第二章第一節16.學校檔案管理的實施步驟
通常我們所說的學校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育教學及其有關的學校建設、財務等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。加強學校檔案的科學管理，是適應學校教育改革和發展的需要，也是學校常規管理的重要內容。
學校檔案工作的基本原則
（1）集中統一管理，確保完整、準確、係統、安全和有效利用。
（2）學校檔案管理應實行“三納入”、“三同步”原則：
即納入學校整體發展規劃和工作計劃、納入學校管理製度、納入有關人員職責範圍。學校布置工作與提出相關文件資料的歸檔同步、檢查工作與檢查相關檔案資料同步、總結工作與相關檔案資料歸檔同步。
（3）建立、完善學校檔案信息庫，並納入校園網統一管理和開發利用。
檔案的收集
要按照國家、政府及教育行政部門的有著規定，把學校、各部門和師生每個人手中分散的有關教育、教學、科研、人事、行政、財務、經營等方麵的文件材料及各種資料，經過挑選，集中於學檔案室統一管理。任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。
（1）依法按章
檔案的收集必須依法按章，目前，我們基礎教育單位應按照上海
市教育委員會1998年15號文《上海市中小學檔案工作標準》實施。要求學校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，明確工作性檔案資料與個人的學術、科技等具有知識產權的資料的區別。管理部門不應把屬於具有個人知識產權範圍的資料強行收集（個人自願貢獻的另當別論），個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。
（2）完善機製
檔案的收集必須建立必要的機製，對收集的範圍、對象、時限等有明確的要求，建立必要的工作製度和考核製度。
（3）建立網絡
由於學校的工作條線多，歸檔資料牽涉的麵也廣，檔案資料的
收集要建立必要的組織網絡，有關條線和各個層麵都應有相關的節點，每個節點都要有具體的責任人。
檔案的整理
檔案的整理，是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類的、、組合和編目，使其係統化、科學化。有利於檔案的保管和使用。
（1）規範分類
目前我們基礎教育範圍的學校檔案，是按照《上海市中、小學檔案案卷類目及保管期限表》的分類規則來分的。由於以校為本自主發展的步伐加快，教育教學改革的不斷發展，改革實踐中形成的資料也必然會超出文件規定的分類範圍。因此，在改革實踐與時俱進的新時期，相關的檔案資料分類規則也必然不斷發展，各單位應該尊重這一現實，積極探索，同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯係，爭取指導，服從整體調控，不各行其是。
（2）保持結構完整性
學校檔案的整理，要按照教育、教學、科研、人事、行政、財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規律，保持其結構的完整性。
（3）保持整體係統性
學校檔案的整理，還要按照學校檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其曆史聯係，保持其整體的係統性。
檔案的立卷
（1）為有利於學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用，學校應按照《XX市教育委員會辦公室關於加強學校檔案預立卷工作的通知》要求，推行預立卷製度。
（2）學校各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目進行材料的及時收集、積累，並定期進行整理。