要注意的是，在與難以相處者對話的時候，切忌展開滔滔不絕的長篇大論。你越是不間斷地闡釋自己的主張，就越容易引起對方的反感。如果一方或者雙方都在忙著闡釋自己的理論，而忽視了傾聽，最終可能會以爭吵結束交談。
3）協商一致，尋求解決之道
這是最後一個關鍵點，同時也是應對難以相處者機製中最重要的目標。當雙方取得了平等對話的機會之後，就需要對等交流、協商，以尋求恰當的解決之道。前麵兩個階段的努力，都是在為有效解決問題做前期籌備。
在這一階段，管理者要做的是協調好各個方麵的利益關係，構建出一個滿足所有人需求的解決方案，以求得利益最大化。所以，在這個過程中，需要集思廣益，讓所有的人都參與到其中，包括你覺得難以相處的人，隻有這樣才能保證公平、公正的原則性。同時，雙方應該放開心態，勇於打破陳舊的思想和做事方式的束縛，不斷創新，不拘泥於小節，和平友善地找到一種具有可持續性的解決方案。
建立有效的溝通機製的目的在於有效地解決問題。接下來，你要做的就是建立和運用這一機製。建議你每天早上用3分鍾完成以下活動。
第一分鍾營造一種自然的環境
如消除自己對難以相處的員工所持的成見，告訴自己能改變對方，用你的真心、誠心去打動對方，消除你們之間的矛盾，建立一種平等的關係。
第二分鍾傾聽和提問
盡量讓對方多說，同時你要做好準備，挖出更深層的信息，並把雙方談話引向有效解決問題的方向。放開心態，與對方共同製定解決方案或製訂工作計劃，讓雙方取得共贏。
第三分鍾運用機製
運用建立起來的機製，並加以跟蹤和監督，以便隨時改進。
在這3分鍾裏，應用這一機製最為重要。當然，這需要你在工作中不斷總結和學習。
3.加強能力
管理者自身一定要有過“硬”的交際本領和與難纏的人相處的技巧和能力，隻有這樣，當你遇到難纏的員工時，才能輕鬆應對，進而解決問題。
讓我們看一下世界首富比爾·蓋茨與員工是如何相處的。
比爾·蓋茨很尊重那些敢於反對他、冒犯他的人。他不喜歡人人都當應聲蟲，他有時甚至會裝作反對某人的意見，以試探對方是否真的對自己的意見有把握。
1995年，當比爾·蓋茨宣布不涉足Internet領域產品的時候，很多員工提出了反對意見。其中，有幾位員工直接發郵件給比爾，指出他的決定是一個錯誤的決定。比爾·蓋茨看到郵件後，並沒有生氣，而是花了很多的時間與這些員工見麵、溝通，最後他聽取了員工的意見，承認了自己的過錯，將公司又向前推進了一大步。後來，那些批評比爾·蓋茨的人不但沒有受處分，而且得到重用，後來都成了微軟公司重要部門的領導。
可見，每一位優秀的管理者都有很強的與員工相處和溝通的能力，正因為如此，企業才能聚集更多的人才，所以，麵對難以相處者，你必須加強自己的溝通能力。
加強能力關係圖對此，你可以從以下三個方麵加以改進，這也是提高管理者與難纏員工相處和溝通能力的有效途徑。當然，這三個方麵需緊密結合，而且要達到熟練運用的程度，並且需要一定的耐心、毅力和管理者持續不斷的努力。
1）製定相關溝通機製或流程，讓自己有路可循
麵對難相處的人，你有可能會反應過度，大發雷霆，有時甚至會尋釁滋事，結果將小事變大。之所以會如此，很大程度上就是因為你不知道從哪下手，沒有找到解決矛盾的方向，缺乏一個明確的“路線圖”。換句話說，就是沒有一個可以供你遵循或者模仿的處理方法或者模型。
這就是管理者要首先學會製定溝通模型的原因。這對於“難纏”的人際互動的成功尤為重要。實際上，這些模型或機製可以幫助你更輕鬆地解決一些類似的或者更為複雜的人類活動或人際互動。你學會越多可供遵循的模型，你就越有辦法應對那些難以相處者。
當然，在你製定相關的模型時應注意，你最終的目的是發現問題，找到隱藏在員工“難纏”行為背後的深層原因，進而加以有效解決。
這裏有一個“六步模型”，當管理者遇到難相處的人時，不妨借用這個模型，當然，你還可以根據自己的實際情況加以改進。
六步模型
2）掌握人際互動技巧，並加以改進
其實，在你製定這些人際互動的機製或者模型的同時，就是在學習應對難纏者的技巧。在這個過程中，你會發現你已經獲得了與自己的個性相得益彰的互動技巧。但是有些技巧不一定是最合適的，你需要改進，以便能更好地與他人溝通。
這些技巧包括很多方麵，如你的措辭、你的提問方式，以及如何運用身體語言讓對方放鬆下來等。要注意，使用的這些技巧應在溝通模型的框架之內。值得注意的是，溝通模型和技巧的學習需要一定時間的慢慢積累，隻有堅持下去，並嚐試著使用這些技巧，你才能運用自如。
那麼，與員工溝通時，具體要如何做呢？有哪些技巧可遵循呢？下表列出的一些技巧可供借鑒。
技巧說明措辭技巧
（1）語言通俗易懂，簡單有效，不要使用粗俗字眼，不要說傷害、侮辱對方的言語。
（2）多用“我覺得……，同時……”“我希望……，同時……”“××，請你……”“××，麻煩你……”等語句，讓對方感受到你的尊重。例如，“你覺得是什麼原因使你出現這種錯誤呢？”“你認為怎樣做才能扭轉現在這個局麵呢？”“我希望你能盡快解決這個問題”。
提問技巧
（1）不要用“yes”或“no”結束提問，最好在一定的範圍內提出具體事項。
（2）不要問“明白嗎”“知道嗎”之類的問題。
（3）想了解對方時，用開放式提問方式。例如：“我想聽聽你的想法。”“對於這件事，你是如何理解的？”
（4）多采用引導式提問方式發揮肢體。
語言的優勢
（1）使用開放式肢體語言：以開放式的態度與對方進行互動，讓對方感受到正麵的力量，鼓勵他們放鬆心情、吐露心聲。
（2）開放式肢體語言包括：手臂與腿均不交叉，手掌張開。顯露手腕內側；在身體方麵，腳與胸麵向對方；臉不要被手、頭發或深色眼鏡所遮住；身體稍微向對方傾斜，但是要抬頭挺胸，不要彎腰駝背。
3）將相關規程、技巧變成自己的技能
能力建設的最後一步就是能力培養，即將那些規程和技巧融入到實際工作中，並逐漸使其變成為你自身的一種技能。實踐的越多，你就會做得越好。最終，你會發現自己已經能夠鎮靜、優雅的應付各種難以掌握的形勢，而且能很出色地化解各種人際矛盾。
上麵，我們知道了如何加強自己的人際互動能力。接下來，你要做的就是檢驗自己這種能力是否有所增強。建議你每天早上用3分鍾完成以下活動。
第一分鍾建立溝通模型
在腦海中回顧一下以往建立的一些溝通模型，問問自己還有哪些地方需要改進？最近處理這類問題時，是否建立了新的模型。如果還沒有，馬上去做。
第二分鍾改進溝通技巧
進一步學習和總結一些溝通技巧和方法，如怎樣提問才能得到你想要的信息；對於不同類型的難纏者應用了哪些技巧，把這些記錄下來，並嵌入到自己的腦海裏。
第三分鍾運用到實踐中
對自己要有自信，將學到的東西積極運用到實踐中，總結每次處理問題時的優缺點，並不斷加以完善。
經過以上3分鍾的鍛煉，相信你一定可以自信地“迎戰”每一位難相處者。把握住每一次與難相處者溝通的機會，並努力成為與難相處者共事的行家裏手，會大大增強你的管理能力，讓你在當今挑戰重重的職場上所向披靡。