3．保持風度，不以勢壓人
既然反駁是為了澄清事理，因而這一環節要本著“對事不對人”的原則，絕不能以勢壓人，硬要對方接受自己的觀點，更不能以不文明的舉止來攻擊和諷刺對方。
同時還需要注意的是，反駁他人觀點時不能受“我才是正確的”的先入為主的觀點操縱控製，應該知道自己有時也有可能犯錯誤。如果在交談辯駁的過程中，隨著認識的不斷深入，發現是自己在認識上出現偏差，那麼絕不能抱著“一駁到底，死不認賬”的態度，而要有勇氣承認自己的錯誤，及時主動地平息爭辯。有位思想家這樣說：“用鬥爭的方法，你絕不會得到滿意的結果。但如果用讓步的方法，收獲會比預期的高出許多。”
4．批評他人，彬彬有禮
批評是一種否定，一般是指對錯誤言行的否定，但如果批評的否定意味很尖銳、直露，很容易給受批評的人在心理或感情上造成很大的壓力，處理不好的話很容易導致人際關係緊張甚至破裂。所以批評要講究藝術，這種藝術主要體現在批評用語的選擇上。
從合乎公關禮儀的角度出發，批評用語的選擇可考慮以下幾種形式：
（1）以請教式的話語表示批評。有人在禁止捕魚的水域撒網捕魚，管理人員發現後沒有簡單罰款或大聲嗬斥，而是用商量的口氣說：“這位師傅，這兒禁止捕魚的理由主要就是因為以前捕魚過度，如果不加以禁止的話，您說魚會不會被捕撈幹淨呢？”這番話讓捕魚者連連稱是，連忙誠懇地道歉。如果用尖刻的語言責罵，那效果可能就會不一樣了。
（2）以關切式的話語表示批評。一名年輕職工早上上班遲到了，衣冠不整、慌裏慌張地跑了進來，當班經理走上前來說道：“做什麼事情都要有一個時間觀念，你這樣經常慌裏慌張地騎車來上班是很不安全的，以後千萬要注意。”這番話使得這名職工非常慚愧，自覺地作了檢討。
（3）以暗示式的話語表示批評。某單位工人小王要結婚了，工會主席關切地問：“小王，你們結婚的事準備得差不多了吧？是否考慮過婚事新辦、盡量節約呢？”小王苦惱地說：“我想辦得簡單一些，可是我拗不過嶽母，她說她隻有一個女兒……”工會主席則用這樣的語言批駁小王：“咱們單位是獨生女的又不是隻有你對象一個，小金、小劉不都是獨生女嗎？”工會主席的這番話存在著非常明顯的批評否定含義。
（4）以模糊式的話語表示批評。這種批評方式是用比較抽象、籠統的語言進行批評，不點明具體對象，不闡述具體細節，而從總體的角度提出批評。如對於單位的違紀行為，單位領導從提醒大家的角度以模糊式的語言表達了自己的意見：“近一段時間來，我們單位有個別同誌遲到早退，這種現象要及時糾正，不能再蔓延下去了。”這種模糊式的批評要求犯錯誤者自覺意識到自己的錯誤行為，及時改正缺點。
（5）以安慰式的話語表示批評。這種方式雖然作出了批評和否定，但是語言表達上保留一定的餘地，要麼包含著一定的肯定成分，要麼包含著一定的激勵因素，因而容易使人心悅誠服。
據說，被譽為“短篇小說之王”的莫泊桑年輕時就受到過這種批評。有一次莫泊桑向著名作家福樓拜和布耶請教詩歌創作的技巧，兩位文學大師一邊坐著聽莫泊桑朗誦詩作，一邊喝著香檳酒。布耶聽完後說：“你這首詩句雖然疙裏疙瘩，像塊牛蹄筋，不過我讀過比這更壞的詩。這首詩就像這杯香檳酒勉強能吞下去。”這個批評雖嚴厲，但留有餘地，給了莫泊桑很大的安慰。
批評的時候選用以上這些語言表達方式，那麼批評就會顯得溫和許多，增添了許多人情味。但這並不是強調一切批評都需要經過“軟化”處理，而是必須認識到，批評隻是協調人際關係的手段，它不是目的，因而不能為批評而批評。基於這種思考，那麼在批評過程中隻要能把道理講清楚，能把錯誤的觀念和思想糾正過來就行了，而不能把批評的矛頭對準人，搞人身攻擊。
批評者在批評他人的時候要善於擺正自己的位置，要注意控製自己的情緒，如果克製不了自己寧願暫不開口，待通過一定的方式排解發泄之後再批評他人。同時批評者還要注意“正人要先正己”、“責人先審己”，即要在合理地把握自己的前提下再去批評他人，這正如中國古代先哲所說，“己欲立而立人，己欲達而達人”，“己所不欲，勿施於人”。