6．承辦部門和人員提出處理意見，應填寫在《文件處理單》上，或另寫份材料附在承辦文件後麵。
“對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門並說明理由。”（《辦法》）
承辦的方式可采取：電話答複、複印批件、製發文件、召開會議及進行麵談等。
五、催辦
“送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦”。（《辦法》）催辦是對文件承辦工作的督促、檢查，以加速文件的轉運，避免公文積壓，提高工作效率。
催辦的具體方法有：
1．書麵催辦，采用發催辦函、催辦通知單等。
2．電話催辦，電話催辦時要將電話內容記下來，以備查。
3．登門催辦。
做好催辦工作應做到：
1．建立定範圍、定責任、定期限的責任製，“做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。”（《辦法》）
2．完備手續，隨時記錄催辦情況；定期對承辦情況進行檢查和統計。
一、條件
第七節公文立卷
公文立卷是將辦理完畢的具有查考保存價值的公文和有關材料，按照它們在形成過程中的聯係和規律整理後編成案卷。《辦法》規定：“歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯係、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。”
立卷的具體條件是：
1．必須是辦理完畢的文件材料才能立卷，“辦理完畢”是指公文通過所有的處理程序，並是來文、複文都齊全的文件。
2．必須是具有查考保存價值的文件才能立卷，並非所有的文件材料都要立卷，因此立卷之前一定要進行鑒別、整理。
3．必須按照公文在形成過程中的聯係和規律組合立卷，案卷不是一些文件的隨意堆積，不可人為地任意拚湊，而是一組相互聯係的文件材料的組合，要能係統完整地反映出一個機關或一個部門的工作活動麵貌和活動規律，才有利於利用和查找。
二、作用
公文立卷的目的在於完整、係統、安全地管理辦理完畢的文件材料，具有以下幾點作用：
1．有利於對公文進行科學管理
機關在各項工作活動中，產生了大量的文件材料，立卷可以把散亂的文件材料，按照它們在形成過程中的聯係和規律組成案卷，使文件不再是無序零散的，而是一個有機的文件組合體，避免了公文的散失、破損，保證了公文的齊全、完整和安全，有利於集中科學的管理。
2．有利於對公文進行查找和利用
機關處理完畢的公文，具有曆史紀錄和查證參考的價值，是今後工作可查證和借鑒的重要資料，立卷保持了公文之間曆史聯係，使之有章可循，有目可查，便於查找和利用。
3．為檔案工作打好基礎
公文立卷是公文歸檔的前提，公文立卷的質量，直接影響和決定著公文歸檔的質量。公文立卷歸檔以後，公文就轉化為檔案，公文處理程序轉入檔案管理程序。因此，做好公文的立卷、歸檔工作，就為本機關檔案工作創造了條件，打好了基礎。
三、要求
公文立卷的最基本要求是案卷要符合質量，國家檔案局1987年12月4日《機關檔案工作業務建設規範》規定，案卷質量總的要求是“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯係，區別不同價值，便於保管和利用。”
1．保持文件之問的有機聯係
公文立卷，首先應當將文件材料收集齊全完整，其次要遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之問的曆史聯係，從而進行具體的立卷工作。如先有請示，後有批複；先有意見，後有批轉；先有致函，後有複函；先有計劃，後有總結等，立卷要保持文件之間的曆史聯係才能反映出本機關各項工作的曆史麵貌，才能確保案卷的質量要求。
2．正確區分文件的不同價值
文件的保存價值即文件對日後查考利用的價值，表現形式就是保管期限，區分文件的不同價值，就是在立卷時確定文件的保管期限。根據國家檔案局的有關規定，文件保管期限分為三種，即永久（無止期地保管）、長期（16至50年左右）和短期（15年以下），凡是反映機關主要職能活動和基本曆史麵貌，對本機關、國家建設和曆史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管；凡是反映機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；凡是在短時間內對本機關有查考利用價值的文件材料，列為短期保管。
公文立卷時要依據上述原則區分文件的保存價值，製訂本單位的保管期限表，具體操作時將價值不同的文件材料分別立卷，這是公文立卷的重要原則。
（3）便於保管和利用
為了使公文立卷更好地發揮作用，便於隨時查找利用，要注意以下幾點：
一是抓好案卷排列和編目工作；
二是每個案卷的文件要適量，案卷厚薄要適度；
三是錄音帶、錄像帶、光盤等聲像記錄材料，根據保管條件的不同要求，分別妥善整理保管；
四是絕密文電與一般文電分開立卷，以利保守國家機密，也便於保管和利用。
四、程序
公文的立卷工作一般分為四個階段：
1．準備階段
編製歸卷類目錄（立卷方案），將當年形成的文件材料，包括：上級機關的文件材料、本機關的文件材料、不相隸屬機關的文件材料、下級機關的文件材料，按照歸卷類目錄進行存放和積累。
2．平時歸檔（預立卷）
將辦理完畢的文件材料根據歸卷類目錄，分門別類地加以整理歸類，及時歸人相應的卷宗，使公文立卷工作日常化，為年終調整和組卷打好基礎。
3．調整和組卷
在第二年初對前一年形成的文件，在平時歸檔的基礎上根據立案的要求和方法，對文件加以調整，組合成案卷，擬寫案卷標題，確定保管期限，標明卷內文件的起止日期等。
4．編目裝訂
對立卷進行一係列的編目工作，如排列卷內文件順序，編寫卷內文件的件號和頁號，填寫文件目錄、卷內備考表等，之後填寫案卷封麵，案卷封麵要按照國家標準的統一格式填全規定項目，用毛筆填寫，字跡要工整清楚，最後裝訂成冊。
經過上述四個階段，立卷工作即告完成，之後就可進行案卷的分類排列和編製移交目錄，並向機關檔案部門歸檔。
五、方法
《辦法》規定：“應當根據其相互聯係、特征和保存價值等整理（立卷）。”
其具體方法有：
1．根據公文的特征將公文分為若幹類別進行立卷，公文的特征有：時間特征、問題特征、文種特征、作者特征、地區特征和通訊者特征，這六個特征可以互相結合、靈活運用，保持公文之間的自然聯係，保證案卷的質量。如按作者特征立卷，就是將同一製發機關的文件組合在一個卷內，這樣可以保持同一作者文件之間的聯係，方便查找及確定保管期限。
2．在一類公文中再以問題特征為主將公文組合成案卷。將其分為幾個問題，每個問題設一類，如綜合類、經濟類、文教類、財稅貿易類、農林牧漁類等，要按問題的重要程度和順序排列。
3．將組合後的文件加以係統排列並擬寫案卷標題。卷內文件排列的方法有六種：
①按時間先後排列；
②按重要程度排列，如重要文件在前，次要文件在後；正本在前、定稿在後；正文在前、附件在後；政策性的文件在前、業務性的文件在後等；
③按先作者後時間的順序排列，先按作者分類排列，在每個作者內再按發文時間的先後排列；
④按先作者後問題的順序排列，先按作者分類排列，在每個作者內再按問題排列，在每個問題內，還可按發文時間先後排列；
⑤按先問題後時間的順序排列，卷內文件同屬一個作者，所涉及問題在兩個以上，可先按問題分類，在每個問題內再按時間先後排列：
⑥按姓氏筆劃排列，對人事案卷和信訪案件，可采用這種方法。
案卷標題要簡明確切，注明保管期限，卷內文件排列的順序應在案卷標題中得到反映。