公共關係的谘詢建議一般包括下述三類:
第一 公眾的一般情況谘詢
這類谘詢主要提供社會組織與公眾關係狀態的一般情況說明,如內部員工的歸屬感、本組織在社會上的口碑、消費公眾對組織產品的反映、新聞媒介對本組織的社會輿論、同行們對本組織的評估等等。根據不同的需要,這類谘詢可以是定期的,也可以是不定期的,目的是便於社會組織的領導及時了解和掌握公眾的一般情況,以便適時調節本組織的運行機製,為實現組織目標創造有利條件。因此,這類谘詢是任何初具規模的公共關係組織經常性的工作。
第二 公眾的專門性情況谘詢建議
這是指社會組織擬舉辦某個專題活動,公共關係專業人員提供與該活動直接有關的情況說明和意見,以使專題活動更有效地開展。如社會組織擬舉辦新聞發布會。公共關係專業人員應當提供新聞媒介的近期宣傳動向、新聞記者對本組織的了解程度等情況,還應建議安排邀請出席會議者名單、會場的布置等等。
第三 公眾心理變化和趨勢谘詢
這類谘詢是將在長期觀察和積累的基礎上形成的對公眾心理變化和趨勢分析的意見,結合社會組織的中長期規劃,向決策層所作的通報。上述公眾的一般情況谘詢,主要是對公眾現狀的分析和說明,但是由於社會環境的變化,公眾的心理狀態也會隨之發生變化。公眾的心理變化對於社會組織的運行影響極大。如果在公眾心理已發生大的變化時,社會組織仍照舊運行,那就會破壞組織與公眾的協調關係,從而影響組織目標的完成。因此,公共關係專業人員還必須在對公眾信息的長期收集和積累的基礎上,對公眾心理變化及時進行分析和作出預測,並向組織的決策層通報。這類谘詢常常能有效地為社會組織中長期戰略規劃的製定和變更提供可靠的根據。
谘詢建議總的說來實際上是公共關係工作人員有選擇有分析地向社會組織的領導層轉送公眾的有關信息的過程,可以說是公眾向社會組織反饋信息的中間環節,因此從根本上說,它仍是一種信息的傳播活動。
二、傳播推廣、社會交往
公共關係在組織經營管理中要履行傳播推廣的職責,即通過各種傳播媒介,將組織的有關信息及時、準確、有效地傳播出去,爭取公眾對組織的了解和理解,提高組織及其產品、人員的知名度和美譽度,為組織創造良好的社會輿論,樹立良好的社會形象。
(一)創造輿論,告知公眾
公共關係的傳播推廣職責首先在於“告知公眾”,即向公眾說明和解釋組織的有關政策、行為和產品,爭取公眾的了解和理解,促進公眾的認同與接受。這是一種為組織創造和形成公眾輿論的工作。當公眾對組織缺乏認識和了解的時候,組織就需要主動地傳播自己,介紹自己,促進公眾的認識與了解。當組織的政策和行為與公眾有關時,就需要滿足公眾的知情權、知曉權、主動做出說明和解釋,消除公眾疑慮,避免輿論的誤解。讓公眾知道並正確地了解本組織,是建立良好公眾形象的基本前提。所有關係都是從了解開始的,不了解就談不上理解、好感、信任與合作。因此,“告知公眾”,形成輿論,是公關傳播最基本的功能。
(二)強化輿論,擴大影響
運用各種現代媒介加強公眾對組織的印象,深化公眾對組織的了解,提高組織的社會知名度和美譽度,為組織及其產品推廣形象,擴大影響,是公共關係傳播的重要任務。當一個組織及其產品有了基本的公眾印象及良好的評價之後,還需要注意堅持不懈地做宣傳推廣,不斷維持、完善已經享有的知名度和美譽度,強化良好的輿論趨勢,進而強化良好的社會公眾形象。一個組織處於形象良好的輿論狀態時,傳播投入的效益一般都能獲得比較理想的結果,相反,如果忽略了傳播工作,公眾對組織的印象會逐步淡漠,良好的形象也會因為傳播失誤而受損。公關傳播不能隻營造一時的輿論轟動,而應通過長期不斷、潛移默化的傳播滲透,不斷加深公眾對組織及其政策、產品、人員的良好印象,使之不斷積累、鞏固和強化。