一、概念解說
涉外備忘錄是記錄談判雙方討論的問題、意向和形成協定的書麵形式文件。
涉外備忘錄有兩方麵的含義：一是指涉外業務磋商過程中，參加洽談的雙方人員各自為了隨時檢查不致遺忘，把洽談中的問題與對此問題的觀點、見解作摘要記錄，即所謂錄以備忘式的文件，純係己方使用，以便在必要時用以提醒自己或提示對方注意某個問題，以利於洽談的繼續進行。二是涉外業務洽談時，經過初步的探詢、討論後寫下的文件，記載雙方達成的諒解與承諾，以界定雙方責任，作為今後雙方交易或合作的依據，或者作為進一步洽談時的參考。它的形式分單方麵發出的和雙方簽署的兩種。它是談判中常用的文種，不具備法律效力。
二、寫作格式
1.標題
一般隻寫文種“備忘錄”即可。
2.題款
包括發文機關名稱、地址、發文日期、電報掛號、電文號碼。形式像公文或信函落款。
3.主送
包括主送單位、收文人頭銜和稱呼等。
4.正文
包括事由或洽談情況概述（時間、地點、目的、主要內容等）、諒解和承諾內容
或備忘事項（要求分條列項，逐項排列）、結尾用語。
5.簽署
寫明時間，單位的全稱和代表姓名，簽字蓋章。
三、範例參考
備忘錄
中國××公司××分公司（簡稱甲方）與×國××公司（簡稱乙方）的代表，於××年×月×日在中國×市就興辦合資項目進行初步協商，雙方交換了意見，達成了諒解，雙方的承諾如下：
一、依據雙方的交談，乙方同意就合資經營××項目進行投資，投資金額大約×××萬美元。投資方式待進一步磋商。甲方所用的投資的廠房、場地、機器設備的作價原則和辦法，亦待進一步協商。
二、關於利潤的分配原則，乙方認為自己的投入既有資金，又出技術，應該占65%～75%，甲方則認為應該按投資比例分成。沒有取得一致意見。但乙方代表表示，利潤分配比例願意考慮甲方的意見，另定時間進行協商確定。
三、合資項目生產的××產品，乙方承諾在國際市場上銷售年產量的50%，甲方希望乙方能提高銷售額，達到75%，其餘的在中國國內市場上銷售。
四、工廠的規模、合營年限以及其他有關事項，均沒有詳細地加以討論，雙方都認為待第二項事情向各自的上級彙報確定後，其他問題都好辦。
五、這次洽談，雖未能解決主要問題，但雙方都表達了合作的願望。期望在今後的兩個月內再行接觸，以便進一步商洽合作事宜，具體時間待雙方磋商後再定。
(本章完)