(八)總經理查詢功能需求
總經理是飯店經營管理的核心人員，是管理決策的主要決策人，為了更好地對飯店經營進行管理，總經理必須對飯店經營狀況進行隨時隨地的查詢，了解飯店的經營情況。因此，總經理查詢必須有以下的功能需求：
(1)查詢各種預訂、接待信息。
(2)查詢各種營業情況和財務信息。
(3)查詢各種商品的庫存情況。
(4)查詢各種操作員工作情況。
(5)查詢飯店的客房、餐廳、康樂、會議室使用情況和各種社會信息。
(6)查詢飯店人事、工資信息。
(7)查詢飯店客源市場。
(8)查詢飯店經營完成情況以及與去年的同期比較。
(九)公關銷售功能需求
公關銷售是飯店經營的核心部門，每年的經營計劃和銷售操作都有公關銷售部門去完成。因此，公關銷售最基本的功能需求應包括：
(1)房間預訂、會議室預訂和餐飲預訂。
(2)住客檔案管理。
(3)客人黑名單管理。
(4)貴賓卡管理。
(5)客源市場分析和預測。
(6)銷售人員、銷售部門業績統計。
(7)客人信息、社會信息、客房使用情況、可用房類等信息查詢。
(十)維護係統功能需求
任何一個信息係統都必須有維護子係統，用於對信息係統的環境和具體功能進行適應性的維護和設置。因此，維護係統基本應包括以下功能：
(1)係統初始化：初始化整個係統，用於係統安裝時使用。
(2)使用情況：查閱操作員錯誤關機，監視係統的運行情況。
(3)係統代碼：維護各種代碼，如國家代碼、地區代碼、住店理由、優惠原因、換房理由、費用代碼、付款方式、計費參數等。
(4)客房配置：增、刪、改房間信息、房價信息、房類信息等。
(5)職員維護：定義、修改、顯示、刪除操作員的各種信息。
(6)參數設置：用於配置管理係統的參數。
(7)數據備份：服務器到服務器數據備份，服務器到硬盤數據備份，稽核數據備份。
(8)係統維護：當係統出故障時，用於修複整個係統，以維護其完整性和一致性。
第二節 飯店計算機後台係統的功能需求
飯店的後台係統以賬務處理（總賬、應收賬、應付賬、銀行現金日記賬）為中心，附以采購、庫存、商場、固定資產、人事工資等處理模塊。
在計算機化管理的後台管理中，應該隻需要將會計憑證輸入計算機並審核過賬後，就可以隨時取得賬務處理結果資料和報表，中間過程全部由計算機自動完成，從根本上改變了財務工作的枯燥、煩瑣的狀況，大大減輕了財務人員的勞動強度，並使他們的工作重點從大量的核算轉到對賬務的審計。
後台係統在總體的功能需求上要符合以下幾點：
(1)必須按照財政部的最新會計準則和新會計製度進行設計，財務處理必須規範。
(2)必須針對飯店業的實際，增加商場管理模塊，采用多幣製記賬，各種報表符合飯店業的要求和規範。
(3)保密性、安全性、可靠性程度要高。財務是飯店的機密中心，各級人員應該有自己的權限和密碼，同時係統的容錯性、從故障中恢複的考慮要充分，以保證經營數據的安全。
(4)界麵友好，簡單易學。
一、賬務處理功能需求
1．建賬
(1)科目管理：建立、修改、刪除、查詢總賬科目代碼、科目名稱、科目屬性、科目級別。
(2)輸入、修改往來賬的單位代碼及名稱。
(3)輸入、修改各科目期初餘額、往來賬各單位的賬麵金額。
2．期初處理
(1)年初始化：結轉上年期末餘額為本年期初餘額。
(2)月初始化：結轉上月期末餘額為本月期初餘額。
3．會計憑證錄入
(1)根據記賬憑證內容，輸入憑證日期、類別、摘要、借貸方科目代碼及金額。
(2)憑證按類編號：根據憑證的類別（現收、現付、轉賬、應收、應付）自動檢查科目代碼的合理性。
(3)自動檢查憑證的平衡關係，不平衡不能記賬。
(4)自動記錄輸入人員代碼。
4．憑證其他管理
(1)憑證未作結算過賬，可以進行修改（刪除），當憑證過賬後，隻能用紅字衝消，即留有痕跡的更正。
(2)憑證刪除後，此憑證號由係統保存，下次憑證錄入時可以重用，防止憑證缺號。
(3)不論是否過賬，憑證均可瀏覽、打印。
(4)提供憑證彙總功能，可顯示、打印憑證彙總表，並可按科目分級操作。
5．憑證預結算
(1)未過賬憑證可不過賬而做預結算產生餘額，供校核查詢。
(2)餘額可分科目級查詢。
6．憑證審核過賬
憑證內容經審核，確認無誤後登記過賬，產生餘額。
7．輸入明細分類賬
對於應收、應付及各種日記賬可直接錄入。
8．查詢功能
(1)兩年內所有機內憑證均能查詢。
(2)任一明細科目的賬目、發生額及餘額。
(3)總賬的賬目、發生額及餘額。
(4)現金日記賬、現金庫存數的隨時查詢。
(5)銀行日記賬及發生額、餘額。
(6)按報表代碼，查詢各月的資產負債表、損益表、財務狀況變動表、各費用表。
9．報表處理功能
(1)報表格式、內容可由用戶自行定義。為方便用戶，可預先定義好財政部規定格式的各類規範報表，如資產負債表、損益表、利潤表、財務狀況變動表等。
(2)根據報表定義，自動或手工從賬上轉入數據，填入相應的報表項供查詢打印。
(3)根據需要，用戶可隨時增加新的報表，要靈活方便。可在各科目之間、報表項目之間任意加減運算，可乘除某一常數實現百分比分攤、各種比率運算。
10．各種報表、賬簿輸出
(1)可隨時打印各已定義的報表，可連續打印。
(2)可隨時分段打印機內所有憑證。
(3)可隨時打印兩年內賬簿，時間區間不限，可分三欄或多欄兩種格式。
(4)可隨時打印各級科目餘額表、月科目彙總表。
11．係統維護
(1)可隨時增、刪、改各級操作員口令及權限。
(2)隨時可進行係統備份、係統恢複。
二、固定資產管理功能需求
1．固定資產卡片維護
增、刪、改固定資產卡片。卡片應包括固定資產用途類別（營業與非營業用、租出及其他）；使用類別（使用、未使用）和所屬類別、編號、名稱、規格、用途、原值、使用年限、使用部門等。
2．選擇計提折舊的方法
根據上級主管部門的批準，可選用年限平均折舊法、分類法、工作時間法、產量法、餘額遞減法、年限總和折舊法等，折舊方法一旦選定後，自動產生折舊率，每月自動彙總折舊表。
3．編製固定資產憑證
編製固定資產增加、減少、報廢、調出和內部調撥憑證，並可查看修改、刪除未登記過賬的憑證。
4．月底自動轉賬
月底，根據經審核的憑證，可自動將本月計提的折舊額轉入相應科目。
5．查詢、打印
查詢、打印所有固定資產卡片、固定資產彙總表、折舊表和記賬憑證。
三、采購管理功能需求
1．建立基本參數
(1)倉庫編碼管理（增、刪、改、查詢、打印，以下同）。
(2)部門編碼管理。
(3)幣種編碼管理。
(4)倉庫物類編碼管理。
(5)計劃（年度、季度、月、周、日、臨時）類型代碼管理。
(6)供應商代碼管理。
2．采購文件管理
(1)倉庫物品編碼管理（與倉庫係統共享，在此隻允許查詢）。
(2)部門年領用計劃輸入。
(3)采購計劃單輸入。
(4)臨時采購單。
(5)食品原料采購單。
(6)供應商管理。
(7)商品行情報價。
3．訂單管理
(1)訂貨單管理（增、刪、改、查詢、打印）。
(2)收貨單管理。
(3)退貨單管理。
(4)銷單管理（銷采購單、銷訂貨單）。
4．查詢
(1)商品行情（可按供應商、商品名查詢當月或曆史數據）。
(2)供應商。 (3)各部門領用物品情況。
(4)采購計劃。
(5)訂貨情況。
(6)庫存量。
5．報表
(1)物品編碼表。
(2)庫存超限額報告。
(3)計劃執行報告（台賬）。
(4)訂單履約表。
(5)采購員采購分析表。
(6)供應商供應統計表。
四、庫存管理功能需求
1．建庫管理
(1)根據需要，自行增建新的倉庫。
(2)對每個倉庫的物品按類管理，可分為大類、小類，類下以流水號方式編排，以便於分類處理，增、刪、改類別編碼及名稱。
(3)增、刪、改每個物品的代碼、名稱、單價、差價、庫存量、金額等。
(4)根據需要分別采用移動平均法和先進先出法記賬。
(5)調整品種、調整價格。
2．日記賬處理
(1)輸入每天進出庫物品明細賬、統計餘額、日清月了。
(2)控製在庫物品的數量和金額。
(3)查詢某日進、出、餘情況。
(4)查詢本年度以來各月倉庫進、出、餘額。
(5)彙總查詢部門盤存表。
(6)查詢某類物品某日某月的進、出、餘額。
(7)差價處理。
3．報表
(1)物品當月、某日盤存表。
(2)部門當月、某日盤存表。
(3)庫存上、下限報表。
(4)物品某月進出庫明細表、結算表。
(5)某月部門領料分布表。
五、商場管理功能需求
商場部分相應情況比較複雜，在此隻能大致描述為：
（1)代銷、經銷客戶管理。
（2)代銷、經銷商品進、出、餘賬目處理。
（3)按在庫、在櫃及代銷、經銷單位的交叉統計。
（4）提供各類查詢。
六、人事工資管理係統功能需求
1．員工人事檔案的管理
(1)增、刪、改、查詢、打印員工的詳細檔案信息。
(2)人事卡片的形成。
2．考勤管理
(1)病、事、休假。
(2)遲到、早退等。
3．人員變動
(1)調離、辭職、內部調動。
(2)應聘人員資料。
4．培訓、考評及獎懲記錄
（1）員工參加培訓情況與培訓表現。（2）工作業績考核。（3）受獎勵與處分情況。
5．工資管理
(1)人事管理相關的各項結果自動影響工資庫。
(2)工資項目可以自由設置。
(3)工資計算公式可靈活定義、修改。
(4)任意設定部門、崗位編碼，並可隨時更改，各類彙總報表自動調整。
(5)輸入工資管理中所需的各種表格，如工資單、簽名單、財務留存單、各類月及年彙總表。
第三節 飯店計算機信息係統的設計原則
在功能需求分析的基礎上，飯店前台係統的設計、實現與一般的MIS的設計方法一樣，運用結構化程序設計技術，通過模塊分解，把一個極複雜的前台係統劃分成幾個相對獨立的子係統的模塊。這樣大大方便了分工編程、調試、工程組織和管理，同時也提高了MIS的可靠性和可維護性。
一、係統設計的一般原則
飯店管理信息係統，是由飯店管理的實際決定的，其設計不僅要符合MIS的理論體係，又要考慮飯店行業的特殊性，我們在設計係統時必須時刻把握這一點。如飯店是每天24小時運行，可靠性要求非常高；飯店係統實時管理要求高，數據安全保護性能要好；飯店係統信息集中管理，要求信息傳遞效率要高。基於這些特點，在係統設計時，必須把握以下幾點原則。
(一)注重總體結構的合理性
總體結構的合理性是由係統結構和飯店規模相對決定的，飯店管理信息係統的總體結構要清晰、合理，不能片麵追求複雜的功能需求。係統設計時要圍繞實用、安全、可靠、高效的要求，去確定係統的總體結構。
為了保證係統安全可靠，我們經常在係統結構上，采用雙機備份或雙硬盤鏡像的方法，在網絡平台的選取上，多數用C/S（客戶機/服務器）的分布式處理結構，這已成為飯店信息係統組織的一種新的發展趨勢。
新技術必然要以較高的代價去取得，而市場上不可能都是高星級的大飯店，更多的是中、小型的飯店，其投入在飯店計算機管理信息係統上的代價不可能太大。在係統的設計結構上針對性要強，對大型飯店，服務器端就需要使用大型的數據庫管理係統，而中、小型飯店，尤其是小型飯店，就無此必要，相應飯店的投資就會減少，係統的競爭力就強。
(二)係統必須以結構化設計為基礎，采用模塊式結構
這是對一個係統開發工作的基本要求，有利於係統自身的擴展，也有利於與其他係統的連接，其內容在前台係統功能需求分析中已經說明。
結構化程序設計要求以功能需求為中心，以模塊分解為手段，采用從上至下或者從下至上的設計方法。在這個過程中，我們需要對基本信息、流程、處理方法及應達到的實際效果進行詳細的分析、分解，以達到功能完備、界麵美觀、操作方便、安全可靠。
在軟件模塊分解時，應采取措施使各種修改所造成的影響盡可能局限在少數幾個模塊內部，即應該使信息隱蔽，也就是在設計中應使得影響飯店的管理模式、機構設置、產品結構等各種可能變化的因素盡可能放在一個或幾個模塊中，使得其他模塊與這些模塊無關，軟件以後修改時，隻需對這些可以成為參數的模塊進行更改，而對大量無關的模塊沒有影響。
(三)係統設計必須注意區別不同的管理模式
飯店管理分為低層管理，主要指主管、領班及以下的督導工作；中層管理，主要局限於部門一級；而高級管理則指總經理、董事會的決策管理工作。飯店計算機管理信息係統目前主要還局限在中、低級的管理，尤其是低級——具體實施業務操作的管理，其模式相應統一、規範，功能也比較成熟、差別很小。而對中、高級管理則欠缺很多，這主要由於中、高層的決策工作比較複雜，管理模式相對較多，差別很大。如何更好地研究管理模式中的差別與共性，對決策管理方麵的差異使用不同的參數，並加以開放，增強靈活性，建立一套自己的係統模式，的確不是一件容易的事情，但我們必須去實踐，據介紹，國外已經有相應的輔助總經理決策的專用係統問世並應用，而且銷量數以萬套計。
(四)係統設計必須考慮軟件的生命周期，必須注意產品的形象
據2002年的統計，全國已有10 000餘家旅遊涉外飯店。從這個不小的數目可以看出，以飯店業為目標市場的產品潛力很大，同時競爭相對也比較激烈。對於飯店計算機管理信息係統的開發商來說，如果不能在這一市場上不斷推出新的產品，就會失去競爭力，以致被擠出市場。
軟件生命周期指的是軟件從定義、開發、使用、維護到消亡的過程，任何軟件係統都重複著這一循環。如何延長軟件係統的生命周期，這在初期設計時就必須考慮到。
其根本途徑是不斷適應飯店發展的需要，不斷跟蹤新技術的發展，不斷改善自己的係統，定期推出新的版本（新版本要兼容舊版本），同時做好係統維護工作。這對我們的總體開發工作是一個目標性的指導方針。
另外，軟件產品絕對不是僅僅隻有程序，還包含開發、使用、維護程序所需的所有文檔，如係統設計說明、操作使用說明書等，這些文檔本身就是產品的形象包裝。軟件開發商提供的係統應該是完備的，符合規範又具有鮮明特色的，因為其用戶是與國際接軌最為緊密的飯店業。
(五)係統設計必須提供全麵的係統解決方案