談判是一種協調人們行為的基本手段，是組織與公眾之間一種特殊的雙方溝通方式，是組織在生存、發展過程中必不可少的一項經常性的公共關係活動。當前，談判已經滲透到人類社會生活的各個領域，我們生活的這個地球，已經成了一張碩大無比的談判桌。在深化改革、擴大開放、搞活經濟的今天，為了適應形勢發展的需要，熟悉和掌握談判的策略和技巧，已經成了現代文秘人員必備的基本條件。
1文秘人員與談判
美國談判學會會長尼爾倫伯格說過：“每一個要求滿足的願望，每一項尋求滿足的需要，至少都是誘發人們展開談判過程的潛因。隻要人們為了改變關係而交換觀點，隻要人們是為了取得一致而磋商協議，他們就是在進行談判。”①現實世界裏充斥著形形色色的談判。每天，我們打開報紙，收看電視和收聽廣播，就可看到和聽到各種各樣關於談判的報道：聯合國各成員國協調波黑維和行動的談判，美日經貿談判，巴基斯坦與以色列實現和平協議的談判，敘利亞與以色列就以軍撤出戈蘭高地的談判，美國白宮與國會關於聯邦機構開支法案的談判……。其實，我們不必將目光投向那些國與國、國內不同政治勢力的談判，或是那些戰爭、外交、貿易、合作等許多重大事件的談判，隻要稍為留心觀察一下．就會發現在我們身旁，隨時隨地部在進行談判：與同事商量工作安排，與菜販討價還價，與鄰居磋商公共設施費用的分攤，與配偶商談購物計劃，等等。總之，不管你自覺不自覺，也不管你願意不願意，你已經卷入到各式各樣的談判中，身不由己地成了談判的參加者。你要協調各方麵的關係，你要維護自身的權益，你要獲得自己所需要的東西，你要在工作、生活、學習上真正解決問題，就必然離不開談判。可以說，談判是無處不在、無時不有的；今天，我們的時代已經進入了一個名符其實的談判時代。
現代社會，組織與組織之間，組織與公眾之間，利益、需求上的差異極其普遍，談判也因之層出不窮。文秘人員作為領導的參謀、助手、耳目和智囊，處於所在組織聯係上下、左右、內外的樞紐地位，以放射型的方式，與上級機關、本單位領導、同事、兄弟單位、下級部門、公眾發生著各不相同的人際關係，形成了一個人際關係輪。在這個人際關係輪中，為了協調國家利益、集體利益和個人利益之間存在的矛盾，協調本組織與上級管理機關、兄弟單位、下級部門之間存在的矛盾，協調本組織與內外公眾之間存在的矛盾，消除各種糾紛和誤解，維護本組織的良好形象，文秘人員就不可避免地要參與到各種各樣的談判中去，通過談判解決問題，加強團結協作，推動工作的進展和任務的完成。文秘人員所進行的各項活動，都可以說是為著協調人們的行為，因而都帶有談判的色彩。然而，我們必須明確，文秘人員參與的各種談判，不是將對方視為敵人的某些政治談判、軍事談判和外交談判，而是一種互惠互利的公共關係談判。在社會主義市場經濟的新形勢下，隨著改革、開放、搞活的深入發展，競爭將日益激烈，談判在現代社會中的地位和作用也將越來越重要。在現在乃至今後，文秘人員如果缺乏談判能力，則無論他（她）在其他方麵多麼有能力、有才華，仍然無法適應形勢發展的需要，難以在事業上獲得成功，甚至無法求得生存。隻有才華而不具備談判能力的文秘人員，猶如一顆沒有琢磨的鑽石，是閃爍不出璀燦奪目的光彩來的。因而，作為一個能勝任本職工作的現代優秀文秘人員，同時必須是一個出色的談判者；文秘人員在自己的工作實踐中，一定要重視談判的地位和作用，了解談判的性質、類別、原則、特征和一般的程序，熟悉和掌握談判的策略和技巧，這樣，在參與各類談判時，才會左右逢源，遊刃有餘，取得談判的成功。2談判的含義和類別一、談判的含義
什麼是談判，有各種不同的說法，至今尚無一個統一的定義。我們對“談判”這一概念的界定是：所謂談判，又稱“洽談”、“磋商”，指的是雙方或多方為了某種利益、需求目標，而致力說服對方接受其要求時所運用的交換意見的策略和技巧。其最終目的是為了達成一項對各方均有好處的協議。簡言之，談判就是為了滿足各方的共同需求而進行的會談。在會談過程中，有關各方基於各自的利益和需求，以和平的方式進行磋商，通常各方代表都要充分闡述己方的立場和觀點，認真聽取對方不同的意見和要求，並通過詳細陳述己方的理由，反複同對方交換看法，爭取對方認同，或各自作出某種妥協，以縮短相互間的距離，化解矛盾，最後各方取得思想上的一致，相互諒解，簽定協議。這一通過磋商解決各方矛盾，最終達成協議的全過程，就是談判。
要確認上述談判的定義，必須明確以下幾點：
第一，談判涉及到兩個或兩個以上有各自利益和需求的個人或組織；
第二，雙方或多方在利益、需求上存在著分歧、矛盾和衝突；
第三，談判總是以各方某種利益、需求的滿足為預期目標；
第四，談判是一種從平等地位出發、以和平方式進行的說服對方的行為；
第五，談判的成功是通過各方的讓步、妥協，消除矛盾，取得一致，達成對各方均有好處的協議。
在各類談判中，一般都包含有談判當事人、談判主題、淡判時間、談判地點、談判信息、談判結果等要素，缺一不可。其中談判當事人、談判時間和談判信息是決定性的要素，直接影響和製約著談判的是否成功。二、談判的種類
談判的種類繁多，可從不同角度、按不同標準進行分類。主要有：
按談判的對象和具體內容，可分為政治談判、軍事談判、外交談判、經濟談判、文化談判、科技談判、家庭談判、戀愛婚姻談判、鄰居之間的談判、親朋之間的談判以及意外事故引起的談判等。
按談判的主題範圍，可分為單一型談判和統籌型談判兩種。
按談判的透明程度，可分為公開談判、半公開談判和秘密談判三種。
按談判的運作方式，可分為正式談判和非正式談判兩種。
按談判的態度，可分為強硬型談判、溫和型談判和原則型談判三種。強硬型談判以己方獲勝為唯一目的，為達目的不惜向對方施加壓力，甚至提出威脅，迫使對方屈從。溫和型談判以尋求參與各方均有所得，主動與對方實現良好的溝通，建立友好、信賴的關係，盡可能避免衝突和對立，甚至主動作出種種讓步，或違心地接受對方苛刻的條件。原則型談判以努力尋求使各方都滿意的結果為目標，堅持真誠合作的態度，將處理人際關係與解決問題區分開來，求同存異，照顧到各方的利益和需求，力求取得各方都感到滿意的談判結果。
按談判的性質，可分為合作型談判和競爭型談判兩種。前者是誠懇、坦率和富有建設性的，雙方都力求建立一種團結、友好、協作的氣氛，謀求共同的利益；後者則是各方互不相讓而形成對抗，竭力謀求己方的最大利益而不惜損害對方，最後以一方被迫作出讓步而告終，或因各方僵持下去而導致談判失敗。
按談判的結果，可分為“贏——輸”式談判和“贏——贏”式談判兩種。前者以己方受益為目標，為了獲得己方的最大利益而向對方施加壓力，迫使對方讓步，談判中“衝突”多於“合作”，得失相當明顯；後者是在互惠互利的基礎上進行談判，堅持真誠友善的態度，談判各方經過通力合作而達成各方都滿意的協議，各得其利，各方都是勝利者。
不言而喻，從文秘人員的地位、作用和基本職能來考慮，在談判的對象和具體內容、主題範圍、透明程度、運作方式等方麵，應根據實際情況而決定采用不同的類別外，如果從談判態度、性質、結果上著眼，文秘人員在各種談判中，理應采用原則型談判、合作型談判和“贏——贏”式談判，這樣，才能在談判中獲得預期的滿意效果，推動文秘工作上一個新的台階。3．談判的特征和原則一、談判的特征
談判所固有的特征與談判性質密切相關，它是談判性質外在個性形態的鮮明體現。概括說來，作為協調人們行為基本手段之一的談判，它具有如下一些特征：
（一）目的性
任何談判都是具有具體的功利目的的，世界上絕沒有無功利目的的談判。談判各方皆為己方的利益、需求而走向談判桌。無論是哪一種類型和哪一種層次的談判，都是為著各不相同的功利需求而在進行著語言交鋒，以達到最終調整實際利益目標的目的。談判的結果不外以下幾種：一方使他方服從己方的功利目的需求；各方均實現功利目的需求；一方損害己方的功利目的需求；一方損害他方的功利目的需求；各方同時損害自己的功利目的需求。
（二）對抗性
正是因為有利益衝突，有各種分歧與矛盾，才需要談判。不管是哪一種類型和層次的談判，都必然存在著一定的對抗性，隻是有的“火藥味”很濃，有的則比較平和罷了。談判各方要維護自己的利益和需求，要說服對方放棄某種利益和需求，或為贏得某種利益和需求而以其他條件作為交換，在談判過程中，必然有激烈的爭論、辯駁，有時竟達到了“唇槍舌劍”、“刀光劍影”的激烈程度。象國與國之間、政黨之間談判的情景就是如此。也有一些談判對抗性不夠明顯，如買賣雙方的討價還價、夫妻之間關於某些問題的爭論到統一認識，但其中潛在的對抗性還是存在的。
（三）共同性
利益發生衝突的各方之所以能平心靜氣地坐下來，以和平的方式進行友好、平等的協商，其根本原因就在於各方衝突的背後，還潛藏著多於分歧、衝突的共同利益和需求。正是這種共同利益和需求，使談判各方能走到一起，消除分歧和摩擦，尋求各方利益和需求的相同點，最終達成協議，開創對各方都有好處的新局麵。成功的談判是一種“施”與“受”兼而有之的互動過程，不存在單方麵的“施”或“受”，其結果必定是談判各方都獲得了某種利益，滿足了某種需求，每一方都是勝利者。
（四）自願性
談判活動能得以順利進行，總是以備方自願樂意參加為其先決條件。如前所述，因為談判起始於各方利益、需求的對抗性和共同性，最終的結果又是互利互惠的，這樣談判備方才會自覺自願地參加。如果一方強迫另一方坐到談判桌前，以實力逼壓對方就範，往往隻會加深對抗而導致談判夭折；即使暫時得逞，受損方一旦得到機會，也有可能推翻以前的協議。隻有備方均抱著真誠合作的態度，自覺自願參加，不存芥蒂，才能改善各方的關係，化解矛盾，最終達到談判的目的。
（五）非均等性
正常的談判是一種“施”與“受”兼而有之的互利互惠的社會實踐活動。談判各方均從中獲得某種利益或需求，因而是“公平”和“互惠”的。然而，由於參與談判各方所處的地位、實力、條件以及談判者的知識、經驗、口才、策略、技巧等的差異，決定了各方從中所獲得的利益和滿足需求的程度是存在差別的，總有一方獲利較多，而其他備方則相對要少一些，因而又是“不平等的，表現為利益分配上的非均等性。二、談判的原則文秘人員參與的談判，大多是基於各方均能從中獲得某種利益、需求的互利互惠的公共關係的談判活動。為使談判獲得成功，達到預期的目的，一般應遵守以下原則：
（一）開誠布公的原則