次向左右側排列；後者可按漢字筆劃、地區、行業等排列。布置會場總的原則是圍繞會議內容，突出會議中心，做到莊重、樸素、實用、大方、美觀。大型會議和有些中、小型會議，還要懸掛標有會議名稱的橫幅、會徽、會標、旗幟和擺設鮮花，必要時還應有宣傳標語、燈光布置、音響廣播等。會議如有討論和分會場報告的，還應布置好分會場和小組討論地點。會場布置完後，要認真檢查一兩次，主要檢查橫幅、會徽、會標、標語是否殘缺破損，燈光、音響是否完好等。
（九）辦妥後勤服務事宜
凡有外地代表參加、需要集中食宿的會議，要熱情做好接待工作，妥善安排代表的膳食和住宿。要根據出席會議的名額，提前編定住房分配方案，當代表報到時即予安置。在住房安置上，對領導和年老體弱的同誌應給予適當照顧。飯菜要可口、實惠、讓代表吃得滿意。少數民族代表對膳食有禁忌的，要充分尊重他們的宗教信仰和生活習俗，妥善予以安排。會議期間的接站、送站，預訂返程車、船、機票和安全保衛、醫療保健、攝影錄像、宣傳報道等工作，都要有專人負責，並在會前就做好安排。二、會中服務階段
會議期間，是文秘人員最活躍的階段，也是對文秘人員的基本素質、思想作風、工作能力最嚴峻的考驗。這時，文秘人員要按照大會的議程，根據具體分工，協助會議主持人對會議進行指揮和控製，掌握會議動態，並通過精心的組織和周到的服務，使會議沿著既定的目標進行。
（一）會議簽到
簽到是與會人員到會後要做的第一件事。簽到的目的，一是為憑證入場；二是為統計人數。有些會議，如黨代表、人代會等，實際到會的人數決定著選舉結果和決議是否有效，因此更應重視簽到工作。簽到的方法主要有兩種：一是隨同會議通知發出簽到卡，代表到會時將簽到卡交會務人員查驗就行了；二是在事先準備好的簽到簿（卡）上讓與會代表逐項進行填寫。前者一般適用於大、中型會議，後者則常為小型會議所采用。會議開始，要及時、準確地將出、列席和缺席人數統計出來，報告大會主持人。
（二）安排大會發言
召開大會，除領導同誌的主題報告外，一般均要有計劃地安排與會人員在大會上發言。有的是會前就確定好了發言人的，此時要檢查發言人是否到齊，根據情況安排好發言人的發言順序；有的則是在小組討論的基礎上產生的，對大會發言人所講的內容應有所了解，會務人員提出安排意見，報領導審定。安排大會發言，應注意以下幾點：一要緊密圍繞會議中心，不能偏離議題，又不可過多重複；二要照顧各地區、各行業都有發言人，使與會者能全麵了解各方麵的情況；三要做到既有領導同誌的發言，又有一般同誌的發言，既有搞理論工作的同誌發言，又有搞實際工作的同誌發言，將二者有機地結合起來，才能使會議開得既有政策高度和理論深度，又有實踐經驗和生動具體的材料。
（三）會議記錄和會議錄音
會議記錄和會議錄音是會議情況的真實記載，是整理會議簡報和會議紀要的重要依據；會後立卷歸檔，又是重要的文書檔案。錄音設備要完好無損，有專人負責，安放在適當的地方，能將發言清晰地錄下。會議記錄可分大會報告記錄和小組發言記錄，一般備有專用的記錄本。會議記錄通常由兩部分組成：第一部分是會議的組織情況，包括會議名稱、時間、地點、出席人、列席人、缺席人、主持人、記錄入等，有的還要標明職務、職稱；第二部分為會議內容，包括討論的議題、與會人員發言的內容、會議形成的決議等。常用的會議記錄方式有下列兩種：一是摘要記錄，不必有言即錄，隻記發言的重點和會議的結論、決定、決議，但不能遺漏發言的主要內容，更不能歪曲發言者的原意；二是詳細記錄，要求有言必錄，力求準確、完整，包括發言中的插話詳細記錄一般用速記，現在則可利用錄音設備．會後再根據錄音整理會議記錄。詳細記錄適用於特別重要的會議。