2．巧用私人時間
一旦找出了你能全力工作的那段時間，不要將之作為秘密。虔誠地來捍衛這段時間，關上你的房門，在門上貼上有你親筆簽名的紙條謝絕來訪者並將打來的電話轉給別人。把最具挑戰性的工作留給這段時間，並讓每個人都知道這段時間是完全屬於個人的。
為了找出自己的最佳時間，管理者可以在每個周日的晚上提前書寫一份時間表。在接下來的五天內，每天預留出不同的一個小時。比如，可以這樣來作計劃：
星期一8：00—9：00； 星期二10：00—11：00；
星期三11：00—12：00； 星期四2：00—3：00；
星期五4：00—5：00
在每天預留出的這一個小時裏，你要不間斷地進行工作。在這些時間裏，最好不要接聽電話或者接見來訪者。每完成一個小時，你可以評估一下自己的工作效率。根據工作的情況，工作的業績和精力水平，確定每個小時的工作效率檔次。
這樣經過一周後，你就知道了自己的最佳時間是在什麼時段。你也可以再重複一周同樣的過程來重新實驗一次，以便確定自己的最佳時間。
3．養成按時運行的習慣
提高組織技能的第一步就是對工作習慣進行反省。必須像保護自己的領土一樣來支配時間，不要讓某些事或某些人占去自己的大塊時間。
下麵的測試將會使我們的工作和生活更加有條不紊。
按10分製來回答下列問題，答案為“從不”得1分，“有一半時間”得5分，“總是”得10分。
（1）膳食：因為著急或太忙而不能吃飯，我跳過了早餐或午餐。
（2）期限：我誤了期限或在我承諾的時間內沒有完成任務。
（3）消磨時間：當有時間可以消磨的時候，我會浪費時間，事後會非常自責。
（4）壞運氣：當丟失某種東西，比如眼鏡或者計算機出現故障時，我會放下所有的事情來關注這個問題——即使它會耽誤一個或兩個小時。
（5）拖延時間：當對一項任務或工作感到恐懼時，我會一再地拖延時間。
（6）靈活性：當有一個突發的危機需要注意的時候，我會改變計劃，在處理好其他小事後再著手處理。
（7）時間意識：在工作的時候我會忘了時間。
（8）雜亂：由於雜亂而導致不能在辦公室有效率地工作。
（9）會議：在會議上花費了過多的時間。
（10）行程安排：在一天中為自己安排了過多的行程，使得自己總是習慣性地遲到。
將你的得分彙總。超過60分表明你嚴重缺乏組織時間的能力。超過80分則說明你不可能在管理層呆得很久，因為你不能有效率地工作。大多數新任管理者的得分在40分和60分之問，表明他們具備一定的時間組織能力，但需要進一步提高。假如你的得分在40分以下，那麼你的時間觀念較強，定會有一個偉大的開始。
一分鍾提醒：
把時間也放入你的工作成本裏麵，你就會發現自己越來越會分配時間了。
37.開會隻是一種形式
會議不是應付差事，而是去解決問題
開會是管理者工作中的一項經常發生的事項，由於有的會議流於形式，不能解決關鍵的問題，所以有的管理者總認為開會隻是一種形式，而不加以關注，其實正是因為他們的這種會議態度，才使會議毫無效率。
你也許已經參加過許多會議了，但是現在你是管理者，你的出現將有著全新的含義。你需要預想一下會被提到的問題並且要為各種各樣困難的問題準備好答案。假如你在會上被問得張口結舌的話，你將會失去別人的信任，失去戰勝別人的機會。
在會議上注意不要采取放任自流的態度。不要讓同事或員工們喋喋不休而聽之任之。很多團隊陷入了困境之中，其原因就在於團隊的領導者糟糕的組織技能使每個人都很散漫。可以製定簡潔的會議議程，邀請必要的人員參加，保持會議進程與時間表同步進行來達到會議的高效。
要精減會議的議程。每安排一次會議議程，可以采用組織性強的方法。為每個議題設定精確的時間。例如，10：15～10：55用於評估顧客調查的結果，而不是10：00～11：00。安排另一個議題在11：00整開始。這樣，如果參與者想休息一下的話，他們為了贏得這額外的5分鍾將會在不遲於10：55的時候結束上一個議題。
為了有效地開好每一次會議，應該按會議議程一步步地進行，清楚地告訴與會人員在本次會議上需要討論的問題和應該引起注意的問題。將一個關鍵的問題提出來並且強調本次會議的目的是要提出三個具體的解決方案來。假如會中有人忽然轉變了話題，可以向他示意，從而使議題回到中心問題上。假如這個人繼續嘟嘟嚷囔的話，可以通過向大家提示時間來糾正他。你可以說，“由於我們隻剩45分鍾了，讓我們回過頭來，繼續關注這個議題吧。”