從事采購的人必須精打細算，一個大大咧咧的馬大哈是不適合做采購經理的。
第一節采購經理腦筋中第一根弦
——如何訂貨
存貨管理的目標
存貨是指企業在生產經營過程中為銷售或者耗用而儲備的物資。它包括材料、燃料、低值易耗品、在產品、半成品、產成品、協作件、商品等。
如果工業企業能在生產投料時隨時購入所需的原材料，或者商業企業能在銷售時隨時購入該項商品，就不需要存貨。但實際上，企業總有存貨的需要，並因此占用或多或少的資金。這種存貨的需要出自以下原因：
第一，保證生產或銷售的經營需要。實際上，企業很少能做到隨時購入生產或銷售所需的各種物資，即使是市場供應量充足的物資也如此。這不僅因為不時會出現某種材料的市場斷檔，還因為企業距供貨點較遠而需要途中運輸及可能出現運輸故障。一旦生產或銷售所需物資短缺，生產經營將被迫停頓，造成損失。為了避免或減少出現停工待料、停業待貨等事故，企業需要存貨。
第二，出自價格的考慮。零購物資的價格往往較高，而整批購買在價格上常有優惠。但是，過多的存貨要占用較多的資金，並且會增加包括倉儲費、保險費、維護費、管理人員工資在內的各項開支。存貨占用資金是有成本的，占用過多會使利息支出增加並導致利潤的損失；各項開支的增加更直接使成本上升。進行存貨管理，就要盡力在各種存貨成本與存貨效益之間作出權衡，達到兩者的最佳結合。這也就是存貨管理的目標。
儲備存貨的有關成本
與儲備存貨有關的成本，包括以下三種。
取得成本
取得成本指為取得某種存貨而支出的成本，通常用TCa來表示。其下又分為訂貨成本和購置成本。
第一，訂貨成本。訂貨成本指取得訂單的成本，如辦公費、運輸費、保險費和裝卸費等。訂貨成本中有一部分與訂貨次數無關，如常設采購機構的基本開支等，稱為訂貨的固定成本，用F1表示；另一部分與訂貨次數有關，如運輸費、裝卸費等，稱為訂貨的變動成本。每次訂貨的變動成本用K表示；訂貨次數等於存貨年需要量D與每次進貨量Q之商。訂貨成本的計算公式為：
訂貨成本＝F1＋DK÷Q
第二，購置成本。購置成本指存貨本身的價值，經常用數量與單價的乘積來確定。年需要量用D表示，單價用U表示，於是購置成本為DU。
訂貨成本加上購置成本，就等於存貨的取得成本。其公式可表達為：
取得成本＝訂貨成本＋購置成本＝訂貨固定成本＋訂貨變動成本＋購置成本
TCa＝F1＋DK÷Q＋DU
儲存成本
儲存成本指為保持存貨而發生的成本，包括存貨占用資金所應計的利息（若企業用現有現金購買存貨，便失去了現金存放銀行或投資於證券本應取得的利息，是為“放棄利息”；若企業借款購買存貨，便要支付利息費用，是為“付出利息”）、倉庫費用、保險費用、存貨破損和變質損失等，通常用TCc來
表示。
儲存成本也分為固定成本和變動成本。固定成本與存貨數量的多少無關，如倉庫折舊、倉庫職工的固定月工資等，常用F2表示。變動成本與存貨的數量有關，如存貨資金的應計利息、存貨的破損和變質損失、存貨的保險費用等，單位成本用Kc來表示。用公式表達的儲存成本為：
儲存成本＝儲存固定成本＋儲存變動成本
TCC＝F2+KcQ÷2
缺貨成本
缺貨成本指由於存貨供應中斷而造成的損失，包括材料供應中斷造成的停工損失、產成品庫存缺貨造成的拖欠發貨損失和喪失銷售機會的損失（還應包括需要主觀估計的商譽損失）；如果生產企業以緊急采購代用材料解決庫存材料中斷之急，那麼缺貨成本表現為緊急額外購入成本（緊急額外購入的開支會大於正常采購的開支）。缺貨成本用TCx表示。
如果以TC來表示儲備存貨的總成本，它的計算公式為：
TC＝TCa ＋ TCc ＋ TCx＝F1 ＋ DK÷Q ＋ DU＋ F2 ＋ KcQ÷2 ＋ TCx
企業存貨的最優化，即是使上式TC值最小。
做好存貨決策
存貨的決策涉及四項內容：決定進貨項目、選擇供應單位、決定進貨時間和決定進貨批量。決定進貨項目和選擇供應單位是銷售部門、采購部門和生產部門的職責。財務部門要做的是決定進貨時間和決定進貨批量（分別用T和Q表示）。按照存貨管理的目的，需要通過合理的進貨批量和進貨時間，使存貨的總成本最低，這個批量叫作經濟訂貨量或經濟批量。有了經濟訂貨量，可以很容易地找出最適宜的進貨時間。
與存貨總成本有關的變量（即影響總成本的因素）有很多，為了解決比較複雜的問題，有必要簡化或舍棄一些變量，先研究解決簡單的問題，然後再擴展到複雜的問題。這需要設立一些假設，在此基礎上建立經濟訂貨量的基本模型。
經濟訂貨量基本模型
經濟訂貨量基本模型需要設立的假設條件是：
第一，企業能夠及時補充存貨，即需要訂貨時便可立即取得存貨。
第二，能集中到貨，而不是陸續入庫。
第三，不允許缺貨，即無缺貨成本，TCx為零，這是因為良好的存貨管理本來就不應該出現缺貨成本。
第四，需求量穩定，並且能預測，即D為已知常量。
第五，存貨單價不變，不考慮現金折扣，即U為已知常量。
第六，企業現金充足，不會因現金短缺而影響進貨。
第七，所需存貨市場供應充足，不會因買不到需要的存貨而影響其他。
設立了上述假設後，存貨總成本的公式可以簡化為：
TC＝F1＋DK÷Q＋DU＋F2＋KcQ÷2
當F1、K、D、U、F2、Kc為常數量時，TC的大小取決於Q。為了求出TC的極小值，對其進行求導演算，可得出下列公式：
Q＊＝
這一公式稱為經濟訂貨量基本模型，求出的每次訂貨批量，可使TC達到最小值。
這個基本模型還可以演變為其他形式。
每年最佳訂貨次數公式為：
TC＊＝D÷Q＊＝＝
與批量有關的存貨總成本公式為：
TC（Q）＝＋Kc÷2＝
最佳訂貨周期公式為：
t＊＝1÷N＊＝
經濟訂貨量占用資金為：
I＊＝Q＊U÷2＝
【例9-1】某企業每年耗用某種材料3 600kg，該材料單位成本10元，單位存儲成本為2元，一次訂貨成本25元。則：
Q＊＝2 ＝300（kg）
N＊＝D÷Ｑ＊＝3 600 ÷300＝12（次）
TC（Q＊）＝＝＝600（元）
t＝1÷N＊＝12÷12＝1（個月）
I＊＝Q＊U÷2＝300÷2×10＝1 500（元）
基本模型的擴展
經濟訂貨量的基本模型是在前述各假設條件下建立的，但現實生活中能夠滿足這些假設條件的情況十分罕見。為使模型更接近於實際情況，具有較高的可用性，需逐一放寬假設，同時改進模型。
第一，訂貨提前期。一般情況下，企業的存貨不能做到隨用隨時補充，因此不能等存貨用光再去訂貨，而需要在沒有用完時提前訂貨。在提前訂貨的情況下，企業再次發出訂貨單時，尚有存貨的庫存量，稱為再訂貨點，用R來表示。它的數量等於交貨時間（L）和每月平均需用量（d）的乘積：
R＝L?d
續［例9-1］，企業訂貨日至到貨期的時間為10天，每日存貨需要量10kg，那麼：
R＝L?d＝10×10＝100（kg）
即企業在尚存100kg存貨時，就應當再次訂貨，等到下批訂貨到達時（再次發出訂貨單10天後），原有庫存剛好用完。此時，有關存貨的每次訂貨批量、訂貨次數、訂貨間隔時間等並無變化，與瞬時補充時相同。這就是說，訂貨提前期對經濟訂貨量並無影響，可仍以原來瞬時補充情況下的300kg為訂貨批量，隻不過在達到再訂貨點（庫存100kg）時即發出訂貨單罷了。
第二，存貨陸續供應和使用。在建立基本模型時，是假設存貨一次全部入庫，故存貨增加時存量變化為一條垂直的直線。事實上，各批存貨可能陸續入庫，使存量陸續增加。尤其是產成品入庫和在產品轉移，幾乎總是陸續供應和陸續耗用的。在這種情況下，需要對基本模型做一些修改。
【例9-2】某零件年需用量（D）為3 600件，每日送貨量（P）為30件，每日耗用量（d）為10件，單價（U）為10元，一次訂貨成本（生產準備成本） （K）為25元，單位儲存變動成本 （Kc）為2元。
設每批訂貨數為Q。由於每日送貨量為P，故該批貨全部送達所需日數則為Q÷P，稱之為送貨期。
因零件每日耗用量為d，故送貨期內的全部耗用量為：
Q÷P?d
由於零件邊送邊用，所以每批送完時，最高庫存量為：
Q－Q÷P?d
平均存量則為：
（Q－Q÷P?d）÷2
其中: E表示最高庫存量，E1表示平均庫存量。
這樣，與批量有關的總成本為：
TC（Q）＝D÷Q?K＋（Q－Q\/P?d）?Kc÷2
＝D÷Q?K＋Q（1－d÷P）?Kc÷2
在訂貨變動成本與儲存變動成本相等時，TC（Q）有最小值，故存貨陸續供應和使用的經濟訂貨量公式為：
D÷Q?K＝Q（1－d÷P）?Kc÷2
Q＊＝
將這一公式代入上述TC（Q）公式，可得出存貨陸續供應和使用的經濟訂貨量總成本公式：
TC（Q＊）＝
將上述例題數據代入，則：
Q＊＝＝367（件）
TC（Q＊）＝≈490（元）
陸續供應和使用的經濟訂貨量模型，還可以用於自製和外購的選擇決策。自製零件屬於邊送邊用的情況，單位成本可能較低，但每批零件投產的生產準備成本比一次外購訂貨的訂貨成本可能高出許多。外購零件的單位成本可能較高，但訂貨成本可能比較低。要在自製零件和外購零件之間作出選擇，需要全麵衡量它們各自的總成本，才能得出正確的結論。這時，就可借用陸續供應或瞬時補充的模型。
【例9-3】某生產企業使用A零件，可以外購，也可以自製。如果外購，單價4元，一次訂貨成本10元；如果自製，單位成本3元，每次生產準備成本600元，每日產量50件。零件的全年需求量為3 600件，儲存變動成本為零件價值的20％，每日平均需求量為10件。
下麵分別計算零件外購和自製的總成本，以選擇較優的方案。
（1）外購零件。
Q＊＝＝＝300（件）
TC（Q＊）＝＝＝240（元）
TC＝DU＋TC（Q＊）＝3 600×4＋240＝14 640（元）
（2）自製零件。
Q＊＝＝3 000（件）
TC（Q＊）＝＝1 440（元）
TC＝DU＋TC（Q＊）＝3 600×3＋1 440＝12 240（元）
由於自製的總成本（12 240元）低於外購的總成本（14 640元），故以自製為宜。
第三，保險儲備。以前討論假定存貨的供需穩定且確知，即每日需求量不變，交貨時間也固定不變。實際上，每日需求量可能變化，交貨時間也可能變化。按照某一訂貨批量（如經濟訂貨批量）和再訂貨點發出訂單後，如果需求增大或送貨延遲，就會發生缺貨或供貨中斷。為防止由此造成的損失，就需要多儲備一些存貨以備應急之需，稱為保險儲備（安全存量）。這些存貨在正常情況下不動用，隻有當存貨過量使用或送貨延遲時才動用。
設年需用量（D）為3 600件，已計算出經濟訂貨量為300件，每年訂貨12次。又知全年平均日需求量（d）為 10件，平均每次交貨時間（L）為10天。為防止需求變化引起缺貨損失，設保險儲備量（B）為100件，再訂貨點R由此而相應提高為：
R＝交貨時間×平均日需求＋保險儲備
＝L?d＋B
＝10×10＋100
＝200（件）
在第一個訂貨周期裏，d＝10，不需要動用保險儲備；在第二個訂貨周期內，d＞10，需求量大於供貨量，需要動用保險儲備；在第三個訂貨周期內，d＜10，不僅不需動用保險儲備，正常儲備亦未用完，下次存貨即已送到。
建立保險儲備，固然可以使企業避免缺貨或供應中斷造成的損失，但存貨平均儲備量加大卻會使儲備成本升高。研究保險儲備的目的，就是要找出合理的保險儲備量，使缺貨或供應中斷損失和儲備成本之和最小。具體操作時，可先計算出各不同保險儲備量的總成本，然後再對總成本進行比較，選定其中最低的。
如果設與此有關的總成本為TC（S，B），缺貨成本為Cs，保險儲備成本為CB，則：
TC（S，B）＝Cs＋CB
設單位缺貨成本為Ku，一次訂貨缺貨量為S，年訂貨次數為N，保險儲備量為B，單位存貨成本為Kc，則：
Cs＝Ku?S?N
CB＝B?Kc
TC（S，B）＝Ku?S?N＋B?Kc
在現實中，缺貨量S具有概率性，其概率可根據曆史經驗估計得出；保險儲備量B可選擇而定。
【例9-4】假定某存貨的年需要量D＝3 600件，單位儲存變動成本Kc＝2元，單位缺貨成本Ku＝4元，交貨時間L＝10天；已經計算出經濟訂貨量Q＝300件，每年訂貨次數N＝12次。交貨期內的存貨需要量及其概率分布見表9-1。
表9-1交貨期內的存貨需要量及其概率分布
d
概率（P1）
先計算不同保險儲備的總成本。
（1）不設置保險儲備量。
即令B＝0，且以100件為再訂貨點。此種情況下，當需求量為100件或其以下時，不會發生缺貨，其概率為0.75（0.01＋0.04＋0.20＋0.50）；當需求量為110件時，缺貨10件（110－100），其概率為0.20；當需求量為120件時，缺貨20件（120－100），其概率為0.04；當需求量為130件時，缺貨30件（130－100），其概率為0.01。因此，B＝0時缺貨的期望值S0、總成本TC（S，B）可計算如下：
S0＝（110－100）×0.2＋（120－100）×0.04＋（130－100）×0.01＝3.1（件）
TC（S，B）＝Ku?S0?N＋B?Kc
＝4×3.1×12＋0×2
＝148.8（元）
（2）保險儲備量為10件。
即B＝10件，以110件為再訂貨點。此種情況下，當需求量為110件或其以下時，不會發生缺貨，其概率為0.95（0.01＋0.04＋0.20＋0.50＋0.20）；當需求量為120件時，缺貨10件（120－110），其概率為0.04；當需求量為130件時，缺貨20件（130－110），其概率為0.01。因此，B＝10件時缺貨的期望值S10、總成本TC（S，B）可計算如下：
S10＝（120－110）×0.04＋（130－110）×0.01＝0.6（件）
TC（S，B）＝Ku?S10?N＋B?Kc
＝4×0.6×12＋10×2
＝48.8（元）
（3）保險儲備量為20件。
同樣運用以上方法，可計算S20、TC（S，B）為：
S20＝（130－120）×0.01＝0.1（件）
TC（S，B）＝4×0.1×12＋20×2＝44.8（元）
（4）保險儲備量為30件。
即B＝30件，以130件為再訂貨點。此種情況下可滿足最大需求，不會發生缺貨，因此：S30＝0。
TC（S，B）＝4×0×12＋30×2＝60（元）
然後，比較上述不同保險儲備量的總成本，以其低者為最佳。
當B＝20件時，總成本為44.8元，是各總成本中最低的。故應確定保險儲備量為20件，或者說應確定以120件為再訂貨點。
以上舉例解決了由於需求量變化引起的缺貨問題。至於由於延遲交貨引起的缺貨，也可以通過建立保險儲備量的方法來解決。確定其保險儲備量時，可將延遲的天數折算為增加的需求量，其餘計算過程與前述方法相同。如［例9-4］，若企業延遲到貨3天的概率為0.01，則可認為缺貨30件（3×10）或者交貨期內需求量為130件（10×10＋30）的概率為0.01。這樣就把交貨延遲問題轉換成了需求過量問題。
第二節存貨進出如何算賬
——計價
采購經理必須對存貨購買和發出價格的計算有透徹的理解。本節就從材料的采購成本計算說起。
材料采購成本的計算
材料采購成本的計算，就是把企業在材料采購過程中發生的材料買價和各項采購費用，按照材料的批量、品種等加以歸集，以便計算出該材料的實際采購成本的方法。
采購成本的構成
材料采購成本由材料的買價和采購費用組成，其具體內容包括：
第一，買價。買價是指企業采購材料時，按發票價格所支付的貨款。買價是材料采購成本的重要組成部分。
第二，運雜費。運雜費是指企業在采購材料過程中所支付的運輸費、裝卸費和途中保險費等。
第三，損耗。運輸途中合理損耗是指材料運輸途中發生的定額內損耗。
第四，挑選整理費。入庫前的挑選整理費是指材料入庫前因整理挑選而發生的損耗。
在采購材料過程中，所發生的材料買價和采購費用都應記入“材料采購”的總賬及其明細賬。材料買價是從發票上取得的，屬於直接費用，可直接計入該材料的采購成本。發生的采購費用，凡能分清對象的，可以直接計入各種材料的采購成本，凡不能分清對象的，應按合理的分配標準分配後計入每一種材料的采購成本。