2客戶的基本信息，如公司規模、成立時間、資信情況、經營範圍和發展戰略等；
3該客戶與公司的聯係記錄；
4該客戶與公司交易的情況，如曆史記錄和現況：合同號碼、成交金額、合同執行的主要過程、貨款的支付情況、累計交易額、主管人員的變動情況等；
5新客戶的資料，如潛在客戶的地區和產品分布、對其了解的狀況等。
錄入工作由具體分管的業務人員負責、部門經理審查複核，所有信息一旦進入數據庫就隻有經過總經理授權才能修改和複製，不同部門和業務人員的交叉檢索和查詢須經過授權。
所有出口企業的出口業務部門都有出口合同登記本、出口合同檔案或公司固定的出口業務項目審批表。實際上，這些就可以視為最原始的客戶資源管理。這些手工的寫在紙張上的曆史資料為日後的電腦數據庫初始化提供了重要的數據來源。
江蘇澄星化工集團公司就是利用自己建立的客戶資料庫向客戶提供服務。該公司出口部王愛民經理介紹，他們公司的每一位客戶（包括潛在的客戶）在資料庫中都有一個惟一的識別編碼，客戶的任何要求和信息資料都會被記錄在案，供營銷人員參考。
隨著電腦的日益普及，出口商在企業內部就可以建立一個客戶資源數據庫或客戶關係管理係統。最簡單的方法是，在現有的電腦上使用MSOFFICE的ACCESS就可以做出自己需要的客戶資源數據庫。也可以購買現成的客戶資源管理軟件，或一套外貿業務管理軟件，來實施客戶資源管理。
對於中小出口企業來說，自己或委托別人建立一個客戶數據庫，將最近2～3年中的曆史數據整理出來並同時錄入電腦是很有必要的。為滿足將來公司日益成長和發展的需要，通常應注意如下一些常識：
①將企業的實際應用與數據倉庫解決方案聯係起來；
②良好的可擴充性；
③確保數據質量：盡管企業的數據倉庫解決方案越來越複雜，數據的精煉和存儲管理工具也越來越豐富，但是數據的質量問題仍舊很嚴重。
多對顧客朋友作感情投資
在你和你的顧客朋友的商務交際之中也需要“感情投資”。所謂感情投資，說簡單點，就是在生意之外多了一層相知和溝通，能夠在人情世故上多一份關心，多一份相助。即使遇到不順當的情況，也能夠相互體諒，“生意不成人情在”。
這種情況往往有多種表現：一種是自然形成的，在生意交往的過程中遇到比較投緣的客戶朋友，有了成功的合作，感情自然融洽起來，這就是我們常說的有緣分的人。有緣自然有情，關係好的時候，互相付出自然不在話下。問題在於如何保持和持續這種私人關係，繼續愛護它、增進它，使其長久。
其實，就是有緣，彼此能夠一拍即合，要保持長期的相互信任、互相關照的關係也不那麼容易，仍然需要不斷進行感情投資。尤其在商場上，更是如此。如果大家各自都為自己的利益著想，很容易彼此起疑心。結果緣就會由合作變成對立，人情變成了敵意。為什麼走到了這一步？往往是忽略了“感情投資”的結果，甚至已經忘掉了這一點。
很多人都有這種毛病，一旦關係好了，就不覺得自己有責任去保護它了，往往會忽略雙方關係中的一些細節問題。例如，該通報的信息不通報，該解釋的情況不解釋，總認為“反正我們關係好，解釋不解釋無所謂”，結果日積月累，形成難以化解的問題。而更不好的是人們關係好了之後，總是對另一方要求越來越高，總覺得別人對自己好是應該的，稍有怠慢或者照顧不到，就有怨言。由此很容易形成惡性循環，最後損害雙方的關係。
可見，感情投資應該是經常性的。在你需求客戶朋友支持的過程中不可沒有，也不可似有似無，而應該從小處細處著眼，時時落在實處。
人情做足才有“殺傷力”
對朋友要真誠相待，但畢竟達到莫逆之交或可以深交的朋友還是少數。大部分的朋友不可能深交，與他們之間的情誼是要用人情來維係的。如果同他們之間沒有人情往來，友誼就會淡漠，甚至消失。和顧客朋友之間關係的維持更是如此。