會議是指社會組織同各類公眾交流信息的一種經常性公共關係活動。它是社會組織同公眾之間開展工作所使用的最頻繁的形式之一，沒有會議，社會組織同公眾之間交流就無法深化。因此，必須了解和掌握會議會談的技巧和方法。
一、組織會議的原則
會議是有組織、有目的的言語傳播活動方式。它主要圍繞一個主題發言、插話、提問、解答、討論，通過語言相互交流信息，交換意見，議論問題，解決問題，是公共關係常用的傳播手段。美國的一位公關專家說過：“會議是公共關係活動的窗口。”這個窗口的最大優點是能給人們造成短距離麵對麵交談的機會，使人們有機會相聚在一起。因此公關人員必須學習掌握安排會議的技巧，以充分發揮會議這個窗口作用。會議的形式多種多樣，常用的有：新聞發布會、職工會議、年度會議、經驗交流會、招待會、座談會、茶話會、研討會、聯誼會等，都可以作為聯係各界人士的途徑。
（一）會議的功能作用
1.迅速向特定公眾傳達信息和溝通情況。會議議題集中，召開及時，麵對麵而且能迅速交換意見，是與特定公眾交流的有效形式。
2.促進情感融通。會議是社會組織同公眾間溝通感情的重要形式，公眾彼此影響，相互感染，氣氛熱烈，增強了傳播效果，很容易形成輿論。
3.建立社會組織和公眾之間平穩的良好關係。一方麵，通過會議可以建立公眾與社會組織之間的良好關係；另一方麵，在已有良好關係的基礎上，可穩固維係良好關係的發展。
4.廣泛聽取意見，集思廣益。會議使得社會組織有機會麵對麵地聽取公眾的意見，從而形成一定的凝聚力，同時也容易集思廣益，發揮集體智慧。
會議的不足之處是受時間、地點和人員的限製較大，組織起來費時費力，有些會議組織過多，開得太長，容易造成逆反心理，使人們產生抵觸心理。
（二）會議的組織原則
會議是經常性的一項公關活動，會議的組織籌劃工作是一項專門藝術，每個公關人員都應具備組織會議的能力，在籌劃各種會議時，著重遵守以下幾條原則：
1.目的明確，形式靈活。公共關係的目標是建立和發展組織與公眾的友好關係。無論舉行哪種會議，都必須同搞好與公眾的關係這個大目標相聯係。會議的主題，即會議的指導思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都隻有在會議的主題確定下來之後，才可以據此一一加以確定。
2.突出主題，合理分工。無論是舉行何種會議，主題一定要鮮明，最好能確定一個醒目的標題和口號，給人一種耳目一新的感覺。為使會議活動順利開展，不因某個細小環節考慮不周而影響會議活動正常進行，必須組織好籌辦隊伍的分工，這不僅可表現公關部門和人員的組織工作能力，亦可反映、顯示組織的實力。會議前，盡可能多地搜集與會議有關的材料，並起草會議議程；會議期間，布置好會場，並提供會議資料；會後，起草會議備忘錄，保證將備忘錄發給參會人員。
3.計劃周詳，預算合理。要根據參加會議活動的人員及交通情況來安排活動的時間、地點，以免發生矛盾衝突，影響會議正常進行。擬發會議通知。它應包括以下六項：一是標題，它重點交待會議名稱。二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。同時，活動的費用要合理使用，預算要留有餘地，以防出現意外開支。
4.氣氛民主，生動活潑。盡管一般會議講民主，但實際上是很難做到的。因為決策者主意已定，內容已決斷，所以這類會議很難聽取與會者的意見或建議。公共關係會議雖然已有既定政策，但為了協調好組織與公眾之間的關係，常常更樂於大家暢所欲言，以便接受那些有益於改善公共關係的意見或建議，從而進一步調整組織的公共關係政策和行為。由於公眾至上，會議自然圍繞公眾而不是為組織而舉辦。不過由於傳統慣性左右，人們可能將公共組織會議開成不民主的，為此，更加要注意民主氣氛。創造一切新穎有利的形式，使會議成為生動的、活潑的、民主的。
5.安排得當，服務周到。排列主席台上的座次，我國目前的慣例是：前排高於後排，中央高於兩側，凡屬重要會議，在主席台上每位就座者身前的桌子上，應先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區域統一就座。二是自由就座。在會議進行階段，會議的組織準備者要做的主要工作，大體上可分為三項。一是進行例行服務工作。在會場之外，應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。對與會的年老體弱者，還須進行重點照顧。此外，必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內，則應當對與會者應有求必應，聞過即改，盡可能地滿足其一切正當要求。二是精心編寫會議簡報。舉行會期較長的大中型會議，依例應編寫會議簡報。三是認真做好會議記錄。凡重要會議，不論是全體大會，還是分組討論，都要進行必要的會議記錄。會議記錄，是由專人負責記錄會議內容的一種書麵材料。要將會議名稱、時間、地點、人員、主持者記錄在內。組織會議活動前，要同新聞界取得聯係，組織接受記者采訪，撰寫新聞稿等事宜。
二、會談的禮儀
在現代科技高度發達的今天，麵談已經不是唯一的交談方式，電話交談和函件交談已成為常用方式。但是麵談中的形體語言優勢使其仍是最有效的交談方式。而且是電話、函件和網絡所無法代替的。麵談的禮節是否得體主要取決於說話人的聲音、語調、語氣和表情，以及聽者的表情反應。