周潔純 王會波
檔案收集工作是檔案工作流程的重要環節，也是基礎性工作，但同時也是最具難度的環節，如何做好高校檔案的收集工作，是高校檔案工作人員麵臨的重大課題。
隨著《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）的頒布，高校檔案工作麵臨著新的挑戰和機遇，高校檔案機構應以此為契機，提高和完善檔案收集這一基礎工作。為此，筆者結合自身工作體會，針對目前高校檔案收集工作中存在的問題，提出通過各種技術手段挖掘館藏數據信息，將信息反饋給數據來源部門，以提高各歸檔部門移交積極性的設想，歡迎嚴肅的批評和探討。
一、麵臨的現狀
《中華人民共和國檔案法》明確規定：“……對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”《高校檔案管理辦法》規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動中所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。”但是，在實際工作中，各部門的兼職檔案員，尤其是一些職能部門的工作人員，檔案意識比較薄弱，對檔案的收集與歸檔工作不夠重視，對檔案的移交不及時不完整，重要資料私自留存在各個部門的文件櫃中，造成了高校檔案收集難的局麵，對館藏的完整性造成了重大影響，也不利於檔案機構開發、檔案信息資源為學校教學、科研、管理等工作提供服務。
奈斯比特曾說過：“我們淹沒在信息之中，但仍處於知識的饑渴中。”所以如何從海量的信息中提取所需要的知識，一直是檔案界思考的重點，這在高校檔案工作中也同樣存在。從筆者所在高校來看，自九十年代末起，已經開始將計算機技術應用到高校檔案管理工作之中，每年都有大量案卷級、文件級條目進入計算機管理係統之中，同時也對90年代以前的館藏檔案的案卷級、文件級目錄信息進行了補錄，由此在後台數據庫中已經積累了海量數據信息。但是，這些數據的利用率卻比較低，因為真正能夠直接利用的、使用價值高的數據信息並不多，而又缺乏從海量的數據信息中對有價值知識進行的深入挖掘。
二、解決思路
以上兩種現象在高校檔案工作中較為普遍，二者看似並無關聯，但在筆者看來這兩個問題應該綜合看待。檔案收集工作之所以難以順利開展，重要的原因之一便是各立卷部門從館藏檔案中所能直接利用的信息不夠豐富和快捷，在他們看來，檔案機構單純是一個檔案實體的保管機構，移交給檔案部門不如放在身邊利用方便。對此，檔案部門應當對各部門收集的檔案進行二次開發，重新進行資源整合，實現信息資源增值，並將增值信息反饋給數據來源部門，使其獲取的資源價值遠遠大於將資源存放在本部門內部的價值。這樣，一方麵能使館藏數據信息得到充分利用，提高檔案館的服務效益，另一方麵也能提高各立卷部門移交檔案的積極性，從而緩解檔案收集難的狀況。
三、解決方案
如何對檔案信息資源進行發掘，為各立卷部門提供高質量的反饋信息，應當成為檔案工作的重點之一。對此，筆者提出以下幾條見解。
（一）檔案信息整合
在對檔案的利用檢索過程中，我們發現不同部門的數據庫中在擁有個性數據信息的同時，也存在大量的重複信息。信息的分散和冗餘不僅不符合館藏的科學性要求，還極大地影響了檢索的效率。筆者認為對這些信息進行整合不失為解決的好辦法。舉例來說，學生從入學到畢業期間，招生辦公室會移交高考錄取相關信息數據庫，學工處會移交學生的入學基本信息庫表，教務處會移交學生在校期間的成績記錄，組織部會移交學生的入黨情況記錄，學生所在院係會移交其獎懲記載，畢辦會移交畢業去向情況，等等，每一個數據表中，都會有類似學號、姓名、性別、院係、專業等相同的字段，我們可以利用學號這個關鍵碼對所有的這些相關數據表進行一次自然聯接，去除相同字段，生成一張新的數據庫表存儲，在該表中包括那些所移交數據的全部信息，即從學生的入學到畢業的完整信息，這樣便會大大提高檢索效率，為利用工作提供良好的支持。同時，將整合後的數據信息反饋給相應部門，能在部門之間實現信息資源共享。
（二）建立專題數據庫
在檔案利用過程中，經常會出現這樣的現象：有些信息僅通過文件級目錄的檢索很難查詢，有些要同時查閱不同實體大類中多份文件。針對這類情況，可以根據用戶需求建立專題數據庫。例如從幹部任免檔案中查詢某人任某職的起、止時間，這往往很難通過在正題名字段中輸入姓名而查找出，因為同一份文件往往包含了對多位同誌的任免信息，文件正題名類似於《關於XX等同誌職務任免的通知》，其中既不包含所有人的姓名，也沒有對應的任或免的具體職位信息，這樣很難通過計算機進行文件級目錄檢索來查找到相關人員任免情況。鑒於此，檔案部門可以對每年所任免的幹部進行統計，建立一張數據表，表中設置年度、姓名、所任（免）職務、任（免）時間、任職文件編號等字段，並將文件內容中涉及到的人員信息逐一錄入，形成專題數據庫，以此提高此類檔案的查詢效率。諸如此類的專題數據庫可以有很多，需要檔案工作者在平時工作中根據利用者的需求進行收集、整理。