公文發文辦理擬稿、審核、簽發、複核這四道程序，是相互聯係、缺一不可的，擬稿是公文質量的基礎，審核是辦公室（廳）對公文內容的嚴格把關，簽發是領導對公文全麵把關，複核是文秘部門對公文形式的最後把關，經過這四個規範化程序，才能確保公文的高質量。
第五節 公文的製作和發出
文稿經領導簽發和文秘部門複核以後即送印製，發文辦理進入製發階段。通過繕印、校對、用印、登記分發兒道程序文件才能正式發出。繕印、校對、用印、登記分發等工作，也是公文處理工作的重要組成部分，這一工作直接關係到發文辦理工作的速度和準確性。
一、繕印
繕印即繕寫、印刷，是割作公文正本的主要形式。具體分為繕寫謄清、打印、鉛印、複印、膠印等。
繕印要求做到：
1．要按公文格式進行，文件的字數多少要和A4紙幅大小相適應，在末頁盡量避免無正文現象。
2．字跡要清晰整潔，字體大小得當，排列勻稱。
3．繕印時要分主次緩急，急件先印，密級較高的文件應專人打印。
二、校對
以簽發的定稿為依據，對繕印文件清樣進行全麵認真地校對檢查，校對內容包括：
1．校對錯字、缺字和格式方麵的差錯；
2．校對表格、數字方麵的差錯；
3．校對頁與頁的銜接和頁碼標注位置方麵的差錯等。
校對要十分仔細認真，逐字逐句，一絲不苟，通過初校、複校和核紅程序，以確保公文正確無誤。在校對中如發現原稿有疑問和不妥之處，應及時和審核部門聯係，印製部門和其他人員不得隨意修改。
三、用印
在公文上加蓋行政機關或領導人印章。按一定規格鉛印的文件，在印刷時即加蓋機關印章。
四、登記
文秘部門清點核對文件，進行發文登記，編發文號、記載發文範圍、印刷數量、發出方法等。發文登記有卡片式、活頁式、賬簿式等形式。隨後按發文登記的範圍將文件分發和裝封。
五、分發
將已裝封的公文，經過登記後以多種方式傳遞給受文單位。發出文件采用方法有：
1．普通郵寄。隻用於無保密要求的文件。
2．專人送達。機要通信員向對方機關投送文件，也可設文件交換站，定時到交換站交換文件。
3．機要通信。送機要通信部門寄送。用於秘密文件。
4．機要交通。通過專設機要交通係統傳遞。
傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
文件發出以後要在發文登記簿上注明發文的具體情況。
第六節 公文收文辦理
一、接收
“收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。”（《辦法》）
1．簽收
①傳遞
外機關的公文（包括上級機關來文、下級機關來文、不相隸屬機關來文），經過傳遞到達本機關，進入收文程序。
②簽收
收件人在對方文件投遞單或送文簿上簽字並注明收到時間，時間一般寫月、日即可，但急件除注明月、日外，還要注明時和分。如接收郵局或機要通信部門的文件，還要加蓋公章，以示收到。收件人一般為文秘部門的專職人員。
在文件拆閱前，文秘人員還要注意清點、檢查，避免遺漏。
2．登記
凡收到重要公文和資料都要進行登記，文秘人員將文件清點、分類後，將所收文件記載入冊。
公文登記形式分為簿式登記和活頁式登記。
簿式登記可以按上級文件、下級文件、不相隸屬機關文件等幾個類型分類登記，也可以按工作性質進行分類登記，這種分類登記的優點是便於查找、檢查。
活頁式登記分為卡片式登記和聯單式登記兩類，卡片式登記指用單張卡片進行登記，其優點是可以根據工作需要靈活進行分類排列，如可按發文機關、文件內容、承辦部門等分類排列；聯單式登記采取一次複寫兩聯或三聯的方式，其中一聯或兩聯隨同收文送給承辦機關或承辦人，簽收人直接在聯單上簽字，可以減少重複登記的手續。
收文登記要注意字跡整潔，收文不要有遺漏。
3．審核
收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當對收文進行認真閱讀審核。
審核的重點是：
①是否應由本機關辦理，如確定文件內容是否需要辦理或采取什麼方式辦理；
②是否符合行文規則，確定文件內容與哪些部門有聯係，應該由哪些部門主辦，文種使用、公文格式是否規範；
③內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；
④涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽。
二、分送
文秘人員對文件進行分類篩選後，根據一定的要求分送到各有關部門閱知、承辦。
分送的依據是：文件的性質、緊急程度、密秘等級，內容所涉及的職責範圍等。
做好分送工作應注意：
1．分送要迅速及時，不要積壓，當天接收到的文件，一定要當天分送完，急件要隨到隨送。
2．履行手續，進行登記，避免分發差錯，發送文件可附上“公文處理單”、“公文傳閱單”等。
三、擬辦和批辦
1．擬辦
擬辦是文秘部門對來文的處理辦法提出的初步意見，以供有關單位和領導在批辦時斟酌考慮。
“經審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。”（《辦法》）
需擬辦的文件有：
①上級機關主送本機關需貫徹落實的文件。“收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示後辦理。”（《辦法》）
②本機關所屬部門或下級機關的請示文件。
③不相隸屬機關送本機關需答複的文件。
寫擬辦意見要注意：
①有針對性，簡明扼要，一般應寫清由哪個部門主辦、哪個部門協辦，寫清對來文的處理方案和傾向性意見，附上有關資料供領導參考。緊急公文，應當明確辦理時限。
②擬辦意見寫在《文件處理單》上，字跡要工整清楚。
③呈送領導批辦時，應按先主辦、後協辦；先主管領導、後其他領導的次序運行。
④“對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準後，可以退回呈報單位並說明理由。”（《辦法》）
（2）批辦
機關領導人或部門負責人對擬辦公文作出批示意見。
批辦意見主要包括：
①指明承辦部門或承辦人，如需要兩個以上部門辦理的。還要指明主辦單位和協辦單位；
②對來文所述問題的處理意見、辦法，以及需要注意的問題；
③對於緊急公文，應當提出承辦期限，以免貽誤工作；
④簽署批辦意見後，應注明批辦人姓名和日期。
批辦公文要注意：
①批辦要及時，不要拖延；
②批辦意見要明確、具體、鮮明，不能模棱兩可；
③批辦意見應該用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆書寫在“文件處理單”上。
四、承辦
承辦單位按領導人的批辦意見進行具體的辦理，承辦是收文辦理中的核心部分，程序中的關鍵性環節，它關係到文件內容的落實和問題的解決。
承辦公文要注意：
1．“承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。”（《辦法》）
2．承辦公文要分清輕重緩急，“緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。”（《辦法》）
3．主辦機關要做好協商]二作，協辦部門要積極配合。“公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出麵協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。”（《辦法》）
4．“收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示後辦理。”（《辦法》）
5．“審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。”（《辦法》）