為了保證輸入數據的正確性，對所有進入計算機的數據都必須進行校驗，這個問題在輸入設計部分還要進一步說明。這裏隻簡單介紹一種檢驗數位法。此法主要用在作為關鍵字而頻繁使用的數字代碼上。因為要在代碼上附加校驗數，所以在代碼設計時要預先加以考慮。在代碼末尾所附加的校驗用的一位數字，稱為校驗數位。利用這一位上的校驗數，可以發現填寫或鍵入代碼時所產生的錯誤。校驗數的算法如下：
附有校驗位的代碼在輸入計算機或轉換到卡片、軟磁盤等載體上時，裝在穿孔設備上的校錯裝置或係統內的校錯程序就會按上述算法對代碼進行一次計算，將計算結果與代碼後的校驗數相比較，如不相同，就顯出錯誤信息。
2.輸出設計
計算機管理係統的各項輸出，是用戶處理日常管理業務和進行經營決策所直接需要和直接閱讀的信息，也是用來評價係統的最為直觀的依據，如果設計不當，勢必影響係統的使用效果。因此，如何針對不同用戶的特點和要求，以最適當的形式，輸出最切合需要的信息，就是輸出設計所要解決的主要問題。
輸出方式的選擇。應該根據信息使用情況和信息量的大小決定輸出方式。例如，需要傳送、上報和保存的輸出報表應該打印，而一些輸出內容不多而又無須保存的處理結果可以采用屏幕顯示的輸出方式。
輸出報表內容的選擇。報表的內容應根據使用人員的實際需要進行設計。對不同級別的領導和不同的業務人員，應該提供詳略程度不同、內容不同的報表。報表內容無所不包，讓用戶去各取所需，或者是用戶需要的信息被分散到多種拫表裏，讓用戶自己去查找、歸納和處理的做法，都會嚴重損害計算機的使用效果。
輸出報表版麵的設計。輸出報表上各個項目的應盡量使用戶容易理解，便於使用。在尚未配備漢字輸出的情況下，報表中的文字說明部分可以使用漢語拚音、英文縮寫等辦法，其中效果最好的辦法是采用格式紙來打印報表。所謂格式紙是指在打印紙上事先印好漢字表頭，輸出時隻打印報表的內容即可，此種方法缺點是增加輸出成本、並增加打印時的換紙操作。在必須使用漢字而又不具備條件的情況下，也可以使用事後填寫或粘貼表頭的辦法。
3.輸入設計
計算機處理中，數據輸入是用戶與計算機的接口，也是一項工作量較大、手工作業多的重要環節。計算機處理的一條基本原則是：按正確的程序，用正確的操作，去處理正確的數據。隻有遵循這一原則才能獲得正確信息。由於數據在計算機內部出錯的機率很低，絕大多數的錯誤都產生於原始數據記錄、填表和輸入的手工作業之中。因而，保證數據正確的關鍵就是保證輸入的正確性。所以，如何改善與原始數據采集有關的手工作業，減少出錯的機會，以及選用最有效的辦法、查出有錯的數據，就成為輸入設計的核心內容。
選擇合理的輸入方式。應該根據數據量的大小、要求的響應時間以及處理的形態等因素來選擇輸入方式。例如，數據量不大，可釆用鍵盤直接輸入；而輸入量很大吋，就要借助於輸入效率較高的載體，如前一段時期采用的紙帶和卡片，近年來采用的磁帶和軟磁盤等。對於銀行、超級市場等單位的專用係統，一般是通過磁墨字符閱讀器、光學閱讀器等特殊裝置而直接輸入，才能滿足使用要求。
原始憑證的設計。企業生產過程中產生的數據一般都是先記錄在原始單據或憑證上，然後才通過穿卡機、數據終端機等設備轉記在各類輸入載體上。通過原始憑證采集數據是輸入數據的一個環節，原始憑證的設計質量直接影響輸入的質量。所以在輸入設計時，都要重新設計原始憑證，使之更加適應計算機處理的要求。設計的要點是便於填寫？便於歸檔和便於輸入。例如，采用合並相同的欄目，事先印好固定項目的內容，采用工選擇式”填法等可以減少手工填寫量。在憑證上應印有填寫方法和填寫要領的說明，設法保證數據的正確性。例如填寫日期一項就應設計為：
卡片、紙帶等輸入載體設計。主要是設計穿孔項目的排列，如何便於穿孔作業和便於查錯等。這項設計與原始憑證的設計有密切關係。
輸入數據的校驗。數據校驗可分為人工校驗的靜態方法和由計算機程序校驗的動態方法兩大類，每一類又有許多具體校驗法，下麵隻舉幾種。
重複校驗：這是由另外的穿孔員將已穿好孔的卡片或紙帶裝到校卡機或校孔機上，重複一次穿孔的操作。一旦出現已穿好的孔與操作不一致時，機器就會顯示出錯誤信息。此法可以把錯誤數據降低到0.1%以下。
靜態校驗：即人工校驗。因為是用人眼查錯，所以查錯率不高，通常為75-85%。但在輸入之前安排人工校驗，能夠提高輸入數據的正確性，降低一些計算機處理的費用。
界限校驗：檢查某項數據的值是否在預先指定的範圍之內。凡超出範圍以外的，肯定是錯誤的數據。這裏所說的範圍，可以用上下限來確定，也可以隻用一個上限或一個下限來確定。例如，某商品的價格下限為100元，則凡該項數據出現小於100的值時，必定有錯。
平衡校驗：檢查數字合計是否正確。例如，檢查統計報表中，各“小計”之和是否等於“總計”等。
邏輯校驗：檢驗數據的值是否合理。例如，月份的值隻能是1至12間的十二個整數，超出這個範圍或者出現小數、負數，肯定是錯誤的數據。
4.文件設計
計算機管理係統的任務就是處理企業內的大量數據以取得所需要的管理信息，所以係統一定要存儲和利用大量的、各種類型的數據。為了迅速地、準確地找出所需要的數據，就必須把它們當地組織起來，已在第三章作了詳細介紹。
這裏僅就工資計算係統的文件作以下簡要說明。在工資文件係統中，包括有工資主文件、主扣款文件、夥食費扣款周轉文件、互助金扣款暫存文件等一係列文件。每一個文件都說明了某一事物的總體。主扣款文件說明了係統內變動性扣款一事的總體，而這個總體是由係統內每一個職工的全部變動性扣款集合而成的。每個職工的全部變動性扣款就是一個記錄。而電費、夥食費等都分別是一個記錄中的數據項，說明個體的一個屬性。
為了處理的方便，一般文件的第一個和最後一個記錄並不存放一般數據。第一個記錄多用來存放文件名稱等有關說明該文件總情況的信息，稱為首記錄。最後一個記錄用來存放說明後麵不再有記錄的稱為尾標代碼。存放著尾標等信息的記錄稱為末記錄。
文件結構方麵的主要設計內容之一，是確定記錄的結構或記錄的格式。具體內容包括：記錄中應包括哪些數據項，各數據項所占用的字節數和運算方式，記錄的識別鍵（關鍵字）文件名稱和尾標等。工資計算係統的主扣款文件的記錄格式。可以看出，主扣款文件的每個記錄具有10個數據項，描述了每個職工當月全部變動性扣款的情況。其中以職工編號為記錄的識別鍵。部門和科室說明該職工的所屬單位，這兩個數據項有時也要作為區分記錄的鍵。例如按部門彙總工資總數時就要以部門為鍵，將屬於某一部門的職工記錄檢索出來，以便彙總。由於這種鍵不能唯一地區分記錄，所以稱為次鍵。其餘七項都是扣款項目。變量名是數據項名稱的代碼，計算機程序在存取記錄中的數據時要使用它。變量名應根據所用的程序語言的類別和運算方式，在其範圍內選擇。上述記錄有兩類運算方式一一字符串和整型數。
至於記錄中具體應該包括哪些數據項，則要根據文件的類型、用途以及組織方式等因素而定。