（五）謙虛謹慎，平等待人。秘書部門是領導機關的“窗口”和“門麵”，秘書人員的一舉一動、一言一行直接關係著領導機關的作風和領導者的形象。對此，秘書人員不應產生一種優越感、特殊感，而應時時處處從嚴要求自己，特別要注意謙虛謹慎、平等待人，切忌居高臨下、指手畫腳、上恭下踞、甚至以勢壓人，要切實起到溝通領導與群眾、組織與公眾的紐帶與橋梁作用。
（六）嚴格保密，守口如瓶。秘書工作大都是具有保密性質的，因為秘書人員直接參與領導的各項活動，知密早，知密深，知密多，這就要求秘書人員必須要有極強的保密觀念和保密習慣，不該看的絕對不看，不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，真正做到“守口如瓶”。
（七）嚴謹細致，迅速敏捷。秘書工作千頭萬緒、幹係重大，秘書人員不僅要嚴謹細致、一絲不苟，而且要迅速敏捷，注重效率，在秘書活動中處處體現出一個“快”字：反應快、理解快、行動快，在快節奏中養成全麵周密、井然有序的良好習慣，跟上領導工作的需求，做一名優秀的秘書。
應該說，作為一個秘書、尤其是新時代的秘書人員，其內在修養是全方位的、多層次的。國內有一種說法：“領導易找，好秘書難求。”要做一個真正優秀的秘書，必須從提高自身的修養做起，不斷地完善自我形象和人格，更好地輔助決策者做好工作，為國家和人民做出自己的貢獻。
第三節 現代秘書禮儀形象的形成和提高
一、現代秘書禮儀形象形成的內外在因素
“禮儀”和“形象”均體現了人的文化“修養”。“修養”的“修”字，按文字學家的考釋，基本內涵是指古代很早就形成的一種類似“洗禮”的儀式，原本與“飾”有聯係，《說文》說：“修，飾也。”直至今天，“修飾”還是作為一個詞而被使用著。中國字源學告訴我們：漢字中凡是與“鄉”有聯係的，大都表示“修飾”之義。“形象”的“形”字，也從“鄉”構字。“鄉”在中國古代人看來，不僅僅表現外在的文飾，而且傳達內在文化精神的“修飾”。除了“修”“形”以外，中國古代文獻中還這樣規定著：“文質彬彬，然後君子。”（《論語》）“文”相對於“質”，就是強調講究外在修飾，使之與內在素質合宜，才“彬彬然”有君子之風。《說文》載：“彬”是“份”的古字。“份”字從“人”字構造，《人部》說：“份，文質備也。”看來，中國古代人講究修養，至少也強調文質兼備、二者統一，不許偏重一方。
現代秘書人員的禮儀形象正如上所述，要外在與內在、文與質兼備，同時也體現了人的文化修養和素質。
一個人的文化素質，是民族曆史地理環境形成的生存條件的內化和民族觀念形成的文化在社會中的人的心理中的凝結沉澱，是由共同的民族文化背景所塑造、陶冶而成的共同的基本人生態度、情感方式、思維模式以及價值觀念諸方麵所組成的有機的總體結構。
“文化”的概念有廣義、狹義之分。狹義的文化是指觀念形態的文化，僅僅限於意識形態領域；廣義的文化則是指“人類的一切所作”，它囊括了社會生活的全部領域。文化又可區分為物質文化與精神文化，後者是前者的產物，前者又滲透著後者的因素，但兩者都內化或凝結沉澱於人的文化心理素質之中。每個人的民族文化背景中，都包括生存條件、心理氛圍、社會意識形態這樣三個層次。
歸結起來，一個人的禮儀形象的形成，有這樣的因素：
（一）家族遺傳因素
人的文化素質是通過世代相襲的獲得性遺傳而不斷鞏固下來的。所謂“獲得性遺傳”，可以從兩方麵來理解：
一是從人腦的遺傳素質的角度來理解。馬克思在《摩爾根（古代社會>一書摘要》中有這樣一段話：“我們具有和以往時代在野蠻人和蒙昧人頭蓋骨中發揮功能的、世世代代留傳下來的、同樣的腦髓；我們得到的這種腦髓，充滿了和浸透了在傳遞下來的這些中間時期中使他忙碌的種種思想、願望和激情。這還是由於世世代代的經驗而更發達更加大了的同樣的腦髓。”隨著人類曆史實踐的發展，人腦日益發達，這是不言而喻的。但是，為什麼一些早就消失了的古代習俗，在隔了幾千年之後，又在完全不同的社會經濟、政治背景下重新出現呢？這不能不使人們去探索精神如何通過人腦的物質構造來積澱、遺傳乃至隔代遺傳的問題。
二是從民族文化背景（包括心理氛圍）對每一代人的文化心理素質的塑造角度來理解。每一民族曆史地形成的基本人生態度、情感方式、思維模式、價值觀念等，從每一新世代的孩提時代起就在塑造著這代人的文化心理素質，使之成為一定的文化和心理水平的代表者。人從生下來就注定要繼承傳統的習慣，一有可能就獲得各種觀念，這種獲得觀念的傾向是人類通過成千上萬年的曆史實踐積累了豐富的經驗和提高了智力水平的結果。正是這種獲得性遺傳，才使得民族文化心理素質中凝結和沉澱了依次相繼的各個曆史時代的精神要素，並攜帶著它的一切收獲物，向我們展示出民族心靈曆史發展的全部豐富性和廣袤性。它是古老的，然而又是年青的。
整個民族的文化遺傳如此，一個人的文化素質的承傳也是如此。我們如果仔細觀察，就不難發現：一個家族裏，成員間大都有著某種相似的東西，祖輩與子孫身上有一種骨子裏互相承傳和相沿的精神狀態和氣質，從言談舉止到思維模式，最早在祖輩身上顯露的心情與精神本質，在後來的子孫身上照樣出現，這既是遺傳所致，又是家族環境的影響。家庭是社會的縮影，又是人生活的主要空間，所以遺傳是人的先天因素，而環境是後天因素。
（二）外部環境因素
現代秘書禮儀形象形成的外部環境不外由家庭這個小環境和社會以及時代的大環境組成。
家庭環境一般是指生活、休息和學習、工作、交往的場所，包括親戚、朋友、家庭成員和周圍的環境如何，對人的禮儀形象的形成有著不可忽視的作用。
據美國學者的研究：一個人的外貌是在後天的學習、觀察和訓練中逐步確立和發展起來的，而不是先天固有的。並指出：嬰兒沒有明顯的麵部特征，他們的麵部特征是通過以後的觀察、模仿而逐漸形成的。他們經常看到家裏人或其他人的相貌，從而學會把眉毛調整到適當的位置。嘴的外形也是後天才“學得”的。事實上，嘴的外形，隻有恒牙長全後，才能確定，而許多人則在進入青春期後才定型。由此可見，後天的環境、心理、習慣都與容貌的定型有著密切的關係。
人的絕大部分容貌尚是後天形成的，那麼人的行為舉止、習慣等等就更具可塑性。一個人從新生兒到嬰幼兒再到小學、中學、大學等等，在生理成長的基礎上接受文化教育，使舉止言談、行為習慣以至細微的舉動逐漸定型，而這些無不是模仿他所見到的人的行為舉止和習慣而形成的。那些家庭成員及促使他成長的環境的影響，為他確立自己的最初形象和修養奠定了基礎。
環境創造人、改造人，因為人所處的環境潛移默化地影響和製約著人的行為舉止、禮儀習俗。現代社會的人，其行為習慣不可能超出其生活的社會環境和規範，人生活在什麼樣的環境裏就不可避免地被塑造成適應什麼環境的人的習慣、動作、欣賞水平和愛好。昔“孟母三遷”的故事，清楚地說明了環境對人的影響：“昔孟子少時．父早喪，母倪氏守節。居住之所近於墓，孟子學為喪葬、辟踴痛哭之事。母日：‘此非所以居之也。’乃去，舍市，近於屠，孟子學為買賣宰殺之事。母又日：‘亦非所以居之也。’繼而遷於學宮之傍。每月朔望，官員入文廟，行禮跪拜，揖讓進退，孟子見了，一一習記。孟母日：‘此真可以居子也。’遂居於此。此乃三遷之教，教子以成其大儒也。”
環境對人的影響還有所在單位、工作環境的影響。當一個人踏上工作崗位後，單位的工作環境以及其它各種因素就會對其成長發揮重要的作用。工作單位狀況良好，即人員素質好，有團結、開明、高效的領導班子，工作單位的各項措施得利，硬件和軟件都很好，那麼人就會獲取更好的成才條件和發揮才幹的機會。反之，則會對人的成長形成抑製。
秘書的成長還離不開一定的時代和社會條件。任何人都不能選擇時代，亦不能超越時代條件的限製。在時代條件裏，文化背景和社會經濟背景是十分重要的內容。秘書人員應該正視自身所處的時代和社會環境，積極適應時代、社會發展的需要，選擇適合自己的目標，使自己的禮儀形象和修養更好地適應時代和社會，成為領導活動的重要輔助力量。
在人的禮儀形象的形成過程中，遺傳和環境無疑起著重要的製約和促進作用。但是，依照曆史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，人在這諸多因素麵前並不是無能為力的、消極的承受者，而是能夠通過不斷的自身努力，逐步地認識和改造環境，塑造自我，發揮主觀能動性。
二、現代秘書人員禮儀形象培養和提高的途徑
人的任何一種才能都是先天（遺傳）和後天（環境、培養）兩種因素所構成的。無疑，後者是主要的、決定性的。人的良好的禮儀形象也像人的其他才能一樣，得之於後天的持久的訓練、培養和提高。秘書人員禮儀形象的培養和提高應從以下幾個方麵著手：
（一）對自己有一個正確的認識。每個人都有自己的先天稟賦和生活環境。首先要審視一下自己所具有的禮儀形象是否符合社會、時代以及所從事工作的場所的規範和要求，找出差距，然後有步驟地製訂修正方案，以便適應環境，做好工作。
（二）要細心，要從小事做起。培根說過：“要習得優美的舉止，隻要做到細心就可以。因為舉止優美本身就包括自然和純真。”從小事做起，不忽視一些細微的小節乃至習慣，就需細心。秘書工作是雜事、小事居多，因此秘書人員要細心地做好每一件小事，須知秘書禮儀形象就是從這些細微的小事中體現出來的。造作和不自然以及拋棄小事隻想做大事是秘書人員所應注意和禁忌的。
（三）要有吃苦精神。對於西方人來說，這幾乎是一個紳士的定義：他是一個從未使人遭受痛苦的人。不使別人遭受痛苦，給人以輕鬆、愉快的感覺，自己就應該有吃苦精神：處處為別人著想，肯於吃苦、約束自己，做到細心、自然，尊重他人。
一個人是否細心地培養自己的良好禮儀規範，是否一舉一動都考慮他人的利益，是其對待社會文明規範、對待他人的態度問題。究其根源，還是個人的教養和文明程度的問題，是單純的禮節禮貌訓練所無法達到的。它需要在提高文化修養的同時，注意培養自己的良好禮儀形象，使自己成為完美的人。
人類智慧和美好的禮儀形象集於一身，這是完美的形象，是人類至高無上的追求。尤其是在現代社會，更需要多層次、多能力、能適應多變的社會的高級人才。秘書人員應該融智慧與美好的禮儀形象於一身，成為一個比較全麵的人。思考題
1．現代秘書應加強哪些方麵的內在修養？
2．現代秘書禮儀形象形成的因素是什麼？秘書人員應從哪些方麵培養和提高自己的禮儀形象？