3文秘人員必須重視公共關係
80年代初，在改革開放的新形勢下，我國打開了通向世界的大門，公共關係隨著科技引進、文化交流、貿易發展、中外企業合作和民間交往的加速、擴大而傳入這片古老而廣闊的大地，興起了一股持續不衰的“公關熱”。但它的發展是極不平衡的，沿海特區和開放城市發展較快，內地和偏遠地區的發展較為緩慢。就我國當前的情況而言，黨、政、軍、群機關一般均未設置專職的公共關係機構，絕大多數企業也未設置公共關係部，這些組織的大量公關工作，都是由秘書部門和文秘人員承擔。有些文秘人員並未自覺地意識到這一點，而在實際工作中的確是擔負著大量的公關工作。在有的企業裏，雖也設置了公共關係機構，但都冠之以公關廣告部、公關營銷部的名稱，其職責側重於廣告設計、推介產（商）品和服務，未能承擔起公共關係的全部職責，實際上大量公共關係工作仍由秘書部門和文秘人員主管和兼任。如前所述，文秘工作和公關工作有著天然的聯係，它們在溝通信息、協調關係、參謀谘詢、辦理會務、組織禮儀活動、樹立組織良好形象等方麵，在一定程度上是重合的。因此，從當前的實際情況出發，文秘人員要勝任自己的本職工作，就不能不重視公共關係工作。
（一）樹立公共關殺意識
意識是人腦的機能和屬性，是客觀世界在人腦中的反映，是物質發展到一定階段的產物。所謂公共關係意識，指的是經過公共關係實踐和公共關係知識的積累之後，對公共關係活動經驗的高度概括和升華，是一種自覺的公共關係觀念。公共關係理論來源於公共關係實踐，對後者有明顯的依賴性；但它一旦形成，就具有相對的獨立性和能動性，反過來又對公關實踐活動的開展起著指導的作用。
文秘人員的工作聯係上下、左右、內外，接觸各方麵的人，證客觀上就充當了“公關大使”的角色。文秘人員是否具有自覺的公關意識，以及公關意識的強弱，不僅成了衡量文秘人員精神素質的標尺，而且還反映出一個組織已經達到的文明程度。所以，作為一個稱職的、有作為的現代文秘人員，就應加強自我修養，緊跟時代的步伐，自覺地培養和樹立公共關係意識，並用它來參予自己的本職業務工作。
公共關係不是一個空泛的概念，它這個母係統還包括若幹子係統。那麼，文秘人員到底應當具備什麼樣的公共關係意識呢？歸納起來，有下列幾個方麵：
第一，樹立通過自身形象、產（商）品形象樹立組織（企業）良好形象的意識；
第二，樹立重視信息，加強組織與公眾、領導與員工雙向信息溝通的意識；
第三，樹立廣交朋友、廣結良緣、內求團結、外求發鼴的意識；
第四，樹立珍視信譽，反對不正當競爭，以“信譽至上”為第一要則的意識；
第五，樹立尊重公眾的利益和要求，注重社會整體效益的意識；
第六，樹立優化社會環境、改善人際關係、提高精‘衝定明水平的意識。
（二）重視文秘人員自身形象的塑造
中國有一句古語，叫“一語知其賢愚”。文秘人員是領導同外界聯係的中介，是一個組織的“窗口”和“門麵”，其言行舉止，精神風貌、道德品質、個性稟賦、愛好情趣和工作態度等，最直接地反映了文秘人員自身的素質和形象，同時也可從中看到領導的影子，組織的麵貌和形象。比如，文秘人員待人親切、熱情、文明、禮貌，人們就會聯想到其領導也會如此待人，對組織的印象就好；反之，文秘人員衣冠不整、態度生硬、盛氣淩人、頤指氣使，往往會使人聯想到他的領導可能也是同樣的人，不然怎麼會重用這樣的人呢？當然也就損害了組織的形象。俄國著名作家契訶夫說過：“人的一切，麵貌、衣裳、心靈和思想都應該是美好的”。文秘人員就應該成為這樣的人。文秘人員要時刻注重自身形象的塑造，除作風正派、行為端正、忠誠老實、辦事公道、遵紀守法、講究公德、工作負責、嚴謹周到、待人熱情、親切友好、知識豐富、興趣廣泛、聯係群眾、助人為樂外，還要樹立自己良好的公關形象，能自覺運用公關技巧來從事文秘工作，這就進一步要求文秘人員要善於應酬、長於交際，有吸引入的個性；熟悉公關禮儀，能得心應手地運用公關語言；嚴於律己，寬以待人，善於隨機應變和恪守信用，建立和諧、融洽的人際關係；為人大度，儀表整潔，服飾得體、舉止文雅、風度翩翩，使人樂於接近。總之，文秘人員必須塑造自身良好的形象，從而折射出領導的良好形象，並成為組織良好形象的代表。
（三）熟悉和掌握公共關係模式
公共關係模式是一定的公共關係目標和若幹相應的方法、技巧的總和，具備某種特點的公共關係功能，表現為某種公共關係的類型和樣式。常有的公共關係模式有以下10種：宣傳型公共關係、交際型公共關係、服務型公共關係、社會型公共關係、征詢型公共關係、建設型公共關係、防禦型公共關係、維係型公共關係、矯正型公共關係、進攻型公共關係等、它們各有其不同的公關目標和功能，運用不同的公關活動萬法和技巧去實施、實現。公共關係是一種有計劃、有目的的社會實踐活動，因此，文秘人員必須熟悉這些公關模式，在平日開展公關工作和組織活動時，應自覺地、靈活自如地加以選用，以達到實現公關目標、完成公關任務的目的。
（四）文秘人員應善於分辨公共關係和庸俗關係
在我國，公共關係還起步不久。1988年，北京進行首次公關調查時，有44%的單位對“公共關係”這個概念聞所未聞。還有不少人竟將公共關係曲解為“搞關係”，甚至將公關理解為“攻關”，即開後門、搞不正之風，來打通關節。實際上，公共關係和庸俗關係是兩種本質上完全不同的關係，決不能將它們{昆淆起來。認真加以分析，公共關係與庸俗關係有如下一些區別：
第一，起因不同。公共關係是在商品經濟高度發展、信息傳播量急劇增加、經濟活動空前複雜的情況下產生的；而庸俗關係卻是封閉落後的封建經濟的產物。
第二，目的不同。公共關係要實現的是組織利益，做到組織利益和社會整體利益的基本一致；而庸俗關係的目的是追求個人的私利，損公肥私，損人利己，以權謀私，以錢謀私，以情謀私。
第三，對象不同。公共關係是一個社會組織與各類公眾協調好關係，即通常所說的“公對公”；而庸俗關係則以私人為主體，與私人打交道，將個別私人作為工作對象。
第四，方式不同。公共關係活動運用報刊、廣播、電視、電影等合法傳播媒體，采取新聞發布會、展覽會、參觀接待等公開的方式，向公眾及時有效地傳遞組織各種必要的信息，同時向組織決策層反饋公眾的反應，並提倡廣交朋友，聯絡感情，爭取公眾的理解、合作和支持。而庸俗關係則是少數人為滿足其私利，請客送禮，暗中拉攏，采用吃吃喝喝、吹吹拍拍等見不得人的卑劣手法；或重金行賄，買通對方，以售其奸。它一旦破揭露，必將愛到公眾的鄙視和譴責，甚至可能受到法律的製裁。
第五，後果不同。公共關係在為本組織謀利益時，並不損害其他組織和公眾的利益，而是謀求組織利益與公眾利益的一致。它實事求是地向公眾傳播組織的情況，求得公眾的信任與支持，在組織與公眾之間創造一種友善、融洽、合作的氣氛。它給社會帶來一種以誠相見、以信為本的風氣，有助於建立正常、和諧的人際關係，從而提高社會的文明程度，對社會的發展和進步起促進作用。而庸俗關係則不顧國家利益，不顧別的組織和公眾利益，它著眼於獲取不義之財，不義之利，不惜損公肥私，損人利己，造成人與人之間的相互利用，爾虞我詐，以鄰為壑，相互戒備。即使是那些各方暫時獲利的關係戶之間，也是以利相交，利盡則散，不講情義，不擇手段：它使社會失去正義、公理，汙染了社會風氣，破壞了正常的人際關係，使社會文明程度下降，對社會的發展和進步起阻礙作用。
應該看到，就我國的現實情況看，庸俗關係還是有一定的市場的。一個有作為的現代文秘人員，在市場經濟的條件下，一定要善於分辨公共關係和庸俗關係的不同實質，自覺地抵製庸俗關係，堅持開展正常的公共關係活動，切勿視腐朽為神奇，以槽粕當精華，從而敗壞了公共關係的聲譽，導致出現損害自身形象和組織形象的負麵作用。