（3）講究語言藝術。
在接聽電話時，很多人習慣的做法是，拿起電話聽筒就問：“喂！哪位？”這在對方聽來，既不專業又沒禮貌。接到客戶打來的電話，拿起聽筒後，應先說一句禮貌語：“您好”、“上午好”或者“下午好”，接著自我介紹：“你好！我是某某。”如果對方找的人在旁邊，應說：“請稍等。”然後用手掩住話筒，輕聲招呼同事接電話。如果對方找的人不在，應該告訴對方，並且問：“需要留言嗎？我一定轉告！”
（4）認真傾聽對方的電話內容。
接聽電話時，要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。同時，適當地給予回應，不時地“嗯”、“哦”一兩聲，或說“是”、“對”、“好”之類的話語，讓對方感到你在認真傾聽，不要默不做聲，不要輕易打斷對方的談話。這樣，不僅是對對方的尊重，也體現出你的修養和氣質。
（5）不要先掛電話。
最後，應讓對方自己結束電話，然後輕輕把話筒放好。不可“啪”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。現實中，有的人在接聽電話時，沒等到對方說“再見”，就重重地掛上電話。無論你手頭有多少工作要處理，也不可粗魯地先掛斷電話，這會讓對方感到你素質太低，對你和公司產生壞印象。
梁瑉是一家物流公司的經理助理，平時工作很忙。這天，恰好在他忙得不可開交時，接到一個客戶打來的電話，梁瑉在聽了客戶一連串的詢問後，隻簡單回答幾句就掛了電話。客戶還沒有說“再見”，就聽到梁瑉那邊“哢嚓”一聲掛了電話。客戶愣住了，他沒有想到梁瑉會在自己之前掛斷電話。後來客戶與梁瑉的上司一起聊天時，說到了梁瑉掛電話的事。梁瑉的上司好像受到了侮辱一般，回到公司後把梁瑉狠狠地訓了一頓。
2.打電話的禮儀。
（1）想好說的事。
在電話之前，要想好要說的事。也可以將要講的要點寫在紙上，準備好相關的材料，這樣可以有效避免有所遺忘。為了告知自己忘說的事，又重新打電話給客戶，不僅會打斷對方的工作，也說明你工作不認真，讓對方對你的能力有所懷疑。
（2）選好打電話的時間。
打電話時，應根據別人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。
不要在休息日打電話，以免影響他人休息。白天宜在8點半以後，晚間應在22點之前打電話。如無特殊情況，不宜在中午休息時和一日三餐的常規時間打電話。
盡量避開電話的高峰時段。一般公司的高峰時段是這樣的：上班後的一兩小時內、午間休息後的一兩小時內、即將下班的時間。無論如何，在打通的時候別忘了說一句：“對不起，在您工作忙碌的時候打擾了您……”
（3）用語規範。
電話撥通後，應先說禮貌語“你好”或“您好”，接著問“您是某某公司”或“您是某某嗎”，得到明確答複後，再報自己的公司和姓名。如果要找的人不在，可請接電話者轉告，或過一會兒再打。
（4）掌握通話時間。
打電話的時間宜短不宜長，如無特殊情況，每次通話不宜超過三分鍾。除非有重要問題必須字斟句酌地反複解釋、強調，一般在通話時都要有意識地簡化內容，盡量簡明扼要。通話不超過三分鍾的做法又稱“打電話的三分鍾原則”，它是商務人員應遵守的一項製度。
（5）禮貌結束通話。
打完電話，應當有禮貌地寒暄幾句“再見”、“謝謝”、“祝您成功”等恰當的結束語。
3.電話常用禮貌用語示例。
接聽電話：
您好！這裏是×××公司，請問您找誰？
我就是，請問您是哪一位？
請問您有什麼事？
×××不在，我可以替您轉告嗎？或者請您稍後再來電話好嗎？
打電話：
您好！請問您是×××公司嗎？
我是×××公司×××，請問怎樣稱呼您？
請幫我找×××同誌。
對不起，我打錯電話了。
使用手機應注意的禮儀
手機的日益普及，手機禮儀越來越受到關注。商務人士在使用手機時應當注意哪些禮儀呢？大體上有如下幾個方麵的禮儀規範。
1.保持手機暢通。
工作節奏的不斷加速，移動辦公成為商務人士的家常便飯，因而，保持手機暢通是很重要的。對商務人士來說，雖說不用24小時開機，但在上班期間，不允許出現關機，不允許出現停機，更不允許出現不接電話的現象。