第一節 信息係統規劃概述
任何事物都有產生、發展至消亡的變化過程，人們也習慣於將事物變化的這種客觀過程劃分為若幹階段，問題由產生到解決再轉化為新的問題，可以看作是一個發展周期（也稱事物的生命周期）。與此相應便有美國人提出一種稱為PDS的三段式：P是計劃（PLAN），D是實施（DO），S是評價（SEE）。無論是完成複雜的工程項目，還是完成一項比較複雜的工作，人們首先要製定計劃，然後再去實施，經過實施後加以評估，再做出新的調整（或二次開發）計劃，轉入又一輪的PDS循環。這種基本原理廣泛地滲透到人們對係統工程、軟件工程、MIS工程（管理信息係統工程）的研究中去，這裏讓我們首先對係統工程概念以及係統工程對係統規劃的研究做一個簡要介紹。
一、係統工程對係統規劃的研究
係統工程是20世紀中期才開始興起的一門邊緣應用科學。因此，專家們對於係統工程的具體定義仍然是說法不一，下麵是我國係統工程研究的奠基人錢學森教授在1978年提出的定義：“係統工程是組織管理係統的規劃、研究、設計、製造、試驗和使用的科學方法，是一種對所有係統都具有普遍意義的科學方法。”如果需要更多地了解係統工程的理論，可以查看有關的專著，我們在這裏隻是結合飯店管理信息係統的建設和管理，對係統工程的定義做幾點非常簡單的討論。
（一）係統工程生命周期
可以明顯看出，在上述定義中滲透著對事物發展處理的階段性和相應的生命周期概念，即組織管理任何一種係統時，都可以將它劃分為規劃、研究、設計、製造、試驗、使用等不同階段，這些階段便組成了這種組織管理工作的生命周期：規劃研究設計製造試驗使用。
（二）係統工程範疇
係統工程理論在係統科學範疇內屬於工程技術，目前它已被廣泛應用於社會生活的各個方麵。例如近年來在國內人們比較熟知的有：
軍事係統工程，研究軍事行動組織和指揮。
農業係統工程，研究農業生產組織和管理。
信息係統工程，研究有關信息的編碼、傳輸、存儲、檢索、顯示係統建設的組織和管理。
環境係統工程，研究保護環境質量、控製環境汙染工作的組織和管理。
航天係統工程，研究有關航天工程的研製開發的組織管理。
人口係統工程，研究計劃生育、控製人口數量、提高人口素質工作的組織和管理。
以上各類係統工程的方法都可以分步驟加以說明，但是這些步驟的劃分並非是絕對一致的，可以根據不同的係統對象有所不同，例如有時把一個步驟分成幾步，有時則相反將幾步合並成一步。再例如，同樣是信息係統工程，計算機工程公司自己研製一個信息係統和根據用戶要求研製一個信息係統，二者在係統工程描述上就必然存在著明顯的不同。
（三）係統工程的係統規劃
並非是係統工程的步驟劃分得越細越多越有益處，相反，有可能簡化時就應當簡化。不過，無論你如何簡化，係統工程的第一步總是要從係統規劃開始，也就是說，係統規劃是必不可少的起步工作，對於它的重要性決不可以有所輕視。隻有進行好的規劃，並加上好的開發，才能得到一個優秀的係統。
我們可以將係統規劃再詳細劃分成若幹階段，在係統工程研究中對係統規劃的一種詳細描述，它大致分為六個階段：提出問題，初步調查和總體研究，確定目標，綜合分析提出方案，選擇最優方案，製定實施計劃。
在這種描述中顯然突出了兩個環節：選用適當模型來確定係統目標和結構；選用適當標準在多個方案中選優，通過多輪的循環選擇和分析，最終能獲取符合要求的最優方案。
二、軟件工程對項目規劃的研究
在建立一個飯店管理信息係統時，核心任務是開發符合管理要求的軟件係統，所以我們在係統規劃的討論中，不僅要以係統工程的研究成果為基礎，而且要吸收軟件工程（即軟件係統工程）的研究成果，根據軟件的特殊性和規範，利用工程的方法，開發軟件係統。
進入20世紀60年代後，計算機編程工具取得了明顯的發展，促進了計算機在多種領域的應用，不再隻是限於科學計算工作。但是，手工作坊式的軟件開發方法使得軟件的質量、成本和開發速度都無法滿足社會的需要，至60年代末期開始出現了軟件危機的種種跡象。與此同時，人們逐漸認識到，如果軟件開發隻是作為發揮個人編程能力的智力活動是不行的，必須將個人開發的手工方式轉變成麵向市場的工程化開發方式。在1968年的一次國際會議上，人們首次提出了“軟件工程”這個名詞，70年代中期又提出了軟件生命期的概念，進入80年代後便提出了一係列軟件開發的工程化方法。進入90年代，基於軟件工程的項目規劃和管理已普遍使用，規劃成為軟件工程中的重要內容。
在軟件工程中，人們對軟件生命周期的描述和前麵介紹的係統工程的描述很相似，一共經曆了六個階段：規劃分析設計編碼測試運行維護。
我們也可以采用下麵軟件生命周期的三階段過程描述。
（一）軟件定義階段
這一階段主要解決所要開發的軟件能做些什麼，它至少要包括軟件項目規劃和需求分析兩個步驟。
在項目規劃中，人們要確定軟件開發的總目標，給出所開發軟件的功能、技術性能（例如處理能力、輸入/輸出能力和響應時間）、可靠性、可擴充性、保密性、可維護性以及環境適應性等方麵的設想，由軟件開發人員和用戶合作進行可行性分析，並對可利用資源、開發成本、開發效益和開發進度進行設計，製訂實施計劃並提供審批。
在需求分析中，人們要對軟件的需求進行詳細精確的定義，分析數據流，寫出功能說明書及用戶手冊初稿。
（二）軟件開發階段
這一階段主要解決要開發的軟件將怎樣工作。本階段要考慮軟件的總體結構、數據結構和程序結構，以及如何用編程工具來實現的問題。一般這個階段包括軟件設計、程序編製和軟件測試。
（三）軟件維護階段
這一階段主要解決軟件的使用。本階段涉及到對軟件使用中的故障排除，對開發中遺留的錯誤及時確認和修改，也涉及到為了更好適應環境和發揮軟件功能進行新的擴充或修改。
其最終任務是確認係統的更新。
軟件的定義、開發、維護是一個基本順序過程，但是實踐中在前後兩個階段之間總是存在著必要的反複調整。例如，當我們在軟件規劃中確定軟件功能、技術性能以及可靠性、可擴充性時，必然涉及到對於係統結構、基本數據結構、程序結構的設想。反之，當我們在軟件設計中完成了各種結構的設計，才有可能最終確定係統的保密性、可靠性、可擴充性的水平。
如上所述，我們正在討論的係統規劃（項目規劃），在軟件工程中是被當作其在第一階段（軟件定義）中的首要任務。因為有了規劃，才能確定係統的總目標，有了總目標，才能開展係統的需求分析，並進入開發的下一階段工作。
三、管理信息係統工程對係統規劃的研究
建立一個飯店管理信息係統，涉及到飯店經營中的多個環節和多個部門，同時這個信息係統又是整個飯店經營體係（即飯店經營係統）中的一個中樞部分，涉及到計算機軟件、計算機硬件和經營管理組織。對於這樣複雜的任務，我們不能隻限於前麵對係統工程和軟件工程的簡單討論，需要確定具體的管理信息係統工程方法。
係統規劃係統分析係統設計係統實現係統維護
我們所要討論的係統規劃包括：初步調查、係統功能定義、可行性分析、製定實施計劃。
討論至此我們已經可以看出，無論是係統工程、軟件工程還是管理信息係統工程，作為它們的第一步工作都是係統規劃，隻是對係統規劃（在軟件工程中稱為項目規劃）的具體定義相互略有些不同。簡單地講，係統工程的描述比較概括（並強調優化），軟件工程討論的對象在規模和工程難度上又相對較小，管理信息係統工程恰在二者之間，對象的規模比較大而描述也比較細一些。
需要特別指出的是在管理信息係統工程中，對於係統的調查工作、功能定義工作都需要進行兩輪循環。首先在規劃階段，人們要進行係統的初步調查和確定係統總體功能定義、總體結構及總體配置；而後在開發階段，人們還要再次進行細致的工作，即再次完成係統詳細調查、詳細功能定義、詳細結構和具體配置。關於開發階段的工作我們將在下一章討論，下麵先具體討論係統規劃中的初步調查。
第二節 係統初步調查
初步調查的任務是調查飯店經營的總貌以及對信息的總需求，特別調查飯店的組織結構，業務數據處理的關鍵點以及飯店領導的設想和支持程度。這種調查的直接目的就是為了完成係統規劃中的後三步工作：係統功能定義、可行性分析和製定實施計劃。
一、初步調查的工作內容
初步調查是概要性的、總體性的，不是詳細的，隻是調查一個概貌；調查是由主觀認識約定的、有限範圍的，有很強的目的性，就是要構造一個新的管理信息係統的概貌。
初步調查可能有兩種不同的背景（起因）。一是需要研製和使用一個新的飯店管理信息係統。這其中又包括不同情況：
①飯店要自行設計開發新係統。
②飯店要挑選一個計算機工程公司聯合進行新係統研製。
③飯店要挑選一個計算機工程公司特別定做一個專用的飯店管理信息係統。
二是需要從已有的各種飯店管理信息係統通用型商品中選購一個係統。
初步調查可能有兩種不同的基礎：
(1)當前飯店經營中已存在管理信息係統（MIS)。
(2)當前飯店經營中並不存在管理信息係統。
這其中又包括：
①飯店經營中仍然采用手工方式進行信息處理。
②飯店經營中隻是在個別工作崗位上采用了單台計算機進行信息處理。
初步調查的最終目標還是為了要在飯店中建立一個新的管理信息係統，因此要做好這種係統調查，就很有必要在調查之前，對飯店經營的管理係統以及經營活動中的信息係統有些基本的認識和理解。
簡單而言，初步調查包括需求調查和概貌調查。需求調查是初步調查的核心任務，它直接關係到如何確定管理信息係統的目標。係統是否具有一個合理的目標，最終決定著係統建設能否成功。概貌調查是一種總體性調查，可以分為如下三個步驟：調查並編製組織結構圖，了解部門分工；調查部門之間的業務關係，了解它們的相互協作；調查並大致摸清部門之間的信息界麵。
一般在飯店中都是總經理垂直領導的多層隸屬關係，各個部門都必須有其各自明確的組織結構、崗位職責以及相關的操作規程（或工作規程）。對於飯店的部門編製、崗位職責、工作規程，在一些飯店裏，尤其是在那些由飯店管理公司管理的飯店，我們可以很容易地找到比較完整的資料，例如已經整理成冊的飯店管理與服務規程。此時的概貌調查就比較方便，很快就可以進入對各部門之間協作關係的分析，即把握飯店經營活動總體中各個部分之間的有機聯係。可是在相當多的飯店中，相關的資料並不成冊，甚至找不到多少可以明確說明飯店各項業務的資料說明。此時，我們必須一步步地進行調查，首先要設法勾畫出飯店的組織結構圖，因為這種結構體現了飯店經營信息流動的大環境（背景），進而我們還要大致了解各部門的工作任務和操作要求，最終我們要了解各部門之間的業務聯係。因為進行飯店管理概貌調查的直接目的是要調查飯店的信息係統，所以在分析各部門協作關係之後，需要盡可能地摸清各部門之間的信息往來，以便進入對飯店信息係統的整體調查。
二、初步調查的工作經驗
（一）充分認識用戶要求的缺陷
有經驗的係統規劃人員或係統設計人員都知道，當他們在飯店中對新MIS的未來使用者，如飯店總經理、部門經理及員工，進行MIS需求調查時，在這些使用者所提出的要求與將來對MIS的係統功能定義之間，不可避免地存在著相當大的差異，用戶要求帶有明顯的缺陷。
產生這種差異的原因大致有以下五點：
（1）使用者大多隻能提出片麵的局部的要求。一些人在經營管理中隻對局部工作有所了解，他們對MIS提出的局部要求有著明顯的局限性。作為飯店總經理，或許他參與調查工作的時間和精力很有限，或許他對飯店經營了解仍不夠深入，對各部門之間的細致關係所知也並不夠多，往往他們也提不出既全麵又比較準確的要求。
（2）使用者大多對計算機係統和MIS缺少了解，往往在提出對信息係統的要求時很難科學地或比較準確地表達出來。
（3）一些使用者對係統的概念模糊，甚至可能對管理係統、信息係統有錯誤理解，所提要求也可能很不合理，例如有些用戶對MIS“靈活性”提出近似無理的要求。
（4）常有一些使用者在主觀上對調查工作不重視。 一些人以為參與或接受調查是本職工作之外的額外負擔，在調查中隻限於簡單解答調查者的提問，並不認為自己在參與一項投資的研製工作，所提要求很可能質量不高，甚至沒有經過認真思考就隨意提出來了。
（5）很多使用者在客觀上投入到調查工作中的精力很有限，因為他們的本崗位工作壓力比較大，這也影響他們在需求調查中不能提出係統性和科學性更強的要求。
（二）充分認識調查的複雜性
由於用戶要求的先天性缺陷，由於用戶要求和係統定義之間的明顯差異，我們不可能設想：隻是將使用者的各項要求簡單彙總，就可以幫助我們完成係統的總體規劃。在實踐中，往往使用者的諸多要求都不能構成一個有機整體，相互之間存在著許多重複、矛盾（不一致或對立）和疏漏。
為了完成係統規劃，我們至少在調查中要認真確認以下幾個方麵：
1．信息要求和非信息要求
在初步調查中，未來的飯店管理信息係統的使用者常常是不區分信息要求和非信息要求，例如他們把對管理組織、人員、設備的要求和對信息的要求混在一起提出來，其中有許多要求可以被認為和信息處理沒有明顯關係，在調查中必須注意將這些要求去掉。
2．可量化要求和模糊要求
用戶的要求也不都是可以數量化的，但是在管理信息係統中計算機處理的信息一般都隻限於已經量化的信息。盡管人們也在研究將模糊數學應用於管理決策過程，不過就目前飯店的信息管理中尚不能找到這樣的實例，因此我們必須區分使用者所提要求中哪些要求是可以量化的，將它們考慮作為管理信息係統處理的對象。對於那些非量化要求，也要注意它們很可能和管理信息係統的使用相關，往往涉及一些配合MIS應用所需的對員工管理工作規程的特別要求。
3．功能要求和技術性能要求
即使用戶所提的要求確實屬於對管理信息係統的要求，我們對這些要求仍可以區分它是功能要求還是技術性能要求。根據實踐經驗可知，功能要求更加重要，直接涉及如何確定係統的目標和功能定義、結構定義，而技術性能要求則更多地影響到MIS將采用何種計算機硬件係統以及何種軟件工具，這些要求涉及管理信息係統的信息處理能力、輸入／輸出能力、響應時間、可靠性、可擴充性、保密性、可維護性、環境適應性等等各個方麵。
4．係統輸入要求和係統輸出要求
按照一般的講法，信息係統主要涉及信息的收集、存儲、加工、傳遞和顯示，但是從另一個角度也可以講，信息係統主要涉及係統的信息輸入、內部信息結構及處理算法、係統的信息輸出。其中在初步調查時，人們首先要摸清係統的輸入要求和係統的輸出要求。此二者既反映了用戶對係統的功能要求，又涉及對係統人機對話的具體要求，從使用者角度自然要受到人們的格外重視。從設計者角度，它們同樣是格外重要的，以數據庫設計為例，它們直接和數據庫外模式設計相關。在實踐中一些調查人還特別願意從調查係統的輸入和輸出入手，感覺這種做法就比較容易把握信息係統的脈絡，尤其是調查經驗不多的調查人更容易產生這種想法。
5．對信息處理的順序、頻率和周期的要求
如前所述，我們可以認為信息處理主要涉及五個方麵，即信息的收集、存儲、加工、傳遞和顯示。在這五個方麵，不同信息處理在相互間總是存在著一定的處理順序、一定的處理頻率和一定的處理周期。
（1）信息處理順序是多種多樣的。
並行處理：兩項信息處理可以分別進行，相互之間不必約定先後的順序。它們可以同時，也可以不同時。
順序處理：兩項信息處理存在著先後次序，必須先進行某一項信息處理之後，才可以進行另一項處理，否則將產生錯誤或混亂。
這種順序處理又可以區分不同的情況,例如：
連續處理：即在兩項信息處理中先進行一項，接著再進行另一項。
前饋處理：即把早已完成的某項信息處理結果拿來參與和控製當前的信息處理。 彙總處理，即在幾項信息處理之後，再進行某一項綜合性信息處理。
反複處理：它是指在一定條件下，一項信息處理中可能將返回到先前已經做過的另一項信息處理中繼續工作。
對於經過一項信息處理後無條件地返回到已經做過的另一項信息處理，則應該視其為順序處理（連續處理），而不必視為反複處理。這裏提到的反複處理是指在特定條件下才發生的，條件不滿足時並不發生。需要明確一點：有時這種反複處理也可能是多次的，即多次反複。
分支處理：它是指在不同條件下，一項信息處理將轉向不同的其他信息處理過程。
（2）在企業管理中的信息處理頻率大致可以分為兩種。
固定頻率，例如會計係統中常見的會計期末處理（大多一月一次）。
不固定頻率，例如信息係統中的容錯處理或是對偶然發生的故障進行處理。顯然一些不固定頻率的信息處理在調查中容易被忽視，因此更要特別注意。
（3）信息處理周期應當是明確的。
任何事物都有其時間和空間要素，信息處理也是如此，周期就體現出信息處理的時空特征，在飯店經營中信息處理的周期大多是年、季、月、日。
如前所述，對於諸項信息處理，我們不能回避對它們的順序、頻率、周期進行調查和邏輯分析，由於這三者又會交叉聯係在一起，因此這種調查分析和確認工作難度就比較大。以後在MIS的設計中人們還要進一步細化這種分析，在那裏同樣需要設計人員頗費苦心。
總之，上麵討論的五個方麵都需要我們在需求調查中認真對待，在某一個飯店的調查中，任何一個方麵都有可能是很難確認的。更為複雜的是，在這五個方麵相互之間仍會有著許多的交叉，這使得我們的調查工作更加複雜。
做好調查需要調查人具有一定的知識、經驗和能力，要成為一個出色的調查人員並不容易，首先需要理解一些基本原則。
三、明確調查的基本原則
（一）必須首先虛心謹慎地對待客觀存在的環境和對象
盡管未來的MIS的確是我們人為約定的係統，但是它所處環境和所要服務的對象都是客觀的，我們必須認真了解和研究客觀事物，認真調查第一手材料；盡管在初步調查中用戶所提要求有著很難避免的缺陷，但是用戶對係統有著長時間的感受，也是將來對新係統的評價權威，我們必須認真向使用者進行調查，這些都是做好需求調查的首要原則。調查人特別要注意避免主觀上造成調查的片麵性，決不可以輕視用戶的要求或是以自己的主觀設想代替對用戶的了解。
（二）明確認識到用戶的客觀要求不能等同於科學的係統定義
這是需求調查工作原則的另一方麵，與前一方麵是相反相成（對立統一）的。我們對於調查工作的複雜性必須有充分認識，隻是虛心並不能搞好調查，還需要努力發揮我們的經驗和主觀能動性。
（三）注意從兩個方麵把握初步調查的進度
一方麵，調查是為了進行係統定義（功能定義、結構定義），係統定義又要考慮係統的可行性研究（例如係統的關鍵技術指標、係統的投資額度）。因此，在調查中我們就有必要對後麵的工作（係統定義、可行性研究）有所考慮（預計），特別是對若幹關鍵問題須有一定的預測分析，不能隻是在大量調查後才開始有關的分析工作。利用對新係統的某些預測估計來指導當前的調查，這樣做會提高調查的效率和質量，也有助於把握調查的範圍及重點，從而更好地把握調查的進度。
另一方麵，調查總是一個承前啟後的過程，隻要不能進行後麵的工作（係統定義），我們就不能結束調查，可以反複地進行調查。應該注意的是要避免由於調查質量不高，在大量進行了後麵的工作之後再次返工重新調查。這類似於作戰指揮，調查類似於戰前準備要做得足夠充分（要慢），而作戰進攻要猛（要快），即調查之後的工作要抓緊進度。我們在調查過程中須把握一個原則：質量比進度更重要。
在初步調查中，需求調查是核心任務，但是大量的工作是概貌調查，它包括對飯店目前的整個經營管理體係的概貌調查、對飯店經營管理活動中信息處理的概貌調查，如果飯店目前已經擁有一個MIS，在概貌調查中還要對這個將要被棄用的係統進行調查。
四、調查方法
（一）可以采用多種調查方式
1．直接調查方式
向飯店各個部門的員工進行麵對麵的調查，可以是口頭的調查，也可以是書麵的調查。
一般要事先擬好調查提綱，列出需要調查的項目或問題。
2．間接調查方式
收集飯店各個部門在經營中的管理規程以及報表、單據，對它們進行理解、歸納、分析。
3．類比調查方式
以一個已有的飯店體係或已有的飯店信息係統（或飯店管理信息係統）為參照，對應著向飯店各個部門進行調查，主要了解調查對象和參照係統有什麼差異，通過明確這些差異來完成新係統的構想。
有經驗的調查人員，一方麵對參照係統比較熟悉，甚至頭腦中已有多個參照係統，另一方麵，他們能夠將不同的調查方式很好地綜合使用，因此他們的工作水平就可以更高一些。
（二）注意調查要點
無論我們使用何種調查方式，都需要講究調查方法。在調查工作中人們可以總結出各種行之有效的方法，不同的人會偏愛不同的方法，但是人們都很重視兩個關鍵性的工作要點：
1．有準備的提問是調查工作的核心
無論是口頭調查還是書麵調查，能否在調查之前充分準備好所提的問題，這一點特別重要。如果提出的問題不得要領，很難摸清實情和事物的內在規律；如果提出的各個問題相互關係本來就不清楚，那麼調查結果也必然是混亂的。
被調查的飯店情況不一，被調查的員工水平不一，因此，多麼有經驗的調查人員也需要認真準備調查提綱。但是，一般富有調查經驗的人，經過認真準備之後能夠明確：應該問哪些問題，先問什麼問題，再問什麼問題，對哪幾個關鍵問題需要盡量得到確切的回答。缺少經驗的人當然需要更加用心來準備他的調查提綱。
無論何人對調查提問做精心準備都是值得的，反之，任何一個準備不充分的調查人既不會有好的工作效率，也不會有好的工作質量。
2．每次調查後的及時總結是必不可少的
盡管做過比較充分的準備，但是調查的進程往往都是不可預計的。有經驗的調查人或許能在現場靈活地調整提問的計劃，但是更重要的是要把握時機而適時停止這一次提問，經過分析，整理出新的調查問題，再次進行調查。
有經驗的人善於及時總結，既能把握原來的初衷（例如類比調查中原有的參照模式），又能調整原有的提綱來進行新的調查。缺少經驗的人更要努力去通過及時總結這一關，要煞費苦心盡全力來分析整理，由於他們不善於經過總結來理清情況，往往會轉而寄希望於再次找被調查人問一問或許能有所明確，結果又常常是缺少充分準備而問得愈多，感覺就愈加混亂，調查進度就越來越慢。
無論何人，如果沒有做好前一次調查提問的及時總結，就不能開始下一次調查。
五、調查經驗
20世紀60年代從美國傳來這樣一種說法：在100人中間可以培養出10位編製計算機軟件的程序員，但是不一定可以培養出一位開發軟件的係統分析員。在研製飯店管理信息係統的工作中，進行初步調查工作的負責人應該是這種係統分析員，其任務還包括完成係統的總體設計（係統定義），並指導各位計算機工程人員完成具體的係統開發建設。顯然，他必須具有相應的決策、組織和設計能力，不是隨便一個人就可以勝任這項工作。
能力總是來自知識和經驗的結晶，下麵稍稍討論一下初步調查的工作經驗。
（一）提高調查工作效率
有經驗的調查人一般都要將三種調查方式結合起來，例如以類比調查作為基礎，先進行間接調查，再進行直接調查，其用意在於盡量少占用各部門管理人員的時間，盡量得到調查工作的較高效率。
一方麵如前所述，調查要足夠充分（要慢），不能急於求成，調查質量重於進度；另一方麵，調查最忌諱“拖”，必須盡量地避免調查階段時間過長。這是因為：
（1）被調查人都有自己的職責，一些人的本崗位工作壓力比較大，他們不可能有很多的時間和精力參加初步調查工作。
（2）初步調查時間過長，被調查人容易反感，一旦他們對調查人產生看法，例如認為調查人沒有經驗，或是認為調查人對飯店經營十分外行，他們參加調查工作的熱情便會大大降低，此時就很難保證調查的進度和質量。
（二）把握一般的調查過程
一般在研製管理信息係統時進行初步調查的過程大致如下：
1．分部門調查
摸清部門分工以及它們之間的信息界麵，再回到各部門了解各自處理的信息對象。 2．確認最重要的信息
包括：基礎信息內容、各部門對它們的需求（輸出要求）、它們的來源及演變（即輸入要求和加工過程）、計算機處理的條件（例如它們在各部門活動中的統一規範化程度）。總之要抓住重點信息完成細致的確認工作。
3．總結出用戶對新MIS的要求與願望
無論調查人水平如何，至少都需要經過上述過程，對每一項工作都不可有所缺欠，而且在每一項工作後都要有相應的文字成果。一些調查者對飯店MIS比較熟悉，初步調查的工作經驗也比較多，但是仍然不可以“偷工減料”。對事物的普遍性規律了解比較多的人，在進行具體對象調查時可能有兩種態度：一種態度是更加注意和更加有效地確認對象的特殊性，另一種態度是不自覺地忽視了對象的特殊性，在某種程度或某些方麵以普遍性代替了特殊性。如果在調查工作中持後一種態度，其初步調查結果便會帶有一些缺陷，這些基礎性的缺陷被帶入到以後的開發工作中，最終可能對係統建設要造成讓人不能回避的嚴重問題。
第三節 係統功能定義
在初步調查取得一定結果之後，人們要著手進行係統功能定義，針對調查中得到的種種需求，完成係統總體功能的概要設計。很多時候人們談到“設計”都是在指對一個既定的對象進行構想，在這裏我們要完成其概要設計的MIS實際上還沒有定型，係統的邊界將要在我們的概要設計中來確定，因此使用“定義”來說明這種設計就更加貼切。
係統功能定義的基礎是初步調查中由用戶那裏得到的種種功能需求，在前麵的一章已經詳細討論過，但是係統的功能定義並不等於這些需求的簡單組合。用戶對新的MIS提出功能要求時，他們並沒有充分考慮各項需求自身的科學性，也沒有考慮整個係統的組成，而我們在進行係統功能定義時，必須考慮定義的科學性。在初步調查中我們就在不斷地歸納整理用戶的各種需求，現在需要理清各種用戶需求之間的聯係，並逐步將它們組合成一個有機整體。