團幹部在處理公文時要注意的事項
團幹部一般接收文件多，發製文件少，但同樣負有一定的責任，所以，要注意把好幾個關口。
把好行文關
機關公文是用以指導工作和商洽工作的，應有的放矢，不能無目的亂發。有的團幹部以為“紅頭文件”威力大，有它好辦事；有的以為發文件可以用來衡量自己的工作成績；有的隻是把接到的文件再發出去，當“二傳手”；還有的把本來屬於自己職責的事，為了更有“權威性”，要求上級給予批轉行文，多發行文；另有一些本可以用電話等方式解決的問題，也依賴發文，凡此種種，都是在濫發公文，不僅影響工作效率，助長扯皮和官僚作風，還會造成極大浪費。
把好政策關
政策出差錯，就會指揮失靈，甚至引起混亂。團幹部在處理團的公文和其他文件時，一定要注意政策運用是否得當，把好這一關。在閱讀文稿時，一要先看其內容是否符合中央精神，與黨和國家的方針、政策、法律、法令保持一致的文件，可以通過，如有違反，或有抵觸，絕對不發。二要看其提法與現行政策是否一致，有些人在起草文稿時，沒有注意到新的政策和精神，結果內容與現行政策有出入。三要特別注意文件內容要和與青少年相關的法律法規相吻合，維護好青少年的合法權益。四要注意與以往有關文件內容是否相銜接，團的工作具有連續性，應注意與相關的文稿內容銜接，避免前後矛盾。凡曆史上沒有廢止的規定，現行文就不能與之相悖；如果曆史上的一些規定今天已不適用，需要重新作出規定時，必須注明“凡過去的規定與本規定不一致的，以本規定為準”或“必須同時廢止”等字樣，以保持曆史的連續性。五要看是否有與其他部門的規定相左或重複的內容。團的工作麵很大，在發文不多的情況下，如果發的文件與其他部門的文件矛盾或同樣的內容又發一遍，勢必造成不良後果。因此，團幹部在工作中要特別注意。
把好結構關
這裏指團幹部在審閱文稿時，要注意把握文稿的總體結構，看文稿是否條理分明，是否緊扣主題，段落之間有無相互照應，形成有機聯係。如文稿出現層次不清、結構重疊、內容雜亂的現象，應立即改正。
把好文字關
文稿應當行文流暢，無錯別字，標點符號使用得當，人名、地名、時間、數字、引文等準確無誤。
把好格式關
公文格式及應用範圍有嚴格的規定。標準、統一的公文格式，文麵應嚴整、莊嚴、鮮明，體現出機關嚴肅認真的精神麵貌和嚴謹、準確的工作作風。團幹部對公文格式要非常熟悉。主要應注意這樣幾方麵：
（1）文種的使用是否準確。有的文稿，“請示”和“報告”不分，將兩個文種連在一起，成了“請示報告”；有的是“通知”、“通告”混用，“通知”是用於發布行政法規、規章，傳達上級機關指示和要求下級機關辦理、周知事項的文種，“通告”則僅限於在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項，兩者不可混用；還有的是“通報”、“通知”不分，“通報”是用於表彰先進、批評錯誤和傳達重要情況的文種，與“通知”有嚴格的區分；再有的是該用“函”則用了“請示”。平行機關和不相隸屬機關之間行文，應當用“函”，不要為了“尊重”對方而用錯文種。
（2）公文編號是否規範。編號內容一般應包括：機關代字、年號和發文順序號三部分。機關代字要規範、準確，不能隨意使用，如“區委發”、“市辦發”等，同一城市裏市，區委有若幹個，是哪個區委不清楚；市一級的辦公室也有多個，是哪個辦公室也不明確。還有年號標注要完全，不能隨意省略，如隻標注［90］而不標注［1990］。再就是發文順序號要規範。不能在順序號之前隨意加“0”或“00”。
（3）主送、抄送單位是否適當。公文的主送單位，是指與公文內容有直接關係的受文機關，即要求主辦或答複的單位。正確認定主送單位，是公文發出後能夠得到及時回複或批示的前提。抄送單位，則是指與公文內容有間接關係的單位，帶有“周知”性質。確定主送或抄送單位，要符合行文關係和行文規則。
（4）標引的主題詞是否合乎規範。為了使文件格式進一步規範化，方便機關文書立卷歸檔和適應電子計算機主題檢索的需要，目前從中央到地方各級黨政機關的公文，都開始標引主題詞。主題標引，分高層次和低層次兩級。高層次標引，選用《主題詞表》中的詞；低層次標引，可以自由選用最確切表達主題概念的、規範化的名詞或名詞性詞組。主題標引，主要是對文件內容的標引，不涉及文件的外部特征。每份文件標引主題詞的個數不限，一般對於每個有檢索意義的主題，標引一至兩個主題詞。