現代秘書人員的知識修養除了要掌握一般的知識以外，還要掌握秘書人員特定職能範圍內的知識體係。
（一）現代秘書人員必須具備多種功能
現代秘書人員的工作由靜變動，工作的內容和範圍也隨之擴大。這就要求秘書人員成為多麵手，不僅能獨當一麵，而且要以一當十。除具備文書寫作、安排會務、處理文件、信息、上傳下達、協調服務、接待信訪等能力外，還應掌握微機和駕駛技術，懂得財會知識。同時應對本企業的人員結構、經營情況、產品、科研成果、開發項目、近期目標、遠景規劃了如指掌，了解工商、銀行、稅務、投資、進出口等方麵的知識。秘書人員經常同外商打交道，要樹立“洋為中用，他為己用”的觀點，要有一定的外語水平；要懂得曆史、地理知識；要了解本地的資源情況、投資環境、名勝古跡、名優特產、交通、旅遊、服務網點的基本情況，還要有很強的應變能力。
（二）現代秘書人員要熟悉經濟知識
秘書工作既有自身的專業知識要求和自身的工作規律的一麵，又有工作的從屬性、服務性、被動性的一麵，因此秘書工作要服務於領導決策機關的要求決定了秘書人員要熟悉領導決策機關所擔負的工作任務及其相關的知識。現代領導決策機關的工作重點是經濟建設，秘書人員也應相應地更新知識。當然，秘書人員學習經濟不可能要求是“專才”，但要求秘書是熟悉多方麵知識的“通才”，因此秘書人員要做到：
1．必須學一點社會統計學原理。秘書在參與領導決策過程中，如能運用統計學科的原理和方法，自覺地掌握和分析大量可靠的數據，就能在質和量的辯證統一中掌握社會經濟現象的本質和規律，就能主動參與領導機關的經濟分析活動，並在這些活動中不致於因“外行”而遊離於實際工作之外。
2．必須學一點經濟政策和法規。我國目前正處於計劃經濟向社會主義市場經濟新體製的轉換過程中，在這一過程中往往又存在經濟政策躍前、經濟立法滯後的矛盾。作為秘書人員，如何在出主意、寫文章、辦事情時，既能為領導當好參謀、用好政策，又能幫助領導把關，做到依法辦事，這就要求秘書本身要及時掌握經濟工作的各項新政策，熟悉和了解經濟工作的現行法律法規。
3．學一點經濟工作的辦事程序。經濟工作有較強的時效性，而在現行的體製條件下，經濟工作的每項具體工作的實施又有許多操作程序。例如：批準一個外資項目，就有談判、簽訂意向書、製定可行性報告、批準立項、製訂章程、簽訂合同、批準正式項目等多個程序，雖然這些工作有專業部門和專業人員操作，但作為秘書人員，熟悉這些辦事程序，對公文處理的準確、及時，對協調工作的有效，以及提高辦事效率、為基層服務方麵，都是很有必要的。
秘書人員麵臨新時期新任務，有一個知識更新的問題，這既需領導為其創造條件，又需秘書人員自身重視，須知在經濟建設、社會發展迅猛的今天，秘書人員的知識更新是永無止境的。
二、智能修養
智能是指人的智力和能力，即人的聰明才智和完成一定活動的本領。秘書人員的智能修養，是指秘書人員的個人智力因素和能力因素所組成的互相聯係、互相製約、互相影響的綜合因素。秘書的智能修養主要包括以下幾個方麵：
（一）秘書的觀察力
觀察是一種特殊形態的知覺，是人們知覺事物的主動形式。知覺是人們對直接作用於感覺器官的客觀事物的整體反映過程。觀察則與思維相聯係，它不是一種單純的知覺過程。隻有有目的、有計劃、有組織的知覺，才是觀察的任務。
秘書的觀察力是秘書智力活動的門戶和源泉，秘書的智力活動就是從這裏開始的。秘書良好的觀察力應具備以下品質：
1．目的性。觀察的目的性要求根據秘書活動的需要，明確觀察的對象、要點、步驟、方式和方法。
2．客觀性。客觀性就是不受各種幹擾因素的影響，從客觀事物本身的實際出發，實事求是，準確反映客觀事物的本來麵目。
3．全麵性。一名稱職的秘書應能站在領導者的高度，以全局的目光，對事物進行全方位、多視角、多層次和相互聯係的觀察，避免片麵和孤立地看問題。
4．敏銳性。敏銳性就是能夠在較短時間內捕捉到事物的特征和本質規律，善於發現一般人所不易發現或容易忽略的東西，為領導提供鮮活、及時的信息。
5．理解性。秘書的觀察活動中，要有思維的積極加入，要對信息進行必要的整理、比較、分析和綜合，觀察才能收到良好的效果。
（二）秘書的記憶力
記憶是人對客觀事物和自身經曆的識記、保持和再現的心理過程。記憶力是指人對過去經驗的識記貯存和再現的能力。
秘書作為領導者的綜合輔助人員，其職責範圍廣，頭緒多，時效性強，需要具有良好的記憶品質。這些品質包括：
1．敏捷性。記憶同樣的內容，有的人需要花很長的時間，有的人則能迅速記住。這就是記憶是否敏捷的問題。秘書活動的時間要求很強，如聽取領導口授指示、交代任務、接答電話等，都需要快速記住感性材料，不允許用長時間進行記憶。
2．準確性。準確性就是客觀、正確地記住感性材料，追求準確無誤，不可模糊含混、似是而非。
3．持久性。秘書活動的特殊性，決定了其對某些材料須做持久的記憶，如基本知識、規章製度、黨和國家的重要方針政策、本單位的重大情況和重要數據等。秘書應根據工作需要，對上述材料較長時間地保持記憶。
（三）秘書的思維力
思維是人腦對客觀事物間接和概括的認識過程。人們對事物間接和概括反映的能力，就是思維力。思維力是秘書智能修養的核心要素，其它諸要素都是為之服務並受其支配的。同時，思維力還是智力活動的方法，沒有思維力，智力的發揮和發展都是不可能實現的。秘書人員必須具備良好的思維力，勤思善謀．發揮參謀和智囊的作用。
（四）秘書的想象力
想象是指人腦對原有的感知形象進行改造加工，並且形成新形象的心理過程。想象力就是這種形成新形象的能力。
秘書人員隻有在獲取大量信息的基礎上參與想象力，才能使智力飛騰起來，翱翔天際，“思接千載，視通萬裏”，從而進行創造性思維和有效的輔助活動。
（五）秘書的注意力
注意是指心理活動對一定客觀事物的指向和集中。注意力就是一個人按照預定目的，在特定時間內，把心理活動指向特定對象的能力。在秘書的智能活動中，注意力起著組織和維持的作用。如果沒有注意力的參加，智力活動乃至一切心理活動就難以順利而有效地發生、發展和形成。一個優秀的秘書必須具備良好的注意力，不斷地在實踐中培養和改善，否則將難以有所作為。
（六）秘書的表達能力
表達能力是指人們運用言語和文字來表達主觀對客觀的感受、看法的能力。秘書要傳遞和反饋信息，要為領導出謀獻策、充當參謀，需要較強的表達能力。表達能力主要有兩種形式：
1．文字表達能力。此即寫作能力，是秘書人員尤其是文字秘書的基本功和“看家本領”。現代秘書的寫作範圍很廣，但主要是要善於撰寫各種體式的公務文書和常用的應用文書。
2．口頭表達能力。此即運用口頭語言表達事物、事理的能力。秘書經常向領導口頭彙報工作、回答問題、提出建議，或代表組織到下級機關口頭傳達領導指示，或隨同領導參加會議、會談，或到基層作調查研究，或協助領導協調關係、對外接待等等，需要使用口頭語言的機會很多。這就要求秘書人員講話時既要言之有物、言之成理、簡練生動，又要條理分明、口齒清楚、普通話使用正確。
（七）秘書的辦事能力
“辦文、辦會、辦事”曆來被稱為秘書的三大任務。秘書每天都要麵對大量的事務工作，如文書事務、會議事務、接待事務以及電話、值班、印信等事務，還有領導交辦的事務等等。秘書人員必須具備較強的辦事能力：首先要熟悉機關、單位各部門的職權範圍，知曉辦事渠道，熟悉辦事程序，了解有關的業務情況；其次需要有較強的應變能力和交際能力。隻有這樣，才能提高工作效率。
（八）秘書的管理能力
管理主要是機關、單位各級領導者的職能。秘書人員作為領導的助手和參謀，具有輔助領導進行管理的職能，必須提高自身的管理能力。秘書的管理能力主要體現在輔助領導計劃、輔助領導組織實施、輔助領導溝通和協調、輔助領導控製等方麵。
（九）秘書的操作能力
秘書的操作能力是當代秘書高效率實現秘書活動所必須具備的能力。隨著新技術革命對社會各個領域的衝擊，秘書僅靠兩隻手、兩條腿、一支筆、一張嘴和“刀耕火種”的工作方式，已難以適應時代的需要。一個稱職的秘書，必須具有對辦公設備、器械和技術（尤其是現代化辦公設備和技術）的熟練操作能力，以適應社會發展，跟上時代步伐，更有效地完成自己的本職工作。
三、道德修養
道德品質是秘書主體修養的最基本、最重要的構成部分。在一個人成功的五大內在因素——德、識、才、學、體當中，德是靈魂，是核心。司馬光在《資治通鑒》中指出：“才者德之資也，德者才之帥也。……是故才德全備謂之聖人，才德兼亡謂之愚人。德勝才謂之君子，才勝德謂之小人。”
道德是指個人處於一定的環境中，在調整自己與他人、自己與社會的關係時的行為規範的總和，它具有某些比較穩定的規範化和傾向性，是社會道德現象在個體上的反映。
秘書人員的特殊地位以及秘書工作的特殊性質，決定了秘書人員必須加強自身的職業道德修養。秘書的職業道德修養規範主要體現在以下幾個方麵：
（一）忠於職守，忠誠可靠。這是秘書人員首要的職業道德規範，要求秘書人員培育敬業精神，做好本職工作，把自己的職業活動同領導需要和社會利益緊密結合在一起。要有對組織、對工作的耿耿忠心，認真負責，做一個可以信賴的人。
（二）埋頭苦幹，默默奉獻。秘書是為領導活動服務的，秘書的勞動成果具有潛隱性，往往需要通過領導工作的實績才能體現出來。秘書工作雖然很辛苦，卻都是輔佐性的、幕後的、默默無聞的，這就更需要秘書具有奉獻精神，具有埋頭苦幹、默默奉獻的高尚品質。
（三）服從領導，貫徹意圖。秘書人員並非不能發揮自己的積極性、創造性，但這種積極性、創造性的發揮必須是在符合國家政策和領導意圖的前提下的，秘書人員必須堅決服從領導，體現領導活動的要求，嚴格按照領導意圖辦事。
（四）實事求是，廉潔奉公。秘書工作過程中處處都有實事求是的問題，調查研究、反映情況、傳達旨意、提供情況和建議等情況時，都要實事求是。同時，秘書人員接觸領導的機會多，與領導關係較為密切，要求秘書人員不要借著某種關係和名義亂拉關係，牟取私利，更不可不經領導授權，私用領導的名義批文件、寫條子、打電話。要真正做到實事求是、廉潔奉公。