對大多數要事纏身的忙人而言，答錄機的發明可真算是個福音；對一些中小企業而言，它也另外提供了一隻耳朵，可以在公司人手有限的情況下處理來電；對大企業而言，它可以篩選、過濾來電，並建議對方向哪個部門或哪條主線打電話；另外，對所有企業而言，它也可以提供24小時全天無休服務，成為該企業與外界運作永不休止的聯絡點。不管何時何地，它都可以使公司與外界的聯係不致中斷。
不過答錄機的缺點也是有目共睹的。一般而言，它隻能回複一兩種訊息，對方也大多懶得和機器對話，而公司企業也要因此耗費長途電話和國際電話開支，裝上答錄機後，電話費的增加是必然的。另一方麵，是答錄機被當作掩護工具來使用。既然給你打電話，自然理應得到應答，當然，如果你想知道來電者是誰，可以在一旁靜聽，過十來分鍾後再回電話，但這多少給人故弄玄虛的感覺，所以，答錄機作為留言工具仍是其基本用途。
錄音製作
留言的常規內容有：電話機主的單位或姓名、問候語、致歉語、道別語、留言的原因、對發話人的請求等等，要特別注意以下幾點：
私人住宅所用的錄音電話，不宜由年輕姑娘進行錄音，而且不宜由音色太差者錄音；
別把答錄機開場白錄得太囉嗦，那會使人不耐煩；
不要用怪異的高分貝音樂把來電音嚇跑，語氣要平和、熱情，不必太過拘泥；
錄音內容要簡潔明了；
在開場白完畢和嘩聲之間，不要有雜音。
來電留言
找的人不在，有時就不得不留言，留言時應注意以下幾點：
確定是否撥對了電話號碼；
確認沒有背景雜音；
留下你的姓名、聯係方式、去電日期及時間，最好的情況是，按答錄機主人在開場白中要求的去做，並盡快涉及重點；
說話要清晰，不要含糊，也不能太快；
如該人的答錄機有多種功能，在留言中應說明所能用到的功能；
結尾別忘了高興地說聲“再見”；
要按裝置的退出指令行事，不可掛下聽筒了事。
給留言人的忠告
講話清楚，不要含糊，尤其是講到複雜的姓名和地址時，請把速度放慢，而且最好把留下的電話號碼重複一遍，這樣對方就不會搞錯。
留言結束時要高興地說“再見”，如果你講完就直接把電話放下，什麼話也沒說，對方會以為話是被切斷的。
結尾可說些祝福的話，例如“××，祝你萬事如意，一切順利。”
給使用者的忠告
把答錄機放在高處小孩拿不到的地方。
因為現代人往往過度倚賴這些機器，如果我們不警醒點，可能就發生開場白被洗掉、錄音帶跑到底、留言變成一片空白等問題，所以不要怪別人為什麼從不回你電，對方也許已回電，但由於你的失誤，而失去了聽回電的機會。