從上可知,“公眾”概念在公共關係中有自己特殊的規定,它既不同於“人民大眾”等概念,也與“顧客”等概念有別,甚至跟通常所說的“公眾”的一般概念也不完全一樣,但無疑它同那些概念都有一定的聯係。了解它們之間的區別和聯係,對於作為社會組織的客體的“公眾”概念的把握,同樣也是有一定的幫助的。
三、傳播———公共關係的媒介
傳播溝通是公共關係活動的過程和方式。公共關係活動的過程,就是運用各種傳播媒介和溝通手段,在組織與公眾之間建立有效的雙向聯係和交流,促成相互間的了解、共識、好感與合作。運用現代信息社會的各種傳播溝通手段去建立和完善組織與公眾之間的關係,就是公共關係活動的實質性內容。人類社會是依靠傳播溝通去形成各種社會關係的。特別是在信息社會,更有效地形成和發展各種社會關係更加離不開傳播溝通。
傳播媒介可以從媒介的物質形式和社會功能兩個角度來劃分。
(一)按照物質形式對傳播媒介的分類
信息的傳播要以物質作為載體,物質載體的類型的不同就形成了不同類型的傳播媒介,一般可把它們分為符號、一般實體和人體三種類型。
1.符號媒介。即按特定編碼程序組織自成一體的係統,如語言媒介、印刷媒介和技術媒介等等。符號媒介是現代社會運用最廣泛的傳播媒介,公共關係也最重視這種傳播媒介。公共關係的許多活動,如編寫新聞公報、設計廣告、製作各種口語信息等,都要運用符號媒介。因此,如果說公共關係人員不一定要是語言文字專家的話,那麼,他們也應是遣詞造句的能手。國外許多社會組織對公共關係從業人員的第一個要求就是運用語言文字的能力,這是很有見地的一招。
2.一般實體媒介。它通常指為特定目標而製作的實物,如工廠生產的產品本身就是一種典型的實物媒介。有些組織很注意搞實物展覽或展銷會,這是它們看到了一般實體也有運載信息的作用,而且實物的質量是一種最過硬的信息。一般看來,實體媒介的作用不如符號媒介那樣廣泛,但卻比後者牢靠,因為公眾更相信產品質量而不太相信廣告和宣傳。
3.人體媒介。這是指人的言談、舉止、行為和服飾等身體上的信息顯示物。人體媒介的特點是容易建立雙方的感情,樹立社會組織的直接形象,這對公共關係活動來說,是十分重要的內容,但人體媒介的作用既不如符號媒介廣泛,也不如一般實體媒介牢靠。
總之,三種媒介各有長處,公共關係活動都離不開它們,隻有恰到好處地運用這三種傳播媒介,公共關係才能獲得盡可能大的成效。
(二)按照社會功能對傳播媒介的分類
由於信息的載體不同,各類傳播媒介的社會作用也各不相同。按其社會功能的大小,可把傳播媒介分為大眾傳播媒介,社會組織自控媒介和作為社會組織成員的人員媒介。
1.大眾傳播媒介。即在社會分工中專門向社會傳播信息的機構及其工作產品等等。大眾傳播媒介的特點是空間跨度大,因此廣泛性是它的優點。正確使用大眾傳播媒介是任何一個在社會上有一定影響的社會組織的一項重要工作。一般說來,有關一個社會組織的信息在大眾傳播媒介上出現的次數越多,則該社會組織的社會知名度就越高,社會影響也越大。因此,公共關係活動是比較重視大眾傳播媒介的作用的。
2.社會組織自控媒介。即社會組織自身所能掌握的直接控製的媒介,除產品外,它還有廣播台、小型電視台、內部刊物、黑板報、宣傳櫥窗、員工手冊、標語牌、對話室和接待信箱等。凡在功能上體現了信息傳播特征的這類實體,一般均可視作自控媒介。自控媒介調節外部公共關係的能力遠不及大眾傳播媒介,但它處理內部公共關係卻要方便得多。
3.組織成員的人員媒介。即社會組織成員所具有的反饋信息功能的社會表現態度和社會行為,如社會組織內部員工的職業行為準則,待人處事的基本態度和作為特定社會群體成員的行為特征等等。這類傳播媒介的特點是,在傳播過程中社會組織成員與公眾的接觸是直接的,雙方比較容易進行情感的交流,信息反饋周期也短得多。
總之,這三類傳播媒介中,大眾傳播媒介的影響比較廣,作用比較大,所以,具有一定規模的社會組織的公共關係活動常常借助於它來進行。另兩種傳播媒介也有各自的特點,它們也是公共關係活動所必不可少的。
上述兩種劃分有一定的相似之處,但也有本質的區別,符號媒介不等於大眾傳播媒介,一般實體媒介也不一定是社會組織的自控媒介。