（4）信息采編
通過各種途徑，將企業需要的相關信息收集後作為原始信息記錄在案，經過篩選整理後編輯成各種主題的信息刊物，刊物可以通過電子網絡發行。對信息刊物和所有原始信息內容可以進行查詢和統計。
（5）資源管理
通過資源借用、調度管理係統具有很大的靈活性和適應能力，可通過資源類別的選擇自動調整資源特征。可實現企業內部如：辦公設備、辦公用品、器材、車輛、房產、公用資料等的基本信息管理和借用、占用及調度管理，同時還可以實現簡單的資源使用費用核算功能。
第四節 辦公自動化建設應當處理好的幾種關係
1．建設與應用的關係。有許多的單位、企業不顧自己本單位、本企業的實際需求，盲目引進高新設備，但是一旦買來卻閑置在那裏，沒有很好地利用起來。所以我們說建設應該首先出於並基於內在的應用需要，表現為包括領導在內的整個機關對辦公自動化有了一定的認識。迫切要求應用現代化的手段提高辦事效率和工作質量，達到提高整體管理水平的目的。其次，要充分認識建設是手段，是達到目標的過程，而應用是建設的原動力和目標，是檢驗建設成效的惟一標準。
2．高層服務與基礎積累的關係。要提供好地服務，就必須擁有足夠先進的手段和信息資源。然而冰凍三尺非一日之寒，沒有基礎建設的積累，如，能熟練使用電腦辦公的工作人員、四通八達的計算機網絡、隨時隨地可供調閱的電子信息數據資源，以及各種必需的設備設施和軟件，等等，恐怕是心餘力竭或事倍功半。
3．硬件建設與軟件投入的關係。係統建設固然少不了硬件建設，但它僅僅是個基礎，還缺少軟件這一上層建築。行內人士常說“三分硬件，七分軟件，十二分信息和管理”。所以在注重硬件這些更容易看得見的東西的建設基礎上，還應當注意軟件方麵的建設。隻有這樣辦公自動化才能真正的發揮作用，達到應有的效力。試圖一步到位，隻買機器不去研究應用的做法，是對信息化的誤解，會造成社會資產的極大浪費。
4．共享型資源建設與分散式信息處理的關係。所謂共享
型資源建設，是指把辦公業務過程中產生的所有信息均納入計算機管理，成為一種可供網絡化查詢利用（共享）的資源。而分散式信息處理是指依據現行政府機關辦公體製和工作流程，由工作人員根據各自的日常業務範圍處理辦公業務信息的方式。必須很好地處理好兩者的相互補充關係。
5．安全保密與信息共享的關係。信息社會的發展，科技的進步使人們能夠更好地進行信息方麵的交流與溝通，從而提高工作效率，同時也使有限的資源發揮更大的作用。但是我們經常可以在報端看到某國防部或什麼絕密信息係統被“黑客”闖入造成不可彌補的損失的消息。還有許多的高科技手段使銀行部門的計算機數據被不法分子修改而致巨款損失的報道。這些例子告訴我們必須處理好信息共享和安全保密的關係。
第五節 辦公自動化的優越性
1．有利於促進工作的規範化。按照辦公自動化係統規定的程序、格式等統一收件、辦件、發件，能使工作更具規範性效果。
2．增加工作透明度。有利於工作的監督有效，有關人員可通過計算機係統查詢批件內容和辦理進度。
3．提高了工作效率。節省了大量的日常事務的時間。
4．提高了管理水平。有關人員可隨時通過辦公自動化係統查詢和統計批件情況。
5．提高了工作人員的綜合素質。因為要掌握辦公自動化的技能，工作人員必須對自己不斷地“充電”，跟上新技術進步的潮流。
辦公自動化對秘書素質的要求
不同層次的辦公自動化係統對辦公人員的要求也不同。從前的辦公自動化是個體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都要懂得辦公設備的使用，會用電腦的操作，會用電腦打字。這些工作，由秘書或文員來完成就可以了。那時、由於技術的原因，學會電腦的操作（如DOS、WPS）會漢字輸入，還真的要下點功夫，將許多人拒於辦公自動化大門之外。
現代的辦公自動化係統通過計算機網絡將所有職工聯係起來，通過網絡來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。這要求所有人員，上至領導，下至各級職工，都應能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進行。慶幸的是，現代辦公自動化係統的功髓越來越先進，但使用起來卻越來越簡單。尤其是最先進的WEB方式的辦公自動化係統，辦公人員隻要能掌握簡單的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能應付所有的計算機應用了。也不需擔心字輸人的問題，準確、快速的筆式、聲音、掃描錄入設備可幫上大忙。但是，容易學並不等於不用學，為了徹底保障辦公自動化的成功實施，一定要把對全體職工計算機相關培訓的工作列入辦公自動化的實施計劃中。所以第一次當秘書的你一定要加強自己的學習。