（二）溝通信息
當今世界，被稱為“信息爆炸”的時代，信息已成為事業成功和經濟發展不可或缺的重要戰略資源。信息是管理的基礎，決策的前提。管理和決策的一個重要環節是科學預見，而要實現科學的預見，這就需要掌握大量曆電的和現實的、內部的和外部的各種信息。公共關係作為社會組織的預警係統，運用各種行之有效的方法和手段，廣泛收集信息、分析整理、監測環境、反饋輿論、內外溝通、預測趨勢、評估效果、提供谘詢，幫助組織對複雜多變的社會環境保持高度的靈敏性和應變力，維持組織和整個社會環境的動態平衡。
公共關係所收集的信息，不應隻局限於與組織職責權限性質直接相關的業務信息上，還應包括所處社會的政治、經濟、文化、科技、輿論、民情等全方位的信息，要密切注意社會環境的各個方麵對組織的看法，作出科學的分析和評估，預測其發展趨勢和可能的後果，有針對性的提出應變策略和措施，編製和推行各種公關方案，提供給組織的領導者，作為科學決策和科學管理的依據，作為改進工作、調整政策、改善關係、處理意外和緊急事故、樹立組織良好形象的依據。這種全方位、多角度的主體信息溝通網絡，具有宏觀性、社會性和廣泛的群眾性，往往是其他職能部門提供的業務信息所無法替代的，它對組織的生存和發展有著特殊的重要意義。
（三）建立信譽
“取信於民”、“誠招天下客”、“人無信不立”、“言必行，行必果”。對於任何一個組織，信譽曆來都是至關重要的。信譽是組織向公眾提供優質產品、優質服務、以誠待人、講求信用而獲得的讚譽，是社會組織的實力和人員的素質在經濟、技術、社會三方麵的綜合反映。信譽是組織的生命。在信息社會激烈競爭的條件下，良好的信譽是組織生存和發展的重要條件。以工商企業為例，當用戶和消費者“持幣待購，貨比三家”的時候，在商品激烈競爭的情況下，企業不能自以為“桃李無言，下自成蹊”，“皇帝的女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”，而應更新觀念，通過各種形式的宣傳，突出你優於其他企業，你生產和經銷的產（商）品優於其他產（商）品的特色，建立良好的信譽，讓公眾在比較中自覺地選擇你。在現代社會裏，要想在激烈的市場競爭中立足，不僅要有建立信譽的基礎——先進的設備、技術、管理和員工的優良素質，還要有善於在外界建立和維護組織良好信譽的專業技能——公關意識和公關技巧；不僅要建立產（商）品的良好信譽，尤其要建立組織的良好信譽，增強組織的知名度和美譽度，才能使組織立於不敗之地。
（四）協調關係
協調和改善關係，這是公共關係最根本的職能。公共關係是廣結人緣的藝術。公共關係要充分發揮組織與公眾雙向溝通的橋梁作用，運用各種調節、調和、調處、調協、調解、調理的手段，為組織廣交朋友，改善關係，消除誤解，化解矛盾，減少摩擦，避免衝突，成為組織運轉的“潤滑劑”和“緩衝器”，為組織的生存和發展創造“人和”的社會環境。
公共關係的協調職能首先體現於組織的內部，包括領導成員之間、職能部門之間、管理者與被管理者之間、員工與員工之間的相互關係，尤其是組織與全體員工之間的關係。組織內部全體員工的團結一致、緊密合作、同心協力，這是組織具有競爭能力和應變能力的根本保證。公共關係通過傳播、溝通的協調工作，創造組織與員工間的理解、融洽的關係，增強員工對組織的歸屬感、認同感、榮譽感和向心力、凝聚力。為此，就要實行民主管理，重視員工的意見和建議；關心員工的物質和精神需要，進行“感情投資”；堅持信息共享，使員工的行動圍繞組織目標同步運轉；建樹優秀的企業文化，全麵提高組織的整體素質。
公共關係的協調職能還體現在組織與外部的關係方麵，它包括社區關係、顧主關係、媒介關係、政府關係等。在這方麵，公關部門就好比是一個組織的“外交部”，要通過傳播、溝通的協調工作，及時解決在政策實施中、工作進程中、利益分配中引起的各種矛盾和糾紛。要防患於未然，最好能預先防止與外部各種矛盾和糾紛的發生；如果發生了，則應盡可能將它解決於萌芽狀態。要加強傳播與溝通的力度，化解矛盾，取得諒解，協調關係，發展友誼，爭取各方麵的好感、信任和支持，確保組織目標的實現。
（五）決策谘詢
任何組織作任何事情，都會有一個企望實現的目標。決策就是作出某種決定，采取適宜的策略和方法，努力去實現這一目標。公共關係機構和人員雖然不是決策者，但在領導決策的過程中，發揮著重要的作用。公共關係人員應在收集、分析各種信息的基礎上，圍繞目標，提出方案，供領導決策時參考；也可提供幾個方案，讓領導在決策時權衡輕重利弊，選擇其中的一種；還可將可供選擇的幾個方案，重新優化組合，形成一個新的最佳方案，供領導決策之用。在領導作出決策之後，則應通過一係列公關活動予以貫徹實施，以確保目標的最終實現。
公共關係在領導決策的過程中，發揮著谘詢、輔佐、建議和參謀的作用。它的角度不同於技術、財務、人事部門等特定的專業角度，而是一種客觀的、社會的、相對超脫的角度，它協助決策者考慮複雜多變的社會製約因素，平衡複雜的社會關係，重稅決策行為的社會影響和社會效果，使決策同公眾利益、環境因索相融和，關注決策的經濟效益與社會效益的統一。同時，公共關係還要通過各種渠道，觀察、評價、反饋決策實施中和實施後的公眾影響和社會效果，為調整決策或進行新的決策提供公眾和新聞輿論的信息，促使決策者始終關注公眾利益和社會影響，從而有利於樹立組織的良好形象。二、公共關係的指導思想
公共關係的指導思想是指文秘人員在開展公共關係活動時2須遵循的指導方針，即活動的基本準則和行為規範。這是堅持正確公關方向、開展有效公關活動、取得公關工作成功的重要保證。
公共關係的指導思想是：以科學理論為指針，以客觀事實為基礎，以滿足公眾需求為出發點，以社會整體效益為歸宿。
公共關係要堅持正確的方向，這就必須從單憑感覺、經驗、技能開展公關工作轉變到用科學理論來指導公關工作。公共關係學作為一門蓬勃興起和正在走向成熟的現代人文社會學科，在它的理論和實踐中，都應和其他所有的人文社會學科一樣，要自覺地堅持以馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色社會主義的理論為指導，堅持四項基本原則，堅持唯物辯證的立場、觀點和方法，認真貫徹落實黨和國家的路線、方針、政策和有關法律、法規。要講政治，重大局，樹正氣，有利於精神文明建設。要吸收現代管理學、傳播學、心理學、社會學、人際關係學、領導科學等來豐富和發展現代公共關係學的理論和實務，具體運用於公共關係實踐。如果脫離了科學理論的指導，背離了四項基本原則，開展公關工作就會在大事大非上犯糊塗，出現不應有的失誤。
公共關係必須以客觀事實為基礎，講真求實始終是一切公共關係活動的基石。先有事實，然後才有公共關係。公共關係肇興於本世紀30年代市場經濟高度發展的美國，是一定客觀事實的產物；而公關工作的開展，脫離不了一定的社會組織的公共關係狀態，因而也必須立足於各種相關的社會事實，離開了客觀習事實，公共關係就失去了它存在的基礎和固有的價值。正因如此，文秘人員在製定公關計劃、開展公關工作時，必須實事求是，一切從實際出發，堅決杜絕主觀、片麵和隨意性，力求事實的真實和確鑿，這樣，才能使公關工作切合既定目標，收到成效。
公共關係實質上是一種公眾關係，它不是以血緣、地域為基礎，而是以市場經濟條件下社會組織與公眾雙方的共同利益、需求為基礎的。公共關係處理公眾關係的核心就是平衡組織與公眾的利益、需求，注意兩者的互利互惠，達到利他與利己的有機統一。而在追求組織與公眾利益的統一過程中，首先要以尊重公眾的利益、滿足公眾的需求為出發點。“讓人先得利，最後對自己也有利”，這是公共關係的重要準則之一。在某種特定情況下，組織還應主動“讓利”，以滿足公眾的利益、需求，來博取公眾的好感，贏得公眾的讚譽、信任、支持和合作，使組織從中獲得更多、更長遠的利益。
在現代社會裏，各個社會組織、社會公眾都不是孤立、零散的個體，而是構建具有多向、多維、多層次內容的社會整體的一個組成部分，它們離不開社會網絡的維係，而社會網絡也需要它們來編織。從單個組織與公眾來看，似乎各有各的利益，彼此互不相關；但從社會機器這一整體角度來看，它們之間的利益又是相連相通的，而且是環環緊扣、縱橫交錯、相互糾纏、密不可分的。因此，在開展公共關係活動時，就不僅要重視自身的效益，更要重視社會整體的效益，要堅持自身效益和社會整體效益的統一，社會效益、生態效益和經濟效益的統一，社會主義物質文明和精神文明的統一，以社會整體利益為歸宿，這樣，才能保證組織長期立於不敗之地。如果一個社會組織隻顧自身的利益，隻抓經濟效益，隻抓物質文明，而不顧社會公共利益，不顧生態效益和社會效益，不顧社會主義精神文明，長期損害社會肌體，到時候被損害的社會肌體必然會反過來威脅社會組織本身的存在。無數事實證明，不重視社會整體效益，這無疑是一種慢性自殺的行為，其最終受到損害的還是組織自身，甚至有可能為公眾所唾棄，為社會所淘汰。