(二)稱謂
從第二行開始頂格寫被表揚的單位、個人的稱謂。如果是寫給個人的，應在姓名之後加上“同誌”“先生”“女士”等字樣。
(三)正文
正文是表揚信的主體部分，另起一行，空兩格寫起。內容包括三部分：
(1)交待表揚原因，重點敘述事跡的發生、發展、結果及其意義。
(2)對所敘述事件加以議論，並給以熱情的、恰如其分的讚揚，表達出感謝之情。
(3)表示要向被表揚對象學習，或號召其所在單位人員以及周圍群眾向其學習。
(四)結尾
結尾一般是寫一些祝願的話語。如果是寫給被表揚者所在單位或領導的，可提出建議：“在××××中給予表揚”。如果是直接寫給本人的，則應適當寫上“深受感動”“值得學習”等內容。最後要寫上“向你學習”以及“此致”“敬禮”等敬語。除“此致”“敬禮”等字必須寫在結尾外，其餘的字都要另起一行頂格寫。
(五)署名
寫出寫信者的姓名或單位名稱。如果以個人名義寫的表揚信，還要寫上發信人地址或工作單位。最後簽上年、月、日。
【上級表揚信寫作模板】
__表揚信標題：製發機關＋事由＋文種。事由＋文種。文種
主送單位：所要表揚的單位或個人
親愛的___：
你們好！
在____活動中，____不僅表現出____的精神，而且為了____更好__發展作出了不可估量的作用。
在此，我瑾代表____，授予你們____稱號。
希望你們發揚優良作風，再接再厲，為取得更大的成績而努力！
此致
敬禮
正文：
(1)交待表揚原因，重點敘述事跡的發生、發展、結果及其意義
(2)對所敘述事件加以議論，並給以熱情的、恰如其分的讚揚，表達出感謝之情(3)表示要向被表揚對象學習，或號召其所在單位人員以及周圍群眾向其學習
結尾：寫一些祝願的話語，如“向你學習”以及“此致、敬禮”等敬語
___
__年_月_日
落款：製發機關或個人全稱或規範化簡稱及日期
【範文】
表揚信
×××學院：
在開展“全民文明禮貌月”活動中，你校的師生員工，不僅從自己做起，從本校做起，搞好了清潔衛生，注意了文明禮貌，而且多次利用周休日走上街頭清理垃圾，維持交通秩序，開展法律谘詢與宣傳，義務為群眾做好事，為建設精神文明做出了可喜的成績。
在此，市政府特授予你校“精神文明先進集體”的光榮稱號。
希望你校師生，發揚優良作風，再接再厲，為取得更大的成績而努力！
×××市人民政府
××××年×月×日
【群眾表揚信寫作模板】
___表揚信標題：製發機關＋事由＋文種。事由＋文種。文種
主送單位：所要表揚的單位或個人
尊敬的____：
你們好！
今天，我懷著誠摯的謝意向你們表示感謝。
我是____，由於____，導致____，在我萬分焦急的情況下，____幫助了我！
在此，我要特別感謝____。
他們的精神實在令人感動，在此對全體_____同誌表示感謝！並希望大家向他們學習！
此致
敬禮
正文：另起一行，空兩格寫表揚的內容、表揚的緣由。
重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出最本質的方麵。最後要寫上表示祝願的話，如“此致敬禮”“祝好”“謹表謝意”“向你學習”等等。但“此致”“祝”“謹表”“向你”等字寫在末尾，其餘的字要另起一行頂格寫
___
__年_月_日
落款：製發機關全稱或規範化簡稱及日期。如果以個人名義寫的表揚信，還要寫上發信人地址或工作單位
【範文】
表揚信
×××物業公司領導：
你們好！
今天，我是懷著誠摯的謝意向你們表示感謝的，尤其是保安部門的×××同誌。
本周一，我上班時突然發現原來掛在皮帶上的公司的門卡不見了，心想一定是丟在外邊了。雖然不值什麼錢但上班很不方便，補辦手續繁雜。正在我著急的時候，物業保安部打來電話，說保安×××同誌在樓道門口撿到一門卡，上麵有我的姓名和公司電話。我當天就已領回失物，非常感謝×××同誌及保安部周到及時的服務。
你們的精神實在是令人感動，在此對全體保安部同誌表示感謝！同時也深深為物業公司那種主動為業主服務的工作風氣所感動！
謝謝！再一次向×××同誌表示感謝！
×××業主
××××年×月×日
【注意事項】
表揚信雖然不屬於正式公文，但其影響麵是比較大的，因此寫作中一定要做到以下幾點：
1.敘事要實事求是。對被表揚的人和事的敘述一定要準確無誤，把事情的時間、地點、情形、經過以及表揚原因說清楚，既不誇大，也不縮小。評價要實事求是，恰如其分。