——以北京第二外國語學院旅遊管理學院為例
韓玫麗
院係資料室與圖書館一樣都是為教學和科研服務的，但資料室與圖書館二者在服務範圍、服務對象、專業服務的深度等方麵均有所不同。因此，抓好院係資料室的建設，將能夠對學校的教學、科研及學科學位建設起到與圖書館相互協作、優勢互補的作用。
一、院係資料室的功能和作用
（一）高校圖書館、院係資料室的定位
1.高校圖書館的定位
高校圖書館與師資隊伍、實驗設備通常被並稱為高校辦學的三大基本條件,教育部在2002年頒發的《普通高等學校圖書館規程》(修訂稿)[以下簡稱《規程》(修訂稿)]中已明文指出高校圖書館的性質是：“學校的文獻信息中心，是為教學和科學研究服務的學術性機構，是學校信息化和社會信息化的重要基地”。高校圖書館的工作任務是開展館藏資源建設，包括實體文獻資源和網絡虛擬資源建設。提供文獻信息服務，突出參考谘詢、資源開發、開展主動性、創造性深層次的內容。提升用戶信息素質教育，培養用戶的信息意識和利用文獻信息的能力。建立保障體係，強調整體化建設，優化資源配置，積極組織和協調全校文獻信息工作，實現學校內部文獻信息資源的優化配置，開展共建共享交流活動，包括進行館際協作、合作和學術交流等活動。
2．院係資料室的定位
《規程》(修訂稿)中就圖書館與院係資料室的關係指出：“院係資料室是全校文獻保障體係的組成部分，在業務工作和資源配置上，接受學校圖書館的指導與協調”。這說明院係資料室是以圖書館為中樞的全校文獻信息係統的“末梢”，是圖書館功能的延伸，是院係實現教學科研活動的輔助機構。高等院校圖書館工作條例的規定指出：係資料室的工作應著重進行專業資料的收集整理和研究,並開展情報服務,使之成為本專業的教學後盾、科研基地和情報服務中心。在教育部推行的本科教學水平評估指標中，圖書資料建設為1級指標“教學條件與利用”下的二級指標“教學基本設施”的一個重要觀測點，它的建設水平直接影響到評估的等級，院係資料室在其間扮演著不可或缺的重要角色，資料室的建設是評估工作（包括學位點的評估）的剛性要求，資料室建設應當從體製、製度上得到保障性的加強。
（二）關於院係資料室的功能
從業務及服務功能上看，圖書館與院係專業資料室之間是優勢互補、分工合作的關係，如果說圖書館是高校文獻信息的中心，院係資料室則應該是以圖書館為中樞的全校文獻信息係統在專業服務層麵上的終端服務器和服務平台,從這一角度出發，院係資料室的功能主要體現在以下幾個方麵：
1.征訂、整理、收藏、保存
這一功能的內容主要包括對院係所需專業書籍、期刊雜誌、音像製品、電子類期刊等進行征訂，運用現代圖書管理軟件和技術手段對文獻信息資源進行初級加工，並做好分類收藏和保管保存工作。
2.谘詢、信息發布、借閱、搜索
這一功能的內容主要包括建立具有本院係學科特色的資料室自己的網址或網頁，在主頁上用鏈接的方式建立各類文獻信息導航係統,並將資料室的信息資源與圖書館的信息資源在校園網上並網運行，以方便文獻信息查詢與谘詢。及時發布最新專業動態信息，對紙質文獻資料和其他形式的文獻資料提供借閱或下載服務，通過建立專業信息檢索係統，文獻索引目錄總彙等提供專業搜索服務。
3.信息錄入、信息積累、信息再加工，建設特色數據庫或專業數據庫
這一功能的內容主要包括原始信息的登記、建檔，對有效信息的加工、整理、對比、評估、提煉、歸類，把資料室收藏的文獻信息掃描成電子文檔,製成CD光盤存入光盤庫,供教師科研人員網上查詢，最後提交到特定數據庫，為專業數據庫輸入特定文獻信息。
（三）關於院係資料室的作用
高校圖書館工作的服務對象主要是本校的教師和學生，組織和協調全校的文獻信息工作，實現的是整體化發展。院係資料室是為本院係特定專業師生提供的定位定向服務，強化本院係重點學科各種文獻的保障與特色資源的完整性與連續性，實現的是專業化或特色化發展。校級圖書館雖能體現自身藏書的“廣博和多樣化”特點，卻很難體現出院係資料室文獻信息資源“專深”和“單一”的特性。以旅遊管理學院為例，院係資料室的作用發揮主要體現在以下幾個方麵：
1．為本院係學科建設提供信息導航服務和信息追蹤服務
旅遊管理學院現擁有北京市重點建設學科2個，北京市級創新團隊2個，非實體研究中心11個，資料室要依據旅遊管理學院現有的學科建設成就和學科發展規劃，建立以學科建設為中心的學科專業類文獻信息導航庫，內容包括北京市重點建設學科、校級重點學科和重點建設學科，特色專業建設，非實體研究中心，旅遊發展研究基地，產學研一體化建設，旅遊人才發展研究基地等相關類別，通過提供學科建設類文獻信息服務和長期的追蹤服務，包括與中國旅遊發展研究院、北京旅遊發展研究基地等建立相關鏈接等，提供多種信息渠道，保證專業建設文獻信息資源數據的完整和連續，提高其使用價值和利用率。
2.為本院係教學工作的開展提供信息文獻資源支持和保障
旅遊管理學院現有“十五”國家級規劃教材6部，近五年共出版學術專著60多部，譯著30餘部，教材近70部，國家級精品課程和北京市精品課程1項，北京市精品教材2部，校級精品教材和校級重點課程若幹，資料室要對這類教學成果進行信息化處理，同時要緊緊圍繞教學質量評估、教學項目立項、課程建設、教學團隊建設，精品課程、精品教材、多媒體課件製作等內容，提供教學類係列文獻信息服務，包括提供教學資料片和教學軟件等相關信息資源的搜索、查詢、保存、加工、入庫等。
3.為本院係科研工作的開展提供科研谘詢服務、文獻信息渠道拓展和相關導航搜索