4．實事求是，不誇大，不護短
總結的目的是發揚成績、克服缺點，找出經驗、推進工作。因此，總結一定要實事求是。而要做到實事求是，除了要反複核對材料、不搞虛假情況之外，還要防止片麵性。因為成功的經驗和失敗的教訓都可以從不同角度反映事物的本質和規律。不能隻講成績經驗，不講缺點錯誤，也不能大講成績經驗，少講缺點錯誤。應該“是成績就寫成績，是錯誤就寫錯誤，是大錯誤就寫大錯誤，是小錯誤就寫小錯誤”（《陳雲文選》1956年-1985年，第255頁）。那種誇大成績、虛報數字、遮醜揚美的做法，是寫作各種總結的大忌。
三、總結的結構特點和寫作方法
本書僅就按性質區分的綜合性總結和專題性總結的結構特點和寫作方法進行闡述。這兩類總結由於性質、針對性和目的不一樣，因而其內容和結構的安排也有所不同。
1．綜合性總結的結構特點和寫作方法
綜合性總結多是對一個時期內本部門、單位各個方麵的工作進行較為全麵、概括地綜合、分析、敘述、歸納。其基本結構由“標題十正文（前言十主體十結尾）”兩大部分組成。
(1)綜合性總結的標題寫法
綜合性總結的標題通常有兩種。
一種是公文式標題：即像擬製公文那樣，使標題具有單位名稱、時間和文種三要素，如《××市環境保護局（單位）監察支隊二○○五年（時間）工作總結（文種）》；
一種是文章式標題：這類標題一般是用觀點句或論題句來表明工作總結的中心或內容、範圍等，如《充分發揮各方麵作用全方位開展環境監督工作》《抓住契機全力合作開拓我市環境保護工作新局麵》等。這種標題較為靈活生動，也較為醒目且具有一定的特色。在擬製這種文章式標題時，一定要抓住重點，從標題上高度概括、突出總結所要表述的中心內容。在標題的措辭用句時，通常多采用“對仗式”，即標題若使用兩句或兩句以上的語句時，其中關聯的兩句應當字數一致，用詞相互呼應，頗有古文中的“對聯”的文采，盡量做到對仗工整、首尾押韻。在有的采用文章式標題的總結中，為了區別，往往還用副題加上“××（單位全稱）××（時間）××總結（文種）”。
(2)綜合性總結的正文的寫法
綜合性總結的正文一般包括前言、主體、結尾三個結構層次；在具體寫作中，通常要寫三方麵的內容：一是基本情況，二是做法和體會，三是存在問題和意見。這三方麵內容的組織安排大致內容如下：
①前言主要介紹基本情況，包括工作的基礎、指導思想、成績等。這部分有的是讓讀者了解現在的成績是在原來什麼樣的基礎上取得的，有的是說明依據什麼進行總結，有的是用有說服力的成績引起人們注意。開頭的內容要概括，語言要簡潔。
②主體主要說明做法和體會，也就是經驗。這是總結的主要部分，是對基本情況經過研究和歸納概括後得出的具有指導意義的東西。經驗既包括正確做法取得成功的體會，也包括錯誤做法引出失敗的教訓。
綜合性總結主體的結構有很多種，較為常見的有兩種：
一種是並列式，即把工作分成幾個方麵，一個方麵一個方麵地加以總結。每一個方麵為一個大層次，在每個層次裏又按照做法、效果、問題、體會等來展開敘述。這種寫作方法較適合於內容多、範圍廣的全麵總結。
一種是遞進式，即由做法引出效果，由效果談到體會，再談到存在問題，逐步分層次展開。這是一種“由此及彼”的漸進式寫法，較適合於內容相對來說比較單一、篇幅不太長的工作總結。也比較適合於專題性總結的寫作。
③結尾綜合性總結的結尾一般是指出存在的問題、教訓及今後努力的方向，這也是今後改進工作的依據。在指出存在的問題時，可以同時分析說明原因，例如有的是對黨的方針政策理解有偏差，有的是工作方法不當，有的是工作中遇到難以克服的障礙，有的是應當解決而暫時沒有條件解決的問題等。這部分內容可以單列一段作為結尾，也可以放在闡述經驗的部分附帶加以說明。
2．專題性總結的結構特點和寫作方法
專題性總結是對某一方麵工作的單項總結。其內容比較單一、集中，寫作形式也比綜合性總結靈活得多，因而其寫作難度較綜合性總結要小一些。但是，正由於其內容比較單一，故真正寫出獨具特色的內容精辟的專題性總結也非易事。
一般說來，專題性總結的基本結構與綜合性總結相似，由“標題十正文（前言十主體十結尾）”兩大部分組成。
(1)專題性總結的標題的寫法
專題性總結的標題基本上是觀點式文章標題，標題應當充分體現對所總結經驗的提煉概括。
(2)專題性總結的正文的寫法
專題性總結的正文與綜合性總結一樣，一般包括前言、主體、結尾三個結構層次，通常著重要寫兩部分內容：一是基本情況；二是主要經驗。
①前言主要說明基本情況，包括工作的時間、背景和成果。這些概況的介紹，有助於了解成果的來之不易和不尋常意義，並導出主體的內容。
②主體主要闡述在某方麵工作中所取得的主要經驗，並著重談工作的做法（包括成效）和體會。任何經驗都不是空洞的，是通過具體的工作做法、具體的工作效果和具體的工作體會體現出來的，做法、效果、體會歸納提煉得好，就會使經驗具體可信。因此這部分的結構要圍繞著總結經驗有序地安排。常用的結構方式有三種：
第一種是把做法、效果、體會（有的隻有做法和體會）糅合在一起，歸納成幾個小標題，每個標題是一個層次，在每個層次裏又按照做法、效果、體會進行分述。這是一種並列式結構的寫法。
第二種是按照工作的進程來總結，即把工作進程按照時間先後分為幾個階段，在對每個階段說明和分析時，找出該階段的經驗和教訓。這種寫法可使讀者對事物發展的全過程有一個清晰的印象。用這種方法寫作要服從於總結經驗的需要，要抓住重點，不可事無巨細，一概寫出。這是一種遞進式結構的寫法。
第三種則是按照“做法、效果、體會”三大部分來寫，有的可以是先因後果，從做法到效果，由效果進而引出體會；有的可以由個別到一般，先總結出不同類型或不同地區、不同單位的個別做法和效果，再從中歸納概括出共同的普遍性的經驗來等等。一步步遞進，一層層展開。這也是一種遞進式結構的寫法。
③結尾專題性總結一般不寫存在問題，大多采取自然結尾的方式，經驗介紹完了，也就結束了；也有的在結尾處以簡明有力的語言寫出今後的努力方向。
總而言之，對於工作總結寫作來說，不論采用哪種結構的寫法，都要注意主體各部分提煉觀點的角度必須一致。或者通過做法總結經驗，或者通過效果總結經驗，或者通過體會總結經驗，或者將做法、效果、體會糅合在一起總結經驗。各部分可用數字標明，也可用小標題概括。總結的語言表達方式也要恰當，做法和效果多用概述和說明，體會多用論述展開。在說明成績時以數字和事實為主，有時還可輔以對比的手法。這樣寫能夠有效地增強總結的說服力，突出成績的可信性。
例如，“小造紙”是國務院1996年8月3日發布的《關於環境保護若幹問題的決定》中責令關閉或停產的“十五小”企業之一。但在工作實踐中，由於種種原因，有些地區貫徹落實不力。而重慶市梁平縣在關閉17家黃裱紙廠的曲折曆程中，找到了總結症結，他們發表在《中國環境報》（2006年1月3日）上的專題性總結就很有啟迪。
把取締“小造紙”的任務分解到鄉鎮
黨政一把手向縣政府上交防汙責任金
梁平縣造紙汙染治理走上快車道
近幾年，由於黃裱紙市場行情看好，在有著悠久造紙曆史的重慶市梁平縣境內近17家黃裱紙造紙廠迅速發展起來。這些造紙廠既不符合國家產業政策，也沒有能力進行汙染治理，大量造紙廢水直接排放，汙染環境。當地環保部門做了大量的工作，在通過自身能力無法解決問題的情況下，開始尋求上級的幫助，采取兩項措施，堅決取締了這些違法造紙廠。
2004年3月，梁平縣環保局提請梁平縣政府依法關閉梁平縣金鑫紙製品廠。2004年6月，縣政府責令這個廠於2004年7月20日前自行拆除，但這個廠仍照常生產。2004年8月，梁平縣政府又組織環保、工商、電力等相關部門對這個廠實施了注銷營業執照、稅務證照、斷電等關閉措施，但沒過幾天，這個廠又恢複生產。隨後，梁平縣政府再次責令該廠立即停止生產、自行拆除造紙設施，縣環保局也多次到該廠督促停止生產，但這個廠仍然置若罔聞，繼續生產。
在行政手段無法解決的情況下，縣政府決定申請梁平縣人民法院強製執行關閉這個廠。2004年12月，縣法院就取締金鑫紙製品廠組織召開聽證會。2005年1月，梁平縣法院做出裁定：該案尚在行政複議期間，不予強製執行，在法院裁定之前，金鑫紙製品廠已就梁平縣政府取締該廠的決定向重慶市政府提起行政複議。2005年3月，重慶市政府做出複議決定：維持梁平縣政府取締金鑫紙製品廠的決定。隨後，梁平縣政府重新提出強製執行申請，縣法院於4月再次組織召開聽證會，5月10日正式強製執行。在這近一年的時間裏，金鑫紙製品廠依然照常生產、照常排汙。
鑒於關閉金鑫紙製品廠的艱難，梁平縣環保局提請梁平縣委、縣政府將16個不符合國家產業環保政策的小造紙廠的關閉取締任務分解到各相關鄉鎮，由鄉鎮黨委政府負責取締轄區內的小造紙廠。
2005年3月，相關鄉鎮分別與梁平縣政府簽訂了責任書，責任書規定2005年6月底前，各相關鄉鎮必須完成取締任務，到時由縣環保局組織有關部門統一驗收。各鄉鎮黨委書記、鎮長分別向縣政府交納水汙染防治責任金5000元，完成取締任務則退還責任金並獎勵責任金一倍的獎金，未完成取締任務的責任金不予退還。到6月底，相關鎮鄉都完成了取締任務，16個應取締的小造紙廠都被注銷了工商執照，停止了生產供電，拆除了生產設施。
梁平縣造紙廠取締過程中所暴露的一些問題值得我們思考：一是環保部門沒有強製手段，無法讓違法排汙企業立即停止違法排汙行為。二是關閉一個違法企業理應按法律程序一步一步地進行，但從關閉處罰決定發出到法院強製執行這段較長的時間裏，違法排汙企業照常生產，照常排汙，環保部門該如何作為呢？行政處罰企業不執行，究竟該由誰去執行呢？三是要創新工作思路，充分利用行政的力量，借助地方黨委、政府的力量去達到解決環保問題的目的。
這份專題總結也是一篇可讀性強的調查報告。該文的正文在前言部分說明了基本情況：“境內17家黃裱造紙廠迅速發展……當地環保部門……通過自身能力無法解決問題”采取了兩項措施。在正文的主體部分則采取遞進式結構的寫作方法，首先介紹了縣環保部門在2004年曆時一年難以依法關閉一個小紙廠的事實，緊接著介紹了“將不符合國家產業環保政策的小造紙廠的關閉取締任務分解到各相關鄉鎮”、“鄉鎮黨政一把手上交責任金”的兩項“特別措施”，結果僅3個月時間就產生了“16個應取締的小造紙廠都被注銷了工商執照，停止了生產供電，拆除了生產設施”的顯著效果。最後一個自然段著重談了體會，特別突出了環保部門“要創新工作思路，充分利用行政的力量，借助地方黨委、政府的力量去達到解決環保問題的目的。”整篇總結僅1000字左右，雖然稍有寫作技巧的瑕疵，但也是一篇主題集中、做法具體、經驗新穎、言簡意賅的較為成功的專題性總結。
第三節調查報告的特點與寫作
調查報告是對某一事件或一問題進行調查研究後，根據調查研究成果經過綜合整理寫出反映客觀事物及其規律的書麵報告。重視調查，寫好調查報告，既是搞好各項工作的前提和基礎，也是領導幹部和行政機關工作人員深入基層、深入現場、獲取和掌握第一手材料的必修課。
中央領導曾多次指出，沒有調查研究就沒有發言權，沒有調查研究更沒有決策權。所以，調查研究是我們的“謀事之基，成事之道”。調查研究的書麵形式和成果，就是調查報告。一份成功的調查報告，往往會告訴人們某一事物產生的背景、發展的過程、有哪些矛盾、如何解決矛盾、各種人的反映、它在社會上的影響等；或者告訴我們開展某項工作有哪些做法、產生什麼樣的效果、有哪些體會等。這樣的調查報告無疑可以幫助人們正確地分析和評價事物，有助於領導者和國家各級行政機關及時地總結經驗教訓，更好地實行科學決策。同時，調查報告還可以促使我們深入基層，了解情況，克服官僚主義。調查報告是調查和研究的產物，通過各種途徑進行調查，利用各種方法進行研究，這本身也是深入群眾，廣泛聽取群眾意見，學會用唯物論的認識論分析綜合問題的過程。總之，通過調查研究和撰寫調查報告，可以出真知，出良策，出創造，出人才，出動力。因此，中央一向以來提倡領導幹部和國家行政機關工作人員要多做調查，領導幹部要自己動手寫調查報告。