告知性公文在古代文書中稱為“告示”、“布告”，即“曉告他人使明己意”的意思，最早見於《荀子?榮辱》：“故日仁者好告示人。”後來專指“舊時官廳所發出的布告。”（《辭海》1979年版）而“布告”則進一步明確為：“國家機關、社會團體將某種決定、辦法或某一案件，用書麵形式張貼出來，告知有關人員或廣大群眾的文件。”（《辭海》1979年版）告知性公文今又稱知照性公文。這類公文不一定非要像古代“布告”那樣張貼出來，但其功能沿襲古代的“告示”、“布告”，主要用於公布重要的決定或重大事件，或宣布重要的事項或法定事項，或公布社會各有關方麵應當遵守或者周知的事項，或傳達要求下級周知或者辦理的事項，或商洽、詢問和答複問題。概言之，這類公文都具有告知性特點。
根據國務院《國家行政機關公文處理辦法》的規定，告知性公文的文種主要有公告、通告、通知、通報、函等。在中共中央《中國共產黨機關公文處理條例》中，還有公報這種告知性公文。
第一節公告、通告的寫作與發布
1．公告、通告的適用範圍與區別
國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公告適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。”“通告適用於公布社會各有關方麵應當遵守或者周知的事項。”
公告、通告兩者的主要區別有以下幾點：
(1)發文機關不同公告主要由較高級別的國家行政機關製發，一般由國務院、國務院各部、委、辦、局及省級人民政府發布；通告則各機關、團體、企事業單位均可製發。
(2)告知對象不同公告的告知對象是國內外一切需知機構和人士，範圍最廣泛；通告的告知對象是社會各有關方麵，是麵向社會各界的。
(3)內容不同公告宣布的是重要事項或法定事項；通告公布的是要求遵守或周知的具體事務性事項。
由上述可見，公告發布的級別高、權威性更強、範圍廣泛、內容關係重大；而通告的功能遠較之公告差。
2．公告、通告的寫作方法
一般說來，公告、通告的寫作方法基本相同。
(1)公告、通告的標題寫法
公告、通告的標題分為完全式和省略式兩種。
完全式標題采用“發文機構十事由十文種”的格式，例如《中共中央、全國人大常委會、國務院關於宋慶齡名譽主席病情的公告》《最高人民法院、最高人民檢察院關於不再追訴去台人員在中華人民共和國成立前的犯罪行為的公告》《廣東省人民政府關於禁毒的通告》等。
省略式標題也可分為兩種：一種是用“發文機構十文種”或“事由十文種”的格式，前者例如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》《新華社公告》等；後者例如2003年8月26日國家環境保護總局發布的《關於加強廢棄電子電氣設備環境管理的公告》（環發[2003]143號）、2003年8月27日國家環境保護總局發布的《關於實施國家第二階段機動車排放標準的公告》（環發[2003]144號）等。通告的省略式標題則多為“事由十文種”的格式，例如《關於加強對××地區管理的通告》等。另一種是隻用文種作為標題，例如1971年7月基辛格秘密訪華後發表的文件就叫《公告》。但這種標題形式今不多見。
(2)公告、通告的生效標誌
公告、通告一般均不寫主送機關，但一般都要有生效標誌。生效標誌有的是寫文號，如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》第一號；《關於實施國家第二階段機動車排放標準的公告》環發[2003]144號。有的則在標題的正下方寫明發文時間；有的在正文後麵寫明發文機關和發文時間、地點。
(3)公告、通告正文的寫法
公告、通告的正文一般由公告、通告的緣由或依據、告知事項、結束語或要求三部分組成。
有的公告正文比較簡單，例如全國或省級人民代表大會的任免公告。
大多數公告、通告的正文較長，在表述時首先應說明發布該公告、通告的緣由或依據；告知事項可以分條、款依次說明，做到層次分明。尤其是公告，是一種嚴肅莊重的公文，在正文寫作時要求開門見山，行文莊重，用詞準確，簡練明了，不加議論。
例如國家環境保護總局《關於加強廢棄電子電氣設備環境管理的公告》（環發[2003]143號），首先在第一自然段闡述了發布該公告的緣由：“電子電氣設備廢棄量迅速增長，已經成為不可忽視的環境汙染源……”；第二自然段則闡述了發布該公告的依據：“……根據《固體廢物汙染環境防治法》有關規定，現公告如下”。該公告的告知事項較多，因此分條列出：“產生電子廢物的單位”申報事項（第一條）、“電子類危險廢物”具體劃分和產生單位應做的事項（第二條）、“禁止使用汙染環境的落後工藝和裝置處理電子廢物”的具體要求（第三條）。該公告第四條則對各級環境保護主管部門提出了要求，屬於公告寫法的第三部分；與此同時，該公告最末兩個自然段還對公告中的“電子電氣設備”、“電子廢物”所涵蓋的對象進行詳細列舉。這份公告是結構形式比較完整的公告行文格式。
3．公告、通告的使用要求
公告是極為嚴肅、莊重的公文，其發布機關、行文權威性、行文內容和格式都有嚴格的規定。但是，公告目前存在著被濫用的現象。有的將“廣告”寫作“公告”，有的該用“通告”而誤用“公告”，甚至有該用“啟事”、“聲明”、“通知”的而誤用作“公告”的。這種混亂情況必須堅決糾正。廣告是介紹商品的；啟事是單位或個人向公眾告知某項具體事宜的；海報是向公眾專門報道文娛、體育消息的；這些都不是公文，所寫的內容都不是重大事項或法定事項，作者都不是級別高的立法機構或國家行政機關，對象也不是國內外的範圍，所以都不宜用“公告”。
第二節通報的寫作與發布
1．通報的適用範圍
《現代漢語詞典》（2005年第5版）對“通報”的詮釋是：“上級機關把工作情況或經驗教訓等用書麵形式通告（普遍地通知）下級機關”，也專指“上級機關通告下級機關的文件”。
國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定：“通報適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。”當命令、決定和通報三個公文文種用於獎勵時，應當依據法律的規定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示範圍等具體情況，選擇使用相應的文種。例如，命令（令）隻能由中華人民共和國主席、國務院及各部、委、辦、局以及縣級以上各級人民政府發布，級別較低的行政機關或社會團體、企業事業單位不能使用命令（令）的發布形式（包括嘉獎令）；而決定隻適用於“對重要事項或者重大行動做出安排”，獎勵有關單位和人員時，通常也要求較重大的嘉獎才使用“決定”這種文種。
2．通報的類型和寫作方法
按照國務院《國家行政機關公文處理辦法》的規定，通報適用於“表彰先進，批評錯誤”和“傳達重要精神或者情況”兩類事項，因此通常把前類稱為“表彰性（批評性）通報”，把後類稱為“情況通報”。不論哪一種通報，一般都由標題、正文、落款和日期等組成。
其中，通報的標題有幾種寫法：一是“發文機關十事項十通報”：二是“事項十通報”：三是“發文機關十通報”；四是隻用“通報”作為標題。通報的落款和發文日期的寫法及標注位置與一般公文相同。
(1)情況通報正文的寫法
情況通報的正文一般按照事情發生發展過程進行敘述，以講清事實為主：其結尾大多帶有號召性。
這種通報必須將有關重要情況傳達給下級機關和有關人員，使大家了解情況，以利於統一思想和行動。毛澤東於1948年3月20日為中共中央起草的《關於情況的通報》，就是一份典型的情況通報。全文共分為六大段，對當時我黨的方針、路線、軍事上敵我力量的對比情況，作了翔實的介紹和分析，為統一我黨我軍的思想行動，奪取解放戰爭的勝利作出了貢獻。2005年12月由中共中央辦公廳、國務院辦公廳向全國發出的《關於鬆花江重大水環境汙染事件的通報》，就是對2005年11月13日發生的鬆花江重大水環境汙染事件這種重大事項向全國發出的情況通報。該通報首先敘述了中石油吉林石化公司雙苯廠發生爆炸事故，造成大量苯類汙染物進入鬆花江水體的事實，並記述了黨中央、國務院的重視，然後通報“經過各方麵艱苦努力，這一事件所造成的危害初步得到控製，當地人民群眾的生產生活基本恢複正常。”在該通報的第二部分，著重分析了國家環境保護行政主管部門的責任及責任追究。第三部分則強調該事件的善後處理。第四部分（結尾）要求各地各部門認真汲取教訓，舉一反三，查找隱患，堵塞漏洞，“堅決遏製目前重特大事故頻發的勢頭”。通篇敘述層次分明，簡明扼要，對於全國環境安全工作具有很強的指導性。
寫好情況通報的關鍵是要全麵地了解情況。要選取具有普遍意義的典型事件；要擺清情況，特別是那些重點事實、具體材料，必須真實準確；還要注意要緊緊圍繞中心來寫。
(2)表彰性、批評性通報正文的寫法
表彰性通報和批評性通報的寫法很相似，正文大多數由通報事項、事項分析、處理意見等部分構成。例如：
關於表彰全市林業係統先進單位和先進工作者的通報各縣、區人民政府、市府直屬各單位：
在以消滅荒山和保護發展森林資源為重點的林業建設中，我市各級林業部門忠於職守，認真當好各級黨政領導的參謀和助手，為我市實現第一期綠化目標，發揮了重要的職能作用。林業係統的廣大幹部職工兢兢業業，艱苦奮鬥在林業第一線上，出了大力，流了大汗，作出了突出的貢獻。
為了表彰先進，樹立典型，推動我市林業上新台階，經市、縣林業部門認真評選和各縣、區人民政府審查推薦，市人民政府同意××縣林業局等34個單位為市造林綠化先進單位，同意×××等150名同誌為市林業先進工作者。並通報表揚一批單位和個人。
希望全市各級林業部門發揚成績，再接再厲，為我市林業再上一個新台階作出新貢獻。
附：先進單位和先進個人、表揚單位和表揚人員名單
××市人民政府
一九××年×月××日
這篇通報由於表彰的先進單位和先進個人較多，不可能具體介紹他們的事跡，因此在第一段作了簡要的介紹，第二段寫通報事項，說明給予誰什麼表彰，第三段提出希望。全文結構完整，簡潔明了。表彰的先進單位和先進個人由於太多，故作為該通報的附件，以減少通報正文的篇幅。
對於批評性通報，由於被通報是一件極為嚴肅的事情，因此在撰寫時更應十分慎重。這類通報的開頭通常直接點明通報的對象和所犯錯誤，並具體介紹所犯錯誤的事實，並指出所犯錯誤的嚴重性，然後以國家的有關規定為依據，作出處理決定。這樣撰寫才能夠做到事實清楚，處理的根據明確，給受通報被批評者和其他人以實事求是、以理服人的感覺。批評性通報的結尾部分通常是告誡促使有關人員從中吸取教訓，避免發生類似的事件等。
第三節通知的寫作與發布
1．通知的類型與適用範圍
通知是日常公文處理乃至日常生活中經常使用的一種文體。《現代漢語詞典》（2005年第5版）對“通知”的詮釋是：“把事項告訴別人知道”的行為，或“通知事項的文書或口信。”國務院《國家行政機關公文處理辦法》則明確了“通知”這種公文的適用範圍：“通知適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。”
一般說來，“通知”這種公文文體是使用最為廣泛的，不僅國家行政機關在一般性行文時多用，而且社會團體、企業事業單位多廣泛用“通知”行文。按照通知的不同適用範圍，可以把通知分為以下幾種：
(1)發布性通知
是指發布法規和規章、批轉和轉發有關文件的通知，又稱“發文通知”。其中，較高級別的國家行政機關（如國務院，各部、委、辦、局，省級人民政府）發布行政法規一般用命令（令），而不用通知，以示其強製性和權威性。
(2)規定性通知
是指對某些具體問題、具體工作、具體事項的解決辦法、執行標準和要求等，作出或者補充、修正某些具體規定的通知。
(3)布置性通知
是指對下級機關布置工作的通知，又稱“工作通知”。
(4)任免通知
是任免國家行政機關工作人員職務的通知，屬於事項性通知。
(5)會議通知
實質上也是一種事項性通知，使用量大，內容與要求與其他事務性有所不同。