如果邀請嘉賓，但是不能解決路費、住宿和餐飲，或者沒有報酬，必須提前說清楚，按正常的情況，誰邀請誰要承擔基本的交通餐飲路費，總不能讓嘉賓來學校做演講，還自己掏錢倒貼路費餐飲食宿吧？不是嘉賓都在意錢，但是作為禮儀，涉及費用的問題要先說清楚，避免後麵誤會。而且嘉賓也會考慮講座的成本自己是否願意承擔，說清楚好做判斷。
還有的同學設計詳細的邀請函，這很好，但是盡量不要用附件格式，直接粘貼到郵件裏麵，做好排版，會更方便嘉賓瀏覽。
什麼叫作做好工作的細節？————其實就是與人方便與己方便。
階段三：正式邀請
如果能夠得到嘉賓的正式許可，約定時間，你們就應該爭取學校的官方正式批準，這樣才能借教室。借到教室才能夠給嘉賓發出正式邀請函。
現在邀約嘉賓一般通過郵件，這份郵件建議按如下格式去寫：
上一次情況簡介：必須再次說明你是哪個學校哪個社團什麼職務的人，讓嘉賓回憶上次我們做的約定，還有後麵的進展。
邀請函：講座主題，講座時間，講座地點，講座對象，講座預期規模，講座的議程（包括答疑、抽獎和合影等安排）。
宣傳方案：如果需要嘉賓提供資料，這裏可以提出要求。
接待方案：接待方案包括嘉賓來學校的吃住行安排，有無安排接車，有無安排食宿，誰會陪同，有無安排送行專車，這些你都要替外地嘉賓考慮到。
詳細行車路線：從車站到講座地點路線，包括大學內路線。
特殊要求：比如嘉賓對住宿方麵的要求，對講座規模的要求，對訂票方麵的要求，是否需要嘉賓提供獎品，轉發活動微博，嘉賓提供自我介紹的內容（這個建議我們做好，給嘉賓確認）等等。
費用報銷說明：如何報銷費用，是當場現金還是事後轉賬，是否要嘉賓提供票據等等。
再次提供負責人以及接待聯係人的電話。
正式邀請函發出後隻是工作的開始。
第一，要得到嘉賓的正式確認，因為有些嘉賓可能時間臨時有衝突，不得不變卦，我們要做好預案，比如改日再約。
第二，如果宣傳方案得到嘉賓的認可，需要把宣傳的文案給嘉賓確認，這個包括校內海報還有宣傳微博的文案。
如果是微博文案，必須考慮是否要說明時間地點主題，還有是否對外開放，如果對外開放應該在微博配圖裏詳細說明行車地點，便於校外朋友自己查找。
第三，你們應該告訴嘉賓關於講座的聽眾情況，他們是誰，想聽什麼，關注什麼問題，是怎樣的水平，便於嘉賓做一些針對性的準備。
第四，社團發微博也要注意，首先，不要發N條微博，反複頂一條勝過發N條；其次，微博文案要精心設計提高吸引力；再次，微博裏不要@一堆人，應該私下邀請同學們轉發，轉發有了一點影響，再請嘉賓轉發，讓嘉賓看到你們的能量，感到被重視。
第五，如果有食宿接待，應該提前說明你的安排是什麼。
第六，特別提醒大家注意，講座的規模不一定求大，但一定要讓嘉賓感覺到活動組織得很成功，也就是上座率一定要努力保證。比如你借一個300人的教室，最後隻來了100人，會場給人感覺就很不好，嘉賓也覺得自己的講座不受重視。我覺得邀請嘉賓來講座，卻組織不起來幾個人聽，這是很不禮貌的事情，因為浪費社團的精力，也浪費嘉賓的時間。
階段四：現場活動
現場活動其實也分活動前、活動中兩個階段。
活動前包括宣傳、接待、預熱。
宣傳中容易忽略的細節：
1.傳統的宣傳方式不說了，到了學校應該讓嘉賓看一看，嘉賓看到自己在學校很受重視，會很開心。
2.現在大家都很重視新媒體，主要是微博微信，如果有微博牆，一定要策劃和引導同學們發布，如何引導是有學問的，要有一些同學發布樣例，讓其他同學明白怎麼做。
3.如果在會場過程中要發微博，應該提前有所準備，不要臨時發一張照片，然後配一句話，不妨事先想幾句和嘉賓匹配的文案，再配發多圖微博，效果會更好。