公文的作用
公文因其性質、種類、特點和流通範圍不同，其發揮的社會作用也不盡相同。任何一種公文或文件，它所發揮的作用並不都是單一的，往往同時具有幾種效能和作用。
一是領導指導作用。黨和政府機關的領導作用，很重要的一條是製定路線、方針、政策，製發各種方法、措施。而路線、方針、政策、措施，通常是以製成各種公文的形式下達的。上級機關下發的文件，就是把領導意圖直接發布出去，表明對有關問題的態度，並提出解決的意見、辦法；這些文件對各條戰線、各個地區的工作都起著領導和指導的作用。
二是聯係公務作用。各級黨政機關單位都是黨和國家政權機構的一個組成部分，各機關單位之間必須保持密切的聯係，使之上下溝通，左右協調，彼此了解。公文本來就順應著聯係和處理公務的需要產生的。聯係、處理公務的範圍是十分廣泛的。一個機關、單位反映意見、交流情況、解答問題、商洽工作等聯係上下左右的活動，往往都是通過公文往來實現。比如，下級機關經常以請示、報告、彙報等形式，把工作中的情況問題反映給上級機關，這對於上級領導機關了解下情，行使職權，推動工作，都是非常需要的。
三是宣傳教育作用。任何一種公文，從黨中央、國務院的“紅頭文件”，到鄉、街道的通知、公告，都是通過宣傳某種主張、闡發某種道理去說服教育廣大黨員、幹部和群眾的，目的是讓廣大黨員、幹部和人民群眾相信文件的內容和觀點是正確的，以使其自覺執行。公文的宣傳教育作用，體現在公文中要提出工作方針、任務和措施，講解工作意義，使人們提高認識，使人們不但知道要做什麼，怎麼去做，而且知道為什麼要這樣做；從而減少盲目性，增強自覺性，把黨和政府的意圖變為自覺的行動。
四是規範言行作用。在我國，許多黨的紀律、行政法令法規都是通過公文頒發並宣布生效的，而有些公文，如布告、通知、指示、命令、條例、規定等，本身就具有法律效力，一經發布，就必須堅決執行，任何人不得違反。這樣，它們就必然成為人們在某一方麵的言論、行為的規範。
五是工作依據和法律憑證作用。公文是用於記錄和傳達機關意圖的，下發後，又要求有關部門和個人必須遵照執行，這自然就使公文起到工作依據和憑證作用，人們要根據公文的內容和精神處理工作，因而與之相關的公文就是進行這一工作的依據。任何一種公文，已經形成並發布之後就具有法規效力，本身就是法律憑證，因此，過若幹年後，為了說明或弄清某個問題，都可以文為據，或對簿公堂，或公布於眾。執法和仲裁機構也可以此為據，對事情的是非曲直做出客觀公正的裁決。
六是門麵和形象作用。任何種類或形式的公文，最直接最現實的目的，是為了傳達和記錄機關或組織的意圖或活動，代機關或組織立言，這也應該是公文最基本的作用。公文之所以能夠產生並成為現實存在，其最主要的原因也在於此，當黨和國家領導機關形象成了某項方針、政策，要下達於下級，並使之得到貫徹執行，就必須依靠公文將其記錄下來，傳達到全國或有關部門和單位。從這個意義上說，公文是機關或組織的留聲機，是機關或組織的喉舌，也是機關或組織的門麵。它的質量優劣與否，不僅直接影響到機關或組織的權威，也影響到機關或組織的形象。從這個意義上說，機關或組織的公文實際上是機關或組織以外部門和單位觀察、認識機關或組織的一麵鏡子和窗口，通過公文這麵鏡子和窗口，人們可以清楚地窺出公文製發者的品格和風貌。
七是曆史記載和文獻作用。黨政機關或組織正式發布的各種公文，本身就是為了傳達指示，指導工作而產生的。而公文一旦辦結立卷歸檔之後，過十年、百年甚至更長時間，自然就成為一種曆史材料，這些材料作為檔案保存下來，不僅具有重要的曆史文獻價值，同時，還具有較高的科學研究價值，足可為後來者查閱和研究曆史提供信實的材料和可靠的證據。
公文的格式
公文的格式指公文的整體格局及公文的外部組織形式。公文具有固定的結構形式，它要求結構完整、標識準確、各單位保持一致。為提高公文質量，黨和國家對公文的格式都作了具體的規定。如2000年8月24日國務院頒發的《國家行政機關公文處理辦法》第三章“公文格式”中規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成”。各數據項目的排列必須遵循國家規定的統一要求。按照上述內容，公文結構形式可分為三大塊，即眉首、主體、版記。