企業管理製度是企業員工在企業生產經營活動中共同需遵守的規定和準則的總稱,包括組織機構設計、部門劃分及職能分工、崗位描述、專業的管理製度、工作流程、管理表單等管理製度文件,是管理的依據。管理製度文件的製訂是一項複雜的工作。
(1)規範化管理製度製訂的原則
製訂規範化管理製度必須遵守以下原則:
一是製訂的製度必須科學、合理、係統、規範、可操作。
二是製度要符合企業實際,不僅要與公司內部體係相吻合,還要考慮與外部環境如市場、客戶決策鏈等的匹配性,具有複雜狀態下的應變能力和靈活性。
三是遵循循序漸進的原則。製度的製訂過程是長期的不斷完善的過程,一項製度經起草、研討、評審、試行到發布執行後,並不代表製度的製訂工作已經完成,製度的製定並不是一勞永逸的,要根據企業內外部環境的變化和不斷出現的問題做出不斷的調整,進行修訂和完善。
為此,公司自上而下要有一個統一的認識,整個製訂過程要有全員參與的思想和不斷創新的思想。製度製訂的前期要進行廣泛深入的調研,各級相關部門、一線員工要積極配合、參與,各抒己見,這項工作不僅僅是某一個部門的工作,更是全公司各部門的工作。起草後的製度草案要進行研討,廣泛征求各部門及員工意見,尤其是部門領導的意見。在此過程,各相關的領導應將其作為一項重要的工作來做,隻有這樣,才能保證製度更符合企業實際,減少今後操作中的障礙,提高其可操作性。
(2)不同管理製度的製訂要求
為了提高製度的適應性和靈活性,製訂的製度要有粗有細,粗的地方符合靈活性管理要求,細的地方則符合原則性管理的要求。可以將製度分為兩大類:
第一類是基本的管理製度,如《組織管理製度》,其條款盡量是根本性的、準則性的和原則性的;
第二類是一般的管理製度,如管理規範、管理辦法、實施細則、工作條例等,其內容是具體的、流程性的、可操作的,如《統計管理係統及操作規範》(各項企業管理製度文件有不同的稱謂,因其各自的功能作用、影響範圍、製訂實施的程序等而有不同的含義)。同一項製度的不同條款也可有粗有細,對一些剛性的條款可根據外部環境的特殊性或緊急性要求製訂相應的“快速通道”。
管理製度創新,它貫穿於整個過程,一項製度從無到有,製度文件的設計、編製本身就是一項創新,要考慮內外環境、各種要素、條件和製約因素,以及與其他製度的相互聯係等等。管理製度的規範性和創新性是相互影響相互作用互為基礎的關係。所以,參與起草、研討、修訂的相關員工都要開動腦筋,不斷創新。
當然,現代企業製度的核心是要有完善的法人治理結構,這是前提。如果把製度比做企業規範化管理的軟件係統平台,良好的組織體係和健全的機製便是硬件,而各項製度的貫徹執行就是係統平台上的應用。所以組織體製、製度平台、實施應用三者缺一不可。