會議之所以失敗，往往是因為我們沒有將我們想要實現的內容和我們管理與會者的過程區分開。不能把內容和過程這二者管理好，就會讓糟糕的過程毀掉會議的效果。個性上的衝突或者在會議上占主導地位的人都可能毀掉好的創意。時間控製得不好會使會議隨意地進行下去，以至於沒有時間實現原來的目標。
創意被人忽略的時候，或者與會者老是讓會議流程出軌的時候，人們就會緘口不語，並不再作出貢獻。
所以，常用的會議結構應設置三種主要角色：
（1）協助者：管理會議流程，控製會議議程，使會議不出軌，平衡所有與會者的貢獻，處理分散與會者注意力的事。
（2）團隊領導者：負責取得會議內容規定的目標，陳述這些目標，分配行動，製訂所有必要的決策。
（3）參與者：帶來信息、專業知識和創意，幫助解決問題，完成分配給他們的所有任務。
如果是由於技術原因，如缺少信息、合適的人選不在、特殊的設備不能運轉等，無法完成預定內容，那麼當找到所有這些必要的條件時，再召開一次會議就不那麼困難了。但如果會議是因為與會者相互攻擊，或者因為某些人濫用職權發號施令，壟斷會議時間，又或者因為某小組出於自己的目的控製會議等原因而失敗，那麼彌補損失就會很難。