公文作為一種應用文體，具有很強的實用性。公文作為一類具有法定效力的規範性應用文體，一經發布便具有權威性、文獻性。因此，公文的寫作與其他類型的文章相比，更加具有其自身的規律、規範和特點。公文既然也屬於“文章”的範疇，屬於“應用文體”，因此，其寫作基本要求仍然需符合“文章”的一般寫作規律。
按照《現代漢語詞典》（2005年第5版）的詮釋，“文章”泛指著作，也指篇幅不很長的單篇作品。若是溯源追根，“文章”在《辭海》（1979年版）中最早注釋為“禮樂法度”（早見於《詩·大雅·蕩序》曰：“厲王無道，天下蕩蕩，無綱紀文章。”）和“文辭”，泛指“獨立成篇的有組織的文字”。文章作為寫作的成品，必然是一個有組織的、完整的有機整體，有其自身固有的寫作規律和評價標準。惟有對其科學地認識和了解，才能具有公文的寫作基礎。
第一節公文的構成要素
公文與其他類型的文章不同之處，在於其必須有“規範體式”和“行文規則”。但是不管何類公文，既然統屬於“文章”，那麼公文的構成要素也同各類文章相仿，同樣具有主題、材料、結構、語言四個有機組成部分或稱“構成要素”。其中，主題、材料屬於文章的內容，結構、語言則屬於文章的形式。
一、文章的主題
1．主題的含義
“主題”一詞是從外國借用來的，原先是音樂術語，指音樂的主旋律，即“樂曲中具有特征的、並處於顯著地位的旋律；它表現完整或相對完整的音樂思想，為樂曲的核心，亦為其結構與發展的基本要素。”（《辭海》1979年版）在文學藝術作品或記述性文章中，主題又叫“主題思想”，即作品通過描繪現實生活和塑造藝術形象所表現出來的中心思想；在議論性文章中，主題則被稱為“基本觀點”或者“中心論點”。統而言之，主題就是作者在文章中所表達出來的基本思想。
在我國古代，與主題含義相當的詞叫“主旨”，其含義有旨意、意旨、意誌等。古人認為，文章必須以“意”為綱，必須突出主題。現代寫作學認為，文章寫作的主題具有時代特點，而且會因作者的立場、觀點或寫作意圖不同，即使組織相同的材料，文章也會表現出不同的主題；作者的思想理論水平、政策水平、工作與生活經驗、寫作表現手法等都會直接或間接地影響文章主題的深度和廣度。
2．主題在文章中的作用
主題的作用是由其在文章中的地位決定的。任何文章（包括公文）都受命於主題，接受主題的支配。明清之際的思想家王夫之說：“無論詩歌與長行文字，俱以意為主。意猶帥也，無帥之兵，謂之烏合。”也就是說，主題在文章中是統帥一切、指揮一切、調動一切的。無論是材料的取舍、結構的安排、語言的運用，都要服務於主題，服從於主題。
就材料的取舍來說，材料有主要的，有次要的：有意義重大的，有意義一般的或者不大的。在文章（公文）寫作時不可能也不必要把所有的材料都用上去，必定對材料要有所取舍，而材料篩選和取舍的唯一依據，自然而然地就是必須符合表現主題的需要。
就結構的安排來說，盡管文章的結構格式是文章存在的必然表現形式，但是這種形式並不是作者隨意安排的，文章結構同樣要服從於表現主題的需要。
就語言的運用來說，主題對語言具有統帥作用。梁代文學理論家劉勰在其名著《文心雕龍》中就明確指出：“言授於意。”即語言要聽命於文章的旨意、作者要在文章中所要表達的意誌。因此說，語言作為表達思想的工具，在文章中必須服從於其主題思想表達的客觀需要。
由上述可見，主題是文章的統帥和靈魂。主題不明確的文章猶如烏合之眾，會出現材料堆疊、結構散亂、詞不達意等弊病，失去其應有的社會作用和功能。
3．主題的要求
文章的主題猶如“綱”，綱舉才能目張。因此，在寫作文章之前，必須反複錘煉，使主題明晰。寫作時對主題的具體要求如下：
(1)主題要正確
這是文章的基本要求。所謂主題正確，就是指文章能夠如實地反映客觀事物，揭示事物的本質和客觀規律。而要揭示事物的本質，就必須站在正確的立場上，用正確的思想方法認真調查，反複研究，對所收集和掌握的材料加以篩選、歸納，從而得出正確的結論，凝練出正確的主題。從這方麵說，文章（公文）的主題是在對客觀事物進行充分調查研究、對能夠反映客觀事物的詳盡材料進行整理歸納之後得出來的正確結論，這就是文章寫作的認識論。
(2)主題要深刻
文章的主題並非泛泛而論，更不能人雲亦雲，必須做到既要正確又要深刻、新穎，才能對人們有啟迪，作為公文才具有一定的指導性、預見性。一方麵，誠如清代文學家劉熙載所言：“認題立意，非識之高卓精審，無以中要。才、學、識三者，識為尤重，豈獨作史然耶。”作者必須自身加強學習，努力做到思想深邃，見識高遠，才能從紛雜的表象中抓住本質即主題。另一方麵，隻有通過調查研究占有大量材料，才有可能有“識之廣”、“識之高”，才能從中提煉出正確而又深刻的主題。
(3)主題要集中
所謂主題集中，是指一篇文章的主題通常隻有一個，忌分散、雜亂。尤其作為公文寫作來說，一件公文通常隻要求解決一項主要問題；倘若主題分散，則公文無法簡潔明了，反而往往使人們無法盡快適從。
(4)主題要新穎
所謂主題新穎，就是說文章（公文）能夠反映新情況，解決新問題，提出新觀點、新思路。這就要求作者要站在時代的前列，用敏感的政治嗅覺和創新的眼光去觀察問題，分析問題，從而得出新的結論，提出新的見解或切中時弊的解決問題的方法。
總而言之，寫作任何文章（包括公文）都必須同時達到主題正確、深刻、集中、新穎的要求，缺一不可。這是因為，主題正確是文章的基本要求；主題深刻才會使文章有社會價值；主題集中才使文章的觀點明晰；主題新穎才會使文章避免雷同、重複，具有新鮮感和生命力。二、文章的材料文章中的材料是對客觀事物的表述或反映。如果把主題譬喻為文章的靈魂，那麼材料就是文章的血肉。古人說，寫文章要言之有理，言之有物，言之有序，言之有文。其中，“言之有物”就是指文章要有材料，有內容，這樣才會不單薄，不空洞。
1．盡可能多地占有材料
占有材料是文章寫作的基礎。古人說，“意在筆先”；其實，材料應在立意（確定主題）之先。材料是立意的基礎。沒有材料，對客觀事物無從認識，自然也就無法找出客觀事物的本質，即無法立意，產生不了文章的主題，那麼在寫作過程中也就無法正確地表現主題。
文章的材料來源於對客觀事物的調查研究。一方麵，材料盡可能是第一手的，需要作者體勤為之，這就要多跑路，多問，多記，多觀察，從社會實際中直接獲得第一手的材料；另一方麵，材料可以是第二手的甚至是第三手、第四手的，即多查閱現成的文件、資料、報刊、書籍、文獻等，充分借鑒前人或他人的調查研究成果。值得一提的是，占有材料既要堅持“韓信將兵，多多益善”的原則，盡可能多地占有各方麵的材料；又要有目的、有方向地去收集材料，並注意材料的整理和分類，避免形成“大雜燴”。2．科學地選擇材料既然材料是表現文章主題的依據和支柱，那麼在文章寫作中就要選用最能夠表現主題的材料來充分表現主題。不論是敘述性文章、議論性文章，還是公文一類的應用性文章，都要科學地選擇材料，用材料來表現主題，論證主題，說明主題。