在記錄他人電話時，隨時牢記“5w1h”技巧。所謂“5w1h”是指：when（何時）、who（何人）、where（何地）、what（何事）、why（為什麼）和how（如何進行）。在工作中，這些資料都是十分重要的。
若要留話也請記得提醒對方，將人、事、時、地、物統統講清楚，這樣留言才有效果，否則講一堆沒用的話，也隻是浪費彼此的時間。
一般情況下，公司領導的電話都很多，幫領導過濾電話便成了秘書的一項重要工作。下麵是過濾電話的幾點注意事項：
1.人：問明找領導的是誰？最好把公司名稱、個人職銜及姓名記錄下來，領導可依情況回電。
2.事：找他所為何事？有時候是急事或是領導一忙忘了的重要約會，可以借此趕緊提醒。
3.時：把來電的時間記下來，若是對方有約何時要見麵等，也好在適當時間彙報給領導。
4.地：若是有重要約會，可幫領導記好，以方便赴約。
5.物：比如要簽約等，可提醒領導要帶些重要文件或印章等，以免忘記帶還得來回奔波。
沒有人能保證自己能記住所有的事情，因此我們需要依靠手的力量，重視電話記錄的作用，更好地利用電話為我們服務。再者，電話記錄也顯示出你認真、嚴謹和仔細的工作作風。
◎職場電話溝通需要多個心眼
打電話看似簡單，人人能撥，人人會打，但千萬別忽視了電話那端的人對你的感受。具體到打出去的電話、接電話或撥錯了電話號碼、通話後掛機的先後等事宜，都是很有學問的。注意一些打電話的禮節和打電話時的聲音、用語，是相當重要的，因為電話那端的人能聽出你的魅力。
應把常用的電話號碼記在電話簿上，並放在電話機旁或能隨手拿到的地方，這樣可在你需要時及時找到它。
接通電話後，應首先確認一下是否是你要找的個人或單位，如果對方說不是，那就是電話打錯了，你得馬上向對方道歉：“對不起，打錯了。”然後把話筒放回，再重新撥號，如果對方說是，你就請他幫你找接聽者。
打電話找到要找的人，應盡量減少無關的客套話，而直接介入正題。如果你邀請某人赴宴，即應明確說出：“××先生，這個星期日下午有空嗎？”而不是“星期日晚上您幹什麼？”因為後者，對方不明白你的意圖，不好回答。如果對方提出的是“星期六晚上您幹什麼”之類意圖不明的問題，你可以既肯定也不否定的回答，請對方把意圖亮明，如可以回答：“星期六晚上是有些安排，不過，您是不是有什麼提議？”當對方明確說出他的建議後，你便可以回答。如果一時不便作答，不必在電話中沉吟、猶豫，可以說：“讓我考慮一下再給您回電話，好嗎？”如果對方在電話中囉唆閑聊，你又不願聽，可以禮貌地提議：“××先生，要是您還有好些話要說，我們是不是約個時間再談，我現在正忙！”
通話完畢，應友善地感謝對方：“打攪您了，對不起。謝謝您在百忙中接我的電話。”或者說：“和您通話我感到很高興。謝謝您，再見！”然後，等對方掛機後再將電話輕輕放下，而不能摔電話或重放電話。
總之，開頭的“你好”“請”“勞駕”和“麻煩你”之類的客氣話是必不可少的，絕不能用命令式語氣或不客氣的語氣，如：“喂，我找×××”或“叫×××接電話”等。
在家裏接到電話時，隻需要說“hello。”在公司裏時，就要答“××公司。”懂得電話禮節的人就會自報姓名（或連同身份），同時說出要找的人來。如果你本人就是對方要找的人，隻要說一聲“我就是”，就可以轉入正題。
在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定的要求，常見的有三種形式：
1.以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名，這最為正式，例如“您好！三秦公司財務部吳帥。請講。”
2.以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱，這適用於一般場合，例如“您好！飛馬公司人事部。請講。”“您好！人事部。請講。”後一種形式，主要適用於由總機轉接的電話。
3.以問候語直接加上本人姓名，這僅適用於普通的人際交往，例如“您好！金士吉。請講。”
需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見麵禮”。特別是不能一張嘴就毫不客氣地查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你是誰”或“有什麼事兒呀”。
電話鈴一旦響起，應立即停止自己所做之事，盡快予以接答。接聽電話是否及時，實質上反映了一個人待人接物的真實態度。
如有可能，在電話鈴響以後應親自接聽，輕易不要讓別人代勞，尤其不要在家中讓小孩子代接電話。不要鈴響許久，甚至連打幾次之後才去接電話。這不僅不能說明你派頭大，隻能說明你妄自尊大。不過，鈴聲才響過一次就拿起電話也顯得操之過急。有時，還會令對方沒反應過來而大吃一驚，最好在鈴聲響過兩聲後再接聽。
生意場上，電話是與顧客溝通交流的有效途徑，接聽電話需要講究禮儀。有些職場中人，在這方麵相當欠缺。往往在接聽電話時，還沒等對方說“再見”，就重重地掛上電話。不管你手頭有多少工作需要盡快處理，也不可粗魯地掛斷電話，這會讓對方感到你不懂禮貌，素質太低，對你產生壞印象。弄不好還會影響你與對方的溝通與交流，影響生意。
打錯電話的情況常有，這是機械的錯誤，誰都沒有責任。如果懷疑打錯，就說出自己要打的電話號碼，不然誤會會越來越深。
按照常規，電話交談結束後一般都是由打電話的那一方先掛，因為他有事情找別人，那麼事情說完自然是由他掛電話，這樣才算是有始有終。
不過，假如對方是一位長者，可就不能照搬常規了。不管是你打過去還是他打過來，都應該在他掛了電話後，你才輕輕放下手中的話筒，以表示你對長輩的尊重。其次，溫和謙虛、合宜得當的尊敬語，是電話交談中不可或缺的，它就像一把鑰匙，能夠幫助你開啟對方的心扉。
在不恰當的時間打電話是很失禮的，尤其是打給長輩及年長者時，更應該注意時間是否恰當。現代社會晚睡的人很多，但也有許多人由於工作關係，作息時間並不一致，不要以自己的作息來規範別人。初次認識交換名片或互留電話時，可先詢問對方方便接聽電話的時間。若對對方的作息不了解，那麼一般而言，早上9點之前與晚上9點以後打電話是較不恰當的。就算是打給熟識的親友，也最好先詢問對方是否方便接聽。
中國是禮儀之邦，以禮待人是我們民族的傳統美德。因此，懂得電話禮儀，把一些常用的敬語放在電話溝通中，是我們每個使用電話的人應該做到的。
）第三節 演講：讓你以最快的速度提升形象
◎演講：提升個人公眾形象的最好時刻
職場中，演講已成為十分重要並且非常廣泛的活動了。“一人之辯，重於九鼎之寶；三寸之舌，強於百萬之師”，能在大庭廣眾之下風度翩翩、妙語生花、言辭清朗地講話，可以不斷提升自己在別人心目中的形象。
在演講的過程中，聽眾對演講的知覺還有一個幾乎人人皆知而又常常被忽視的特點，就是口語化。按說，演講主要是口語表達，語言的口語化本該不成問題，但由於演講總要比一般的隨意交談或在非正式場合的說話更規範、文雅和生動，也由於許多演講者在準備稿子的時候常常要堆砌辭藻、雕章琢句或摘抄報章，還以為是講求文采，這就容易使演講的語言“文章化”。
那麼，怎樣做到演講的語言口語化從而更具感染力呢？
第一，盡量選取雙音節的詞，並注意詞語的音節搭配。口語是線性語流結構，以聲傳意，瞬間即逝，不像讀書看報，一遍看過去沒弄清，還可以再看兩遍，所以同義的詞最好用雙音節或多音節的，而不要用單音節的。古漢語之所以難懂，多用單音節的詞是原因之一。好在現代漢語的詞語大多由原先的單音節變為雙音節或多音節了，這就容易讓人聽清楚，更適合於“口傳”或“耳收”。例如，說“我初次談戀愛時”就不如說“我第一次談戀愛的時候”更為順口入耳；說“因我沒經專門的演講訓練”，就不如說“因為我沒有經過專門的演講訓練”顯得清晰舒暢。當然，單音節的詞並不是一概不能用，而是表達同樣的意思時最好少用單音節的詞，多用雙音節或多音節的詞。
第二，在用詞風格上，多用通俗生動的“現成話”，而不要文白夾雜。口語也要修辭，多用俗諺俚語和選用職業術語、絕妙類比。也就是說，口語要多用淺易通俗、生動活潑的“現成話”。詩人艾青按說是十分精通典雅的語言了，但他在《詩論》中強調說：“最富於自然的語言是口語。”
語言要通俗不單是為了簡明易懂，更不是淺薄庸俗、單調乏味，而是為了既通俗易懂，又具體、生動、活潑、形象。老舍在他的作品中之所以盡量多用口頭語言，不僅是為了叫人明白易懂，也是為了使語言生動活潑。這正如秦牧在《藝海拾貝》中說的：“曆代以來，開一代文風的傑作，起前代之衰的妙文，都在一定程度上一反因循守舊的書麵語的習慣，勇於運用活生生的口頭語言。古代的說書人，講到故事中的人物心頭不安時，不說忐忑不安，卻說‘心裏有十五個吊桶打水，七上八下’；講到羞恥時，不說滿麵羞赧，卻說‘恨不得有個地洞鑽下去’；講到趕快逃跑時，不說趕快逃跑，而說‘隻恨爹娘少生了兩條腿’；講到著急時不說著急，卻說‘急得像熱鍋上的螞蟻’。所有這些都博得聽眾的讚賞喝彩，而且流傳至今仍有強烈的形象性、新鮮感。”
人們往往有一種習慣性的看法，認為口語簡單粗淺，而書麵語應當完善而文雅。實際上，現代實用語言在口頭和書麵兩大方麵並無多大差別，也不該有多大差別。有些人講話、致辭或答問總要按照稿子念，如果你的口語不生動，不善於脫稿講話，那麼你寫出來的稿子也往往是平板冗長、幹巴乏味的，當然也就不具備口語的特點。不是口語化的東西卻又用嘴說，這就是某些人的口語表達既不通俗又不生動的主要原因。而另一種傾向是隻求簡單明白，不求細致生動，這就難免流於粗俗和淺陋。正確的理解和做法是，書麵語言要盡量多用通俗而生動的口語，而在口語表達上要盡量吸收書麵語中那些精練而嚴謹的詞語。隻有這樣，我們的語言才會既通俗易懂又生動活潑。
第三，句式要簡短而靈活。我們先來看看一個外國人的一篇漢語作文：
我叫施吉利，加拿大人，很喜歡漢語。我買了許多書，特別是《漢語詞典》《北方方言辭典》《成語詞典》等。我發現成語、諺語、俗語很好，準確、生動、幽默、風趣。
有一天，很熱，我到樓下散步，看見賣西瓜的，是個個體戶。我問：“你的西瓜好不好？”
他說：“震了！”
我問：“什麼叫震了？”
他答：“震了就是沒治了！”
“什麼叫沒治了？”
“沒治了就是好極了！您看我的西瓜多好！”
這時，我用了兩句成語，剛學的：“沒有調查就沒有發言權，你這不是王婆賣瓜，自賣自誇？”
“是騾子是馬拉出來遛遛，我的瓜皮兒薄、子兒小、瓤子甜，咬一口，牙掉啦。”“哢嚓”一聲，他切開一個。
我一吃，皮兒厚，子兒白，瓤兒是酸的。我又說了兩句成語：“你要實事求是，不要弄虛作假。”
他的臉“唰”地紅到脖子根兒。我說沒有關係，買賣不成仁義在。他一聽急眼了：“這個不算。”“嚓”地又切開一個。我一看，皮兒倍兒薄，子兒倍兒黑，瓤兒倍兒甜，我狼吞虎咽地吃起來。
他說：“好吃不好吃？”
我一伸大拇指：“蓋了帽兒啦！”
這位外國人學漢語也真學得“蓋了帽兒了”，一是采用了生動的俗語，二是句式簡短。這雖然是用筆寫的作文，但語句大多是五六個字，最長的才有十來個字，體現了口語的特點。
所以，要想在演講中提升自己的影響力，一定要學會把握語言的風格，注意文采，使演講通俗易懂。
◎演講中吸引聽眾的幾種表達技巧
表達方式是否恰當對於演講的成功與否非常重要，如何使得你演講中的表達接近完美呢？
演講中，入題並不等於破題，二者的區別在於：入題隻是引導進入設定的題目或論點的方式，而破題則是提綱挈領地進入各個論據或闡述的要點之中。可見，破題會讓聽眾在不知不覺中跟隨自己的思路走，是關乎演講成敗的又一重要環節。大致說來，我們可選擇以下幾種方式，來做到破題的明確。
1.立一定句並加以強調，以期引起聽眾的注意和重視
在《論男子漢》的演說中，作者為了論述“男子漢”最突出的特征——勇氣，故意使用了“勇”的對立物，即一個“難”字來作為破題的標誌字符。當然，這個標誌字符也不是憑空而來的，且聽他是如何表述的：
“劉曉慶說，做女人難，做一個名女人尤其難。我說，做男人難，做一個男子漢尤其難！但男同胞們是歡迎這個‘難’的，正因為其難，才富於挑戰，才能顯示勇氣和力量，因此令人神往。”
2.製造語義的轉折
用對立等手法來製造“波瀾”以實現破題的目的，並給人以警醒，達到新穎的意境和感受。道格拉斯在《譴責奴隸製的演說》中，使用了提問的入題方式：“為什麼今天邀我在這兒發言？我和我所代表的奴隸們，同你們的國慶節有什麼相幹？”接下去他沒有直接指出“廢奴”這個主旨，而是聰明地選擇了“國慶”，以及和這個與全美利堅公民歡樂氣氛相反的詞——“淒涼”來破題，一開始就引起了聽眾的同情。他在敘述了國慶意義後這樣說道：“但是，情況並非如此，我是懷著一種與你們截然不同的淒涼心情來談及國慶的。我並不置身於歡慶的行列，你們巍然獨立隻是更顯露出我們之間難以度量的差距。”
3.使用自問自答的方式來破題
丘吉爾在擔任首相時發表的就職演說中就用了兩處設問來加以論述，當然也可以看作是為破題而設立的標誌語了。他說：“你們問，我們的政策是什麼？我要說，我們的政策……這就是我們的政策。你們問：我們的目標是什麼？我可以用一個詞來回答：勝利——不惜一切代價，也要贏得勝利。”
當然，破題的方式還有不少，但有一個共同點，就是盡量簡約。用明確的語言標誌符號去吸引聽眾，以便朝自己擬定的方向去理解、接受自己闡述的內容。
◎演講中最需要講究策略的地方
和開頭一樣，結尾也是最能顯示演講藝術的重要環節。結尾是一場演說中最具戰略性的一點。當一個優秀的演說者退席後，他最後所說的幾句話，將會在聽眾耳邊回響，將被保持最長久的記憶。“餘音繞梁”即是如此，因此結尾也須精心設計。結尾是走向成功的最後一步，總結得好，能曲終奏雅，給聽眾留下美好而難忘的印象；總結得不好，會功虧一簣，令人失望和掃興。因而，這最後的部分也是演講中最需要講究策略的地方。