為了達到原係統的業務流程，便於以後各工作階段更有效地研究和利用這些調查成果，必須介紹於圖表等各種表現工具。其中應用最為普遍的就是事務流程倒，它能直觀、形象而具體地描述係統的業務流程，便於記憶和分析對比。
一個手工作業的工資計算係統的事務流程圖。該簡利用少數符號和文字說明，清晰而全麵地描述了手工計算工資的各個環節與有關職能部門的業務聯係和時間順序。我國尚未製訂事務流程圖的統一符號和畫法，由於工資計算是企業管理業務中最為簡單的一項數據處理作業，便於說明和理解，所以本章後幾節均以該係統作為說明問題的實例。
係統的信息調查。指與業務有關的各類原始數據和信息的定量調查。調查中要全麵收集各種類型的原始憑證，了解各項數據的意義、性質、數據量，掌握各原始憑證產生的時間、地點和向係統輸入的方式和流向，統計單位時間的數據量和數據量的時間分布和峰值，統計輸出報表的種類和數量，什麼時間輸出什麼報表、各種報表的要求格式和數據量，統計係統內所有的動態數據和作為係統基礎資料的靜態數據的存儲量和存貯要求等。
係統信息調查所獲取的各項統計數字和資料是係統設計的重要依據。幾乎所有重要的設計環節，如處理過程的設計、文件設計、代碼設計、輸入輸出設計等都有賴於信息調查所得的資料。工資算係統的數據分類表，該表是對工資單的數據逐項進行分析，統計其變動頻率、分析其變動性質後製成的。這些統計分析的結論是該係統文件設計的主要依據。表中最右邊一列就是根據數據的類型所確定選用的文件種類。
三、要求分析、提出方案
通過現狀調查解決了原係統實際上是“如何工作”的問題。要求分析則是對原係統的數據和功能作進一步的分析和抽象，以確定新係統應滿足的要求，亦即明確新係統應該“做什麼”的問題，從而完成新係統的邏輯設計。是在邏輯設計的基砷上，對新係統的基本構思，或者說對新係統提出的基本方案或初步方案。
下麵按照結構分析法說明要求分析的主要步驟。結構分析法是一種新的分析法，它有利於生成更為合理的係統結構。結構分析法的理論基礎就在於係統是由三種基本：結構組成，無論多麼複雜的結構均可分解為三種基本結構，分別用一般的流程圖形式和結構圖形式所表示的三種基本結構。其中結構圖形式在今天的結構分析法和結構設計中得到了廣泛采用。結構分析法的基本要求是：自係統的頂層結構開始，逐層向下分析，即采用“自頊向下”的分析法。結構分析所用的主要工具是數據流程圖等。下麵介紹一種按結構分析法進行要求分析的主要過程。
填寫係統概況圖。係統概況圖是說明係統基本要素的簡單圖表，主要分為四個區，分別記載係統的輸入、輸出、實體和功能，其中實體是指一些存儲著數據的事或物，如扣款單、工資表等都是一種實體。
實體分析。即對係統概況圖上所列出的實體進行分析，分析係統內各個實體之間的關係。分析時要使用實體模型圖等分析工具。
功能分析。功能分析是要求分析或係統邏輯設計的重要內容之一。功能分析主要是從事務流程圖等現狀調查所取得的資料中，抽象出係統所應有的功能。分析時應采用自頂向下的分析方法，使用的主要工具是功能結構圖。這種圖形能清晰地表明係統內部各個功能間的隸厲關係。分析時應該掌握好分解的程度，要適可而止，此外還要注意各功能之間的覆蓋關係。
工資計算係統的功能結構圖中列出三個層次，說明該係統在邏輯上包括三個子功能，每個子功能包括若幹個功能模塊。
畫數據流程圖。在實體分析和功能分析基礎上所畫的數據流程圖，表達了係統數據來源，存儲和去向，以及數據與處理功能之間的關係，它是係統分析階段產生的最重要的技術文件之一。因為數據流程圖隻是抽象地描繪了係統內數據、功能的關係，並不涉及它們實際上是如何實現的問題，所以隻用少數幾種符號就可加以表達。工資計算係統的數據流程圖。可以看出，數據流程圈與事物流程圖有原則的區別，它是對係統的抽象化和概念化，這樣就可以擺脫現行係統一些實際問題對設計的限製，有利於設計出合理的係統結構。圖中涉及的四種主要符號如下：
數據的源和彙：指數據發生或最終使用的地點、人或組織。在多數情況下，它們都處於係統外部的環境之中。
功能：指對數據所進行的處理或轉換。這裏的功能並沒有由誰或用什麼來進行處理的含意。
數據存儲：指在各功能之間數據存儲的場所，但沒有如何存儲的含意。
數據流指帶有注解的有向線。它與流程圖上的有向線不同，它不僅是一條連接線，還是一種符號。
應該強調的是，數據流程圖隻能產生於具體的係統之中，而不能來自係統分析人員的思索和想象。所以，在分析過程中應與用戶保持密切的聯係。
開始建立數據字典。數據流程圖上的每個數據存儲和每個數據流向都要進行登記，著手建立數據字典。開始時，這項工作可能不太正規，但重要的是，在這個階段記錄下每個數據目的存在。
擴展所畫的數據流程圖。即對原來所畫的反映係統頂層結構的數據流程圖加以擴展，例如，添加上信息檢索、數據庫、維護子係統的數據流程等。
畫低層次的數據流程圖。即檢查係統頂層的數據流程圖的每個功能，如果含有處理內容比較複雜的功能，就應為這一功能畫出更低一層的數據流程圖。然後把所有新的數據流向和存儲都補充在數據字典內。重複上述過程直到符合需要的層次為止。
數據分析。一旦大多數的數據項都已確定，即可開始正式數據的分析工作。數據分析可以與係統分析同時進行。對係統內各數據間關係的分析，是設計采用數據庫的係統的關鍵性工作。
確定用戶邏輯要求的細節。一旦功能分析到符合要求的層次，就要詳細地確定它們，為此可使用決策樹、決策表或結構英語等工具。
決定用戶的性能要求。即在確定用戶要求“做什麼”的同時，了解用戶“什麼時間”需要，從而決定用戶對係統效率、性能方麵的要求。
通過要求分析確定新係統應滿足的要求之後，即可著手構思新係統的基本方案。基本方案的內容應包括：新係統的範圍和目標；實現新係統目標和各項功能的基本思想；數據的組織形式；係統的輸入、輸出方式；對所有計算係統的類型和性能的要求等。因為各種問題的解決存在著多種途徑，所以，方案的提出是一個多次反複、逐步形成的過程。應該考慮各方麵的因素，對各種途徑進行可行性分析，從中選出最滿意的方案，並估算出為實現該方案所需要的費用、時間、人力等各種資源。
仍以工資計算為例，為實現改進原手工計算係統，存在著多種可行方案。但根據用戶的要隸，分析了各種方案的利弊，最後，在微處理機係統上建立工資計算係統的建議。所建議的新係統範圍限於會計科的工資處理業務。要求在投資最少的條件下，最大限度地提高工資計算自動化水平和可靠性。每月結算工資時，隻要操作人員通過鍵盤輸入當月變動數據，其它如工資計算、校驗、彙總、製表等盡量由機器自動完成。由於係統規模不大，全部數據可用文件形式加以組織。為實現上述要求，可選用一套中檔的微處理機係統。
係統分析的最後一項任務是編寫係統分析報告、供用戶和領導審批，並做為下階段係統設計的主要依據。係統分析報告實際上是整個分析階段的總結，其主要內容應包括：原係統的現狀和問題，新係統的邏輯設計；有關新係統基本方案的建議，以及支持這一建議所做的可行性分析等。