5.處理過程設計
計算機在處理一項管理業務或執行某項業務功能時，都要經過一係列的操作過程。這些操作過程稱為處理單元或處理形態。處理單元的類型不多，但它們的各種組合卻可以完成極為複雜的管理任務、加工出滿足各種需要的管理信息。所謂處理過程設計，就是以係統中的每個處理功能為對象，分析並設計出為殼成這一設計功能所必需的處理單元和它們的合理組合。處理過程設計是係統設計中最低層次的設計，其設計成果表現為某一處理功能的處理流程圖。因為常常是一項處理功能就能編寫一個程序，所以設計出來的處理流程圖，就是下一步程序設計的主要依據。
處理單元大致可分為原始數據的輸入、數據的中間處理和輸出報告三大類。
原始數據的輸入包括有數據的輸入、數據的校驗和輸入數據的編輯等三種處理單元。
中間處理指已進入計算機的數據，在最終形成輸出報告之前所經過的一係列處理過程。處於中間處理過程中的數據稱為中間數據。中間數據的載體有磁帶、磁盤和磁鼓等。數據的中間處理包括有中間數據的編輯、計算、分篩、摘出（抽取）、排序（分類）、合並、匹配等處理單元。
輸出報告本身就是一個處理單元。
下麵隻介紹幾種處理單元的概念。
原始數據的輸入、校驗和輸入數據的編輯。原始數據的輸入是指數據離開人手，首次進入計算機。卡片到帶的處理就是這樣一個處理單元，所用的中間載體是磁帶。數據的校驗是指對原始數據的檢查。輸入數據的編輯是指把經過校驗的輸入數據，輸送到中間載體上。校驗也錯誤的數據不能送入中間載體，而要打印在出錯表上。
中間數據的編輯。中間數據的編輯是指變更數據項目的排列，調整記錄的格式，即對數據的排列進行某些調整，重新輸入到中間載體上。各種原始數據的排列，首先是考慮手工填寫的方便，中間數據的排列則是使之適合於計算機的處理，中間數據的編輯過程。圖中的中間數據人沒有顧客名、品名和批發單價三個項目，所以不能存放這三類數據。為了存放這三類數據，就必須對數據人重新編輯，將數據的排列調整的格式。在這種情況下，要先在這些項目的位置上置入空格，以後處理時再裝入數據。
計算。在中間數據的編輯過程中，常常伴有數值項目的計算。樹如根據銷售量和單價計算銷售金額，計算總計報表中的總產量、平均增長率等。應該指出，在計算機管理係統中也需要有一些比較複雜的運算，以提供某些管理所需要的決策信息，應該在設計處理過程時予以解決。
分篩。把收納在同一個中間文件中的幾類數據分開，形成幾個獨立文件的過程為分篩。在分篩處理過程中，往往不單是將幾種數據分開，而且還要進行調整格式的編輯，以有利於後邊的處理。將中間數據中的兩類數據進行分篩處理的過程。數據分篩是按照兩類數據記錄中的數據碼值進行的，凡數據碼等於1的，都是銷售數據，對分篩出來的銷售數據可進一步處理，形成有關銷售方麵的各類信息。凡數據碼等於2的，都是交貨數據，可用以形成有關采購方麵的各類信息。
摘出。從中間數據中檢索出一種或多種特點數據的過程為摘出I中間數據中摘出一種特定數據的過程，處理後形成一個新的數據文件。
排序（分類）。記錄按特定順序的重新排列稱為排序。記錄重新排列的次序（升序或降序）由指定的數據項的數值大小或字母的先後所決定。指定作為排序依據的數據項稱為排序鍵。排序鍵可以不止一個，即記錄可按多個數據項的值來排列。例如，因某種需要，一個人事文件的記錄可用部門為排序鍵來排序。而同一部門內的記錄，則以職稱為排序鍵進行排列，而部門、職稱都相同的記錄則以職工號為排序鍵，按號數大小來排列。
排序是一項重要的處理單元。隻有通過數據的排序，才能校驗數據的順序或重複，才能夠實現文件的合並、匹配等處理。
排序的處理過程。排序時的輸入數據和排序後的數據，其記錄格式不變，隻合並。從兩種以上的已排序的文件中，分別取出一個個記錄進行核對，將具有相同排序鍵值的記錄中的數據合並為一個新記錄並寫入新文件，對排序鍵值不相同的記錄，則原封不動地寫入新文件的過程為合並。待合並的各個文件是按一種排序鍵排過序的。合並時，也要使用與排序鍵完全相同的鍵，特稱之為合並鍵。是二路合並的過程圖。圖中說明，兩個數據文件在合並中，記錄的格式不改變，記錄的個數要變化，記錄在合並的前後，其某些數據項的值必然發生變化。
匹配。對兩種以上的文件進行核對的處理過程為匹配。參加匹配的文件一般事先都已按同一種排序鍵進行了排序。匹配時也要使用與排序鍵完全相同的鍵，特稱之為匹配鍵。
匹配是一種重要的處理單元。主要用於主文件的更新、文件的校驗等方麵。在使用事務文件或工作文件去更新主文件時，主文件記錄與事務文件的記錄常關係，即每個主文件記錄可能與事務文件的記錄相對應。當主文件中沒有，而事務文件中卻有記錄時，便產生了不匹配情況，說明事務文件有錯，或說明主文件應該增加上那個新的記錄。
說明這一更新處理的過程。與合並相比較，匹配處理的特點是，它以某個文件為依據來合並記錄，從而可以查出另一個文件中的不匹配記錄。
輸出報告。指數據處理最終結果的輸出。常用的方式有經各種打印設備輸出處理報告、經屏幕顯示處理結果等。
工資計算係統處理過程設計，為了完成所示係統流程中的“建立互助扣款等暫存文件”的功能，主要有以下6個步驟。
因為原始憑證有兩類，一是互助借款的扣款單，一是其它借款的扣款單，而且是由不同單位分別報送財務科的。為減少人工處理工作量，采用按原始數據直接輸入，分別建立兩個未排序的暫存文件的方法。這樣，業務人員隻需鍵入職工號和借款數並完成一定的校驗工作，其它全由計算機完成。
在鍵入原始數據尚未編輯之前，須校驗鍵入的職工號是否與職工的姓名相符。為此，每鍵入一個職工號以後，除了用程序自動校驗其校驗位數之外，還要在索引文件上查出具有該職工號的主文件記錄地址，再從主文件中調出並顯示該記錄中的姓名一項內容。這樣，業務人員便可與原始憑證上的姓名相對照。
在鍵入原始數據，建成相應的暫存文件以後，還應打印輸出兩個扣款表，以便再次用人工與原始憑證進行核對。
因為一個職工很可能同時有兩類借款，所以必須將兩種文件上的屬於同一職工的記錄進行合並。而為了合並又必須先分別對這兩個文件進行排序。所用的排序鍵為職工號。
合並兩個文件，建成“互助其它暫存文件”這樣一個中間文件。
經過對輸入原始數據的反複校驗，數據的正確性已有一定的保證，而後麵的排序、合並均沒有人的參與，出現新錯誤的機會極少，但考慮到以後還有可能需要核對，所以增加了一個打印作業，輸出一個互助其它扣款表備查。
根據上述考慮所設計的處理流程圖示於圖6-25。
6.編寫程序說明書
程序說明書是以一個處理功能為單位，用來定義處理內容的書麵文件。這神說明書由係統設計員編寫，再交給程序員。程序員要按照說明書的指示進行程序設計。說明書的編寫必須清楚明確。係統設計員設想的處理內容務必與程序員從說明書所理解的處理內容相一致。
說明書的寫法應該標準化，以防遺漏或誤讀。說明書應包括以下三部分。
說明項目：內容有係統名稱、程序名稱、程序語言和使用機器等。
數據的定義：內容有文件名稱，數據大小，標識信息，名稱、位數、內容及順序等。
處理內容的定義：內容有輸入輸出的數據關係、處理流程圖和其它有關處理的詳細說明等。