（一）參觀遊覽項目確定以後，應作計劃，計劃宜細不宜粗，包括：先參觀什麼，後參觀什麼；中間是否休息，如休息在何處休息；參觀前後有無必要的座談；各參觀點之間距離遠近，徒步前往還是驅車前往；是否用餐，在何處用餐等。待確定了這些細節和具體要求後，應向各級接待部門交待清楚，並通知所有外事接待人員。這樣便於大家做好工作，即使出現問題，也會得到及時、便捷的解決，以免引起不必要的麻煩。
（二）陪同參觀遊覽時，要有身份相應的人陪同。陪同人員宜少不宜多。陪同人員主要包括主人、解說員、導遊、保安員、司機、翻譯人員等。主人陪同的身份、地位一般最好和外賓相同。
參觀遊覽時，離不開介紹情況。介紹情況時要注意：一是介紹要實事求是（注意保密），故意誇大或貶低都會給人造成一種不誠實的感受，這是外事交往中的大忌。二是介紹要掌握時間，讓客人多看，隻是抓住時機略作介紹，使對方加深參觀印象。為此，參觀項目的基本情況應事先以書麵形式提供給外賓。三是介紹時要掌握分寸，隨機應變。四是介紹時要盡量使所有人都能聽懂，如人數較多，可分級介紹或使用擴音器材。
參觀遊覽時，攝影是必不可少的，通常可以參觀的地方都允許攝影，而不允許攝影的地方應設有警告牌或外文說明標誌。如無標誌，一定要事先向外賓說明，以免引起誤解。
用餐安排要心中有數。參觀地點遙遠或外出遊覽，要考慮好用餐的時間、地點和用餐的方式。外出參觀，最好預訂休息室。
另外，參觀遊覽的出發時間、集合地點也應事先通知全體人員，以充分準備。第八節外事舞會、文藝晚會的禮節
舞會、文藝晚會是比較常見的禮交活動，在外事活動中也常見，通常在晚上舉行，有時可以作為宴請活動的餘興。
一、舞會的禮節
（一）舞會的組織工作被邀請的男女客人比例上要大體相等。對已婚者一般邀請夫婦；較正式的舞會要發請柬，請柬上寫明舞會持續時間，以便客人在這段時間裏光臨或退場；舞會的場地應寬敞，邀請的總體人數應與場地相適應，人數過多或過少都會影響舞會的氣氛；舞場地板應光滑；舞會上要把握好色彩和光線，力求形成一種溫馨柔和的氣氛。有條件的可安排樂隊伴奏；舞曲的選擇要符合和烘托出舞會的氣氛；還可以準備些糖果、點心和飲料，以備客人隨時享用。
（二）參加舞會的注意事項
1．參加舞會，服飾要整齊，儀態要端莊。請柬上通常注明服裝要求，以穿晚禮服和西服為多。
2．較正式的舞會，第一場舞，由主人夫婦、主賓夫婦共舞；第二場舞，男主人與主賓夫人、女主人與男主賓共舞。
3．男子應避免隻與一位女子共舞，也應避免同性之間共舞。
4．男方邀請女方跳舞，應儀表端莊，不可勉強對方。
5．跳舞時，應注意舞姿，舞步不宜過大。
6．舞場內不得吸煙或大聲喧嘩。
二、文藝晚會上的禮節
（一）組織活動的程序
邀請外賓觀看文藝演出、體育表演等活動可增進雙方的了解和感情，同時是一種藝術享受和娛樂、休息方式。通常程序如下：
1．選定節目。這要考慮多種因素。例如：外賓來訪的目的、性質；客人的興趣與愛好，應注意選擇那些具有客人本國民族風格的節目，並要對節目內容有所了解，以免因政治內容或宗教信仰、風俗習慣等問題引起不愉快；選節目時還應注意量力而行。
2．發出邀請。這項工作與宴請活動的邀請大致相同。
3．座位安排。看節目的座位，一般視客人的身份事先安排。看文藝節目，一般以七、八排為宜；看電影，則以十五、十六排為宜；專場演出，應把貴賓席留給主人和主要客人，其他客人可以排座位，也可以自由入座。如對號入座，座號應與請柬一同發出。
4．入席與退席。專場演出，可安排普通觀眾先入座。主賓席客人在開幕前由主人陪同入場；演出進行中，觀眾不得退場；演出結束，一般要待貴賓退場後方可離席。
5．獻花。許多國家習慣於在演出結束時獻花，但此種安排主隨客便。主人一般不提示客人獻花，更不應要求客人上台與演員握手。
6．攝影。許多國家禁止在演出中攝影。我國招待國賓的專場文藝演出，可以拍成新聞片或電影。
7．說明書。各種文藝演出，應備有說明書。說明書應用主客雙方使用的文字印成，並提前提供給客人。
（二）出席的禮節
接到請柬後能否出席，應盡早回複主人，以免劇場空缺，影響氣氛。
如請柬中附有座號，則應對號入座；如無座號，到現場按本人身份了解座位的分配情況，然後入座，切勿貿然坐到貴賓席。
演出中應遵守秩序，不交頭接耳、竊竊私語，也不要大聲談笑、打嗬欠，更不能睡覺。
節目在演出中不要鼓掌和叫好，更忌吹口哨；節目終了，應報以熱烈的掌聲，以示感謝。
觀看體育比賽，要講道德，尊重客隊，不起哄，不吹口哨，不喝倒彩，對客隊成績要熱烈鼓掌以示祝賀。
另外，在觀看演出時，應注意保持演出場所的環境衛生。
第九節外事書麵應酬禮儀
隨著國際交往的日趨頻繁，對外通信聯係已成為現代秘書員工作的一部分。了解掌握書寫各類書信的基本知識，對與外國友人交流感情、發展友誼來說是不可缺少的。
一、寫作原則
（一）寫信必須注意簡明扼要。可將一封信分成三個部分把握：一是說出寫信的目的；二是敘述主要事情；三是寫明自己請求對方所做之事。
（二）精確原則。當今世界各國乃至一些發達國家中的個人，在業務上多半有電腦相助。能數據化的情報或信息，應盡量用準確數據加以說明。
（三）清晰原則。一是段落要盡可能地短；二是句子也要盡可能地短；三是用字要平易，不要用艱澀的文字或典故。
二、幾種常見的書信格式
（一）邀請信
邀請信在禮交場合使用得相當普遍。一般邀請信都比較短，要有禮有情，包括以下幾部分：
1．向對方表示問候；
2．說明邀請對方參加何種活動及邀請原因；
3．說明活動安排的細節，如時間、地點；
4．如有必要，請對方確定下來能否應邀。
（二）感謝信
感謝信在外事交往中也是一種常見的書信形式。當收到邀請信，或收到他人的禮物，或得到他人的幫助時，應及時地寫感謝信，以表感激之情。
感謝信通常沒有固定的格式，但也不宜過長，要熱情誠懇、用詞恰當，包括以下幾部分內容：
1．向對方的邀請或幫助表示感謝；
2．簡單說明對方行為對自己所起的有益的作用與意義；
3．再次感謝並問候對方。
（三）祝賀信
在外事交往中，為增進國與國之間的聯係或加深個人之間的友誼，在對方國家的國慶日、新年、聖誕節或對方過生日時去信表示祝賀。屬於政府間官員的祝賀信，用詞往往比較謹慎，經常使用一些客套語；個人交往，書信不拘格式，用詞親切，常帶有濃厚的感情色彩。
（四）慰問信
慰問信是對他人表示慰藉、問候、鼓勵、關切的專用信件。正式慰問信主要用於國家、團體和雙方官員之間；非正式慰問信是交往中不可缺少的，可以給被慰問者以安慰，分擔其痛苦，從而增進雙方的友誼，主要包括：1．對對方得病、遇喪、受傷或其它事項表示同情。2．表示願意在某些方麵盡力提供幫助。第十節世界主要國家的禮俗與禁忌
作為國際間的交流，無論是官方還是非官方、經濟領域還是學術交流，人們都渴望多交朋友、多辦成事。但是，在不同的國家，人們在表達自己的交往情感上有著不同的方式。因此，在與外國朋友交往之前，我們必須要對他們與人交往的習慣有所了解，尊重他們的習俗，才能達到友好交往的目的。
一、見麵禮節 各國各民族在相遇相識之時施用禮節不盡相同，有人將全球見麵行禮大致分為10種類型：握手禮；擁抱親吻禮；合十禮；鞠躬禮；招手禮；點頭目示禮；舉手禮；拱手禮；脫帽禮，吻手禮。現在重點介紹前四種見麵禮節。
（一）握手禮
握手是一種表示友好的1人體語言，是世界上使用最廣泛的一種禮節。人們在見麵、告別、祝賀、慰問時都用握手來表示敬意。但是，不同國家的民族在行施此禮時有些差異。英國人握手是強有力的。意大利人和法國人與人握手時多表現出幾分斯文。在泰國，握手隻在政府官員、學者、知識分子中流行，且男女之間不行此禮。
（二）擁抱親吻禮
親吻禮多盛行在西方歐美熟人之中，是長輩對下輩朋友、夫妻之間表示彼此親密的一種禮節。在西方的親吻禮中，不同的對象，親吻的位置是不一樣的。長輩吻晚輩的額頭、臉；同輩或兄弟姐妹之間隻相互貼一貼麵頰；接吻僅屬於夫婦或情侶之間。總的說來，吻手表示敬意，吻額表示友誼，吻頰表示喜歡。在一般公共場合，晚輩親長輩的額頭表示尊敬，父女之間親臉表示關係親密，而男女之間大都貼麵頰。在阿拉伯世界，親吻禮是不能用到異性之間的。
在某些正式社交場合，如迎賓、慶典、祝賀等情況下，不論官方還是民間，皆以擁抱作為見麵或告別的禮節。
（三）合十禮
合十禮又稱合掌禮，是佛教徒相見時的禮節。這一禮節在亞洲尤其是佛教色彩濃厚的國家施行，如印度、尼泊爾、緬甸、泰國等南亞、東南亞信奉佛教的國家。
（四）鞠躬禮
行鞠躬禮的國家主要有亞洲的日本、朝鮮等。據說，這一禮節是從中國古代的禮節中沿襲而來的。
行鞠躬禮是日本人的一大特點。他們認為，低姿態待人，彎腰鞠躬是謙虛、有教養的表現。所以，見麵時，日本人的左手搭右手指行鞠躬禮，角度是15-30度。二、交往習慣初次見麵後，為了加深印象、聯絡感情，通常要進一步接觸，再次聊聊天，送點小禮品。為此，對外國人的一些禮俗習慣，做到以禮相待，十分必要。
（一）交談
要想與外國朋友取得較好的談話效果，必須做到說話詞義的準確性，創造談話的良好的語言環境等，但最重要的是談話內容。不同的國家，在交談中喜歡涉及的內容不同。英國人初次見麵議論最多的是天氣，他們在談話中顯示出“紳士”風度，不喜歡涉及個人收入、職業、女士的年齡以及個人私事等。
美國人以不拘禮節而聞名於世，除了忌諱13外，沒有更多的繁文縟節，即使與你素不相識，也能與你談笑風生，但私事是不能打聽的。美國人喜歡在談話時盯住他的眼睛，否則會認為對自己的談話不感興趣。美國人談話沒有自謙詞。中國人最喜歡說“我不行”，這在美國會被認為真不行而不重用你。與美國人打交道不要自吹，但也絕不要自謙，應如實地反映自己的能力。
德國人以待人接物嚴肅認真、一絲不苟而著稱於世，而且還十分好客、待人熱情。初次交談，想和他聊天、談笑風生，似乎不大可能，但你遇到難處，請他幫助，那他一定會成為你忠實的朋友。
日本是十分重視交往禮節的國家。日本人見麵常以“拜托您了”、“請多關照”等語言問候對方。日本人一般不善於清談，即使是熟人相見，也是匆匆打個招呼。日本人在公共場合從不大聲說話，也很少大笑；就是辦公室中談公事，也是幾個人小聲商量一下後立即回到自己的辦公桌上。
（二）與友人交往
1．拜訪
有些國家的人一般不特意邀請別人到家中做客，如英國、法國、德國以及十分好客的羅馬尼亞人，但這不意味著他們是冷漠、保守的。
有些國家、地區的人們喜歡邀人到家中做客，如美國及亞洲的102阿富汗、也門、印度等。他們以不同的方式招待客人。美國人總是請朋友們品嚐自助餐；阿富汗的普什圖人則是用最好的食物待客三天，然後才問及他的要求和去向；也門最隆重的待客方式是給客人熏香、噴香水。
不少民族在待客中十分講究，如瑞典、日本。在瑞典，作為客人，不可先向主人告別，須由主人開口方可離開。到日本人家中做客，首先要將鞋換下，將鞋頭擺向人來的方向。日本人十分忌諱男人進廚房。結束拜訪，告別主人後，你也一定不要忘記給主人打個電話，告訴你已回來。再見麵時，再次表示你對主人待客的感謝。
還有些民族待客很有特點。歐美人在招待客人時十分實在。問你想喝飲料，則給你飲料；若你不要，他們決不再讓。請你吃飯，也以飯菜全吃完而高興。到美國人家中做客，未經允許不要擺弄室內的任何東西、尤其是鋼琴。到女主人家中拜訪，若女主人未請你脫大衣，你最好就穿著。
2．送禮
許多國家都有送禮的習慣，但與中國人送禮相比，有幾個特點：（1）外國人在送禮及收禮時，都少有謙卑之詞；（2）送禮花費不大，不常送貴重禮品；（3）十分講究禮品包裝的精美，且要求包裝紙完整無損、無價格標貼；（4）接到禮後立即當麵打開，說出感謝的話，以示尊重。
有些國家對禮品有偏好。日本人喜歡名牌貨，尤以食品為主，現盛行送現金；阿拉伯國家喜歡帶知識性、藝術性的禮品；德國人喜歡價格適中、典雅別致的禮物；歐美國家以及澳大利亞、新加坡等地對花、美酒十分感興趣；一些外國人喜歡中國的景泰藍、玉佩、繡品等禮品，視為珍品。三、節日慶典節日是集中體現一個民族的傳統與文化、人民的精神麵貌與
美好感情的一種活動，因此是研究世界各民族風俗習慣的重要方麵。
（一）基督教的節日
1．聖誕節
聖誕節本是基督教用以紀念耶穌基督誕辰的一個宗教節日，由羅馬天主教會在公元354年確定。全世界有140多個國家和地區都慶祝此節日，變成一個世界性的民間節日。節期為12月24日至1月6日。在許多國家和地區，包括港、澳，聖誕節都是例假日。
西方人以紅、綠、白三色為聖誕色。聖誕節期間，家家戶戶都要用聖誕色來裝飾。紅色的有聖誕花和聖誕蠟燭。綠色是聖誕樹，它是聖誕節的主要裝飾品。紅色和白色相映成趣的是聖誕老人，他是聖誕節最受歡迎的人物。在節日期間進行一些傳統活動，扮演聖誕老人，摸聖誕樹，送賀年卡，做聖誕食品，點聖誕蠟燭，唱聖誕歌。聖誕夜是聖誕節活動的高峰。子夜時分，教堂還要舉行隆重的“子夜彌撒”，慶祝耶穌降生、聖誕節的到來。
2．複活節
複活節是基督教紀念耶穌複活的日子。據說耶穌基督被釘在十字架上，死後第三天要複活升天。後來教會把這一天定為複活節，又稱主日。公元325年，尼西亞大會會議規定每年春分月圓（3月21日或22日）後的第一個星期日為複活節。所以複活節在歐美各國是僅次於聖誕節的又一個重要的宗教節日。
3，狂歡節
狂歡節是歐洲傳統的民族節日，起源於古羅馬的農神節。狂歡節的節期各國不一，有的開始於元旦，有的開始於聖誕節或其他日子。大體在齋戒前的一個星期，約在公曆2、3月份進行。節日裏，各族人民歡宴歌舞，盡情作樂。其主要活動內容是化裝遊行、大型狂歡集會與舞會等。
（二）伊斯蘭教的節日 104
1．開齋節
開齋節是穆斯林的盛大節日之一，一般是在伊斯蘭教曆9月20日或10月1日舉行。開齋節是阿拉伯語“爾德”、“菲士爾”的意譯，也叫“菲士爾節”。中國新疆地區稱“肉孜節”，“肉孜”是波斯語齋戒的意思。穆斯林國家都要放假三天。節日的清晨，男女老少要打扮整齊去清真寺做禮拜，隨後與家人團聚，同吃開齋飯，探親訪友，互相祝福。青年男女則願選擇這一節日舉行婚禮。
2．古爾邦節
古爾邦節又稱“宰牲節”。我國維吾爾、哈薩克、柯爾克孜等民族稱為“庫爾班節”。阿拉伯語中，它被稱為“爾德”、“古爾邦”或“爾德”、“阿祖哈”。“爾德”即節日的意思，“古爾邦”和“阿祖哈”都有犧牲、獻身之意，因此譯為宰牲節，是宰牲獻祭的節日。在伊斯蘭教曆的12月10日。
這一天上午，首先參加附近清真寺舉行的參拜儀式。結束後，忙著殺牛宰羊，待夕陽西下，合家人聚在一起用手抓食，同時燃起火，跳起歡快的舞，直到深夜。
（三）佛教的主要節日
1．成道節
成道節也稱臘八節，是中國人民熟悉的節日。陰曆十二月八日，佛教徒們用食供佛，用米和果物煮粥，這就是我們常喝的臘八粥，以紀念他們的佛祖釋迦牟尼成道。
2．世界佛日
世界佛日是佛教慶祝釋迦牟尼誕生成道和涅槃的節日，日期為公曆4-5月間的月圓日。這一天，在斯裏蘭卡及東南亞佛教流行的國家裏，人們進行充滿宗教色彩的儀式和紀念活動。
（四）一些國家的傳統節日
1．潑水節
潑水節又稱佛誕節，是緬甸人民的傳統節日，類似我國的春節。緬甸人在4月上旬過新年。在我國，潑水節是歡快而又富有民族特色的傣族人民送舊迎新的傳統節日。
按緬甸人的風俗，水象征和平和幸福。潑水節是婆羅門教的一種宗教儀式，後被用來紀念釋迦牟尼的誕生，在南亞和東南亞一些國家流行，在印度叫灑紅節，在尼泊爾被稱為拋紅節。通常曆時3-4天。均用紅顏色的水潑灑。緬甸人潑的水是用古佛教徒用來抄寫經文的貝葉浸泡過的，視為聖水，象征幸福，可以驅散妖魔鬼怪。每逢此時，人們以潑水相互祝福，也正是青年男女談情說愛的好時機。如果稱心，就用聖水迎頭潑去，對方也樂意，就可雙雙到幽靜的地方互訴衷腸。
2．情人節
每年2月14日，是歐美及大洋洲許多國家的情人們表白感情的甜蜜日子，特別受到青年人的重視。西方人又叫作“瓦倫丁節，，。情人節這一天基本是青年人追求愛情的節日，有情男女互相贈送禮物，常見的有巧克力、精巧的小飾物和鬱金香花束，前兩者常做成心形。還有鮮花、糖果等。小夥子把向心上人求愛的情人卡製成蝴蝶、鮮花或愛神丘比特彎弓搭箭的形狀，以此向姑娘顯示心誠誌堅。在意大利，未婚女子在節日清晨立在窗前，靜候第一個到她的窗下的心愛男人，並視為命中注定的情郎。在英國，青年男女互贈圖片；在荷蘭，情人之間互贈鮮花。近年來，我國青年人也開始對情人節重視起來。
3．愚人節
每年4月1日是西方國家的愚人節。這是一個已有800多年曆史的民間奇特的傳統節日，歐美各國人民都非常喜歡這一個節日。這一天，人們可以隨心所欲地說謊和造謠。誰的謊言別出心裁、新奇而刺激，誰的謊言欺騙的人最多，誰最受歡迎。什麼玩笑都可開，搞什麼樣的惡作劇都不過分，誰都可以被愚弄和被欺騙。人們以使他人“上當受騙”而興奮、激動不已。在這一天，人們顯得格外106寬宏大量，不論是非。
4．母親節和父親節
母親節是每年5月的第二個星期天，以表示對所有母親的崇敬和感謝。這一天，人們要向自己的母親贈送表達自己心意的禮品，鮮花是最受歡迎的。當天，父親們要負責家務和照料孩子，以使妻子好好休息一天。
父親節是6月15日，人們在父親節要佩戴鮮花，以表達對父親的敬意。如果父親健在，應佩戴紅玫瑰；如果父親已經去世，則佩戴白玫瑰。
這兩個節日告誡人們思念雙親的養育之恩，並且要用行動表達對雙親的尊敬和感激。
5．感恩節
感恩節是北美獨有的節日。每年11月第四個星期四是美國人的感恩節。加拿大的感恩節則是在10月的第二個星期一。每年感恩節，總統和各州州長都要發表獻詞．一些大城市舉行花車遊行。全國放假三天，家人團圓，朋友相聚，晚餐異常豐盛，其中傳統食品是南瓜餡餅和烤火雞，所以感恩節又叫火雞節。
四、各種忌諱
世界不同地區的民族都有自己所忌諱的東西，如果你稍不注意，就可能犯諱。因此，充分了解各民族所忌諱的內容，對秘書人員搞好外事交往有著很大的影響。
（一）宗教人士的忌諱
世界上主要三大宗教（基督教、佛教和伊斯蘭教）分布在各地，既有各自的戒律、禮儀，忌諱也不相同，但也有共同的一麵，普遍遵守教規，嚴守戒律。這裏僅就伊斯蘭教有關內容作一簡介。例如：婦女不能露頭發，要用麵紗蓋住，不能用左手與朋友打交道，握手、敬茶、端飯一律用右手；進清真寺時，要脫鞋，不能不戴帽子、頭巾；女性不能穿超短裙，嚴禁不帶胸罩等。
在飲食方麵，佛教徒一般不吃葷，包括各種動物肉、蛋類和牛奶，還要戒酒。印度教徒絕對不吃牛肉以及蛋類和其它動物肉，還有大蒜、洋蔥、蘑菇等。基督教對食物沒太多太嚴的規定，隻有羅馬天主教徒禁止在星期五吃肉。
無論與哪國宗教人士打交道，一定記住不要向他們宣傳無神論，並盡量避免有關宗教問題的爭論等。
（二）東方人士的忌諱
1．對大多數東方民族來說，普遍講禮貌、重規矩，但是與人交往中的人體語言有些忌諱，如人與人之間要保持一定距離，過於親密的舉動（如公共場合接吻、摟抱等）不一定得到人們的理解。避免觸摸頭部，忌用左手傳遞物品、錢鈔等。
2．在日常生活中忌與女性接觸過多，忌做事不含蓄。例如：與西方相反，日本、印度、泰國等不少國家忌諱當眾打開人家剛送的豐L品，易被人看成不尊重對方。在數字方麵，多數東方人忌諱4，3同樣不被人喜歡。在日本，不吉利的數有9和與4相關的偶數。在阿富汗，13和39是不祥的數字，朝鮮人認為4、13、38、49和一般奇數是不吉利的。對顏色，各民族都有自己的好惡，許多穆斯林國家、馬來西亞、新加坡忌黃色，巴基斯坦、印度忌白色、黑色。在用餐方麵，穆斯林國家、孟加拉、印度、印度尼西亞、巴基斯坦忌用左手吃飯：日本、朝鮮十分忌諱將一雙筷子插入碗中'用牙簽時忌用一隻手遮住嘴；在朝鮮不能用手拿食物，而要用牙簽一片片取水果。
（三）西方人士的忌諱
在西方傳統禮節中，尊重婦女是一項重要內容。在幫助婦女提重物、開門關門，為女士提供穿、脫、掛外衣的幫助時，忌男子不主動。在西方禮節中，女士優先並及時為女士提供方便是極普遍的。如果你不注意，就會被視為不懂禮貌、沒修養的人。
在公共場所，“男人不談收成”，“女人不問年齡”，不能隨地吐痰，不能挖耳朵、摳鼻子、咳嗽；即使不得已要咳嗽，應用手帕捂口，並要道歉。
西方人忌諱數字13，許多大樓沒13層，房間無13號。對顏色有忌諱：歐美人忌黑色；德國人忌紅色、茶色；比利時人忌藍色；拉丁美洲人忌紫黑色。對花卉的忌諱，各國一般忌諱紙花、塑料花，英國人忌百合花，法國人忌黃色花，西班牙人忌菊花。思考題
1．現代秘書在外事交往中應遵循哪些禮儀原則並注意哪些禮節？
2．在安排國際禮賓次序與懸掛國旗、演奏國歌的時候，應注意哪些禮儀？
3．外事宴請有哪幾種？分別應注意哪些禮儀？
4．在參加外事活動時，應該怎樣穿戴服飾？
5．列舉世界主要國家和宗教的傳統節日。
6．列舉世界主要國家的各種禁忌。
7．模擬一場接待外賓的活動。