除非你是一個嚴格按小時收費的律師，不然我猜你一定從沒有站在這個角度看待過工作，但是這絕對是一個有用的思維模式。2000小時——甚至3000小時，的確是很多時間。然而它卻不是無限量的時間。意識到這一點之後，我工作時注意力更集中（而且會防止我每15分鍾就查看一下社交網站Facebook，我們以後會具體講怎麼集中注意力）。
一旦你有了明年的目標，你就可以把它細分為下個月的目標（120~240小時）或者下周目標（30~60小時）。周末的晚上，或者周一來臨之前，坐下來把實現這些目標的可執行任務全部列出來。之後，關鍵的是，在準確地知道任務耗時的情況下，把它們編進你的時間安排表。
每項任務所需的時間不是一個難得到的信息。如果很多任務你都頻繁地執行，那麼你可能了解它們所需的時間。如果你不知道，問問周圍的人，並且仔細地進行觀察。正如紐約Drinker，BiddleReath律師事務所的股東斯蒂芬妮·維考斯基告訴我的，很多人“每天都乘地鐵從商業區坐到市中心，卻不知道這要花費多長時間”。
維考斯基有自己的一套方法。她發現，“當我必須開始不僅用今天，而是整個周用於完成一件事情。”比如，如果她下午3點要交一份備案，而且必須要到交付那天才能開始做，她知道需要4個小時完成，她會倒著算回去，然後從上午9點開始著手這份備案。為什麼不是11點呢？“我做事總是需要緩衝。”她說。可能會有另一個客戶打電話來，這種情況下，她可以當時給客戶5分鍾時間，或者3點後用更多的時間仔細談。如果她在3點之前完成了任務，她就可以回電話或者放鬆一下（她承認“大把大把的時間都被浪費在網上”）。
20世紀90年代，這種自律最終在維考斯基職業生涯的重要環節中發揮了作用。當時她找不到任何關於破產犯罪的書籍，所以她打算自己寫一本。她的老板說如果她想寫，可以寫這本書，但是不能占用平時的工作時間。有希望出版這本書的出版社6~9個月內就要書稿。她必須想辦法在上述條件下完成書的創作。
經過計算，維考斯基預計她的書大約會有300頁，30個章節。她估算了平時做調查、寫論文和寫摘要所需的時間，之後，她得出結論，寫書稿會花上1000~2000小時。如果她打算在接下來的9個月——38周完成書稿，那麼平均下來每周大概需要30小時。因此她需要看看自己的每周時間安排表，想辦法加進去30小時。最後她決定，自己力爭每個工作日晚上寫4個小時，周末再拿出近12小時。她大致作出自己的時間安排。雖然非常緊張，她卻說：“9個月過得和我預想的計劃出入不大。”最終，《破產犯罪》（BankruptcyCrimes）出版，不僅為她在業內提升了聲譽，還給她後來的事業帶來了更大的機遇。
現在，我確信——根據維考斯基對工作的熱情——至少在那9個月中有些周四的夜晚，她回到家隻想馬上躺到床上，而不是接著再寫出500字。然而控製時間安排表的真正秘密在於：為了達成目標，累點苦點也在所不辭。
如果想高效地利用你的168小時，一旦承諾自己，要把一段時間分配給一項任務，你就要遵守這個承諾，永遠不要錯過任務應該完成的期限。要把說話算數作為你個人誠信的一部分。如果由於停電，你失去了4小時，那麼盡快利用其他時間進行彌補。如果其他人沒有按計劃出現，那麼就在沒有他們的情況下，繼續進行自己的計劃，並試圖找到一個替補方案。即使你提交任務的對象並不在乎截止日期，你也不能動搖計劃，而且就算有一個好借口，也不能動搖計劃。廣義上來講，許多借口和突發事件都在預料之中。是的，你和孩子每個冬天都會病些日子，並且孩子的學校也會因為大雪而停課。周五下午、雨雪天氣一定會堵車。把這些情況都考慮進去，製訂一些後備計劃，比如在家工作，當去機場的第一個計劃失敗時怎樣趕上飛機，當陷入困境時可以向誰求助等。
如果你采取這種態度，客觀地看待你的日程表，並且誠實地對待每一個計劃所需的時間，我敢打賭你肯定能在這168小時當中為幾乎所有重要的事情找到空間。其中包括重大計劃，如再去上學為自己充電，或者開公司。雖然每周30小時（維考斯基承諾寫書的時間）聽起來很多，但是大多數美國人都可以通過不看電視，減少做家務的時間，在保持每晚8小時睡眠的同時找到30小時的時間（周六和周日是完成任務的好時間）。如果你可以利用從工作中節省出來的時間——像安納不用花費10個小時在會議上——那就更好了。
如果你沒有能力完成一項任務，那麼就坦然接受這個現實，不要對自己做關於此任務的時間承諾，堅持一個更為合理的時間安排。當我的助理研究員告訴我：“不行，我周一前完成不了，周三行。”我總是很高興。當一個人因為逞能說自己周六之前就能完成計劃，但最終又違背了自己的承諾，這樣做著實沒有什麼好處。那兩天並不是很重要。但一旦你開始不遵守自己對周圍人的承諾，整個自律的係統——你為自己樹立的對生活掌控的自信——就土崩瓦解了。接著，又一次，世界不會輕易讓你堅守你的優先級。不要讓自己的缺陷帶來不必要的問題。
不要混淆實際工作與看似工作的事情
辦公室的難熬時光可能是人們浪費越來越多的時間和生命的罪魁禍首。你可以擁有一套很棒的管理郵件的方法，或者計劃不同項目上的電話會議，但我猜測在你的退休晚宴上，人們不會提及你以往的收件箱或者充實的日程表。他們會想談論你都做了些什麼。如果還沒有做過任何真正重要的事——比方說，降低越南的嬰兒死亡率——那麼你就沒有真正工作過。這對於不在辦公室辦公的工作來說，也同樣適用。一個警察一年接到來自某個街角的報警電話就達300個，這能讓他跑得精疲力竭，而真正重要的事是發現街角到底出了什麼問題，並將問題解決。
當然，一些人能夠通過直覺看出其中的區別。我敢肯定50年後生物學家卡羅·法斯賓德–奧斯的退休晚宴上，向她祝酒的演講者一定不難想到她的成就。過去幾年，我持續關注這個不斷進步的年輕科學家。她今年20多歲，是內布拉斯加州奧馬哈市克瑞頓大學的教授，並且已成為兩個孩子的媽媽。法斯賓德–奧斯在艾奧瓦州埃爾金的一個養殖了1億隻蜜蜂的養蜂場長大。當然她身上還有很多你無法想象的蜜蜂蜇後留下的毒刺。無論年少的她在院子裏玩耍、幫父親照管蜂房，還是開始試驗以自然方法對待蜜蜂的寄生蟲時，都會被蜜蜂蟄到。說到總是被蜜蜂蜇傷時，她說：“最後你就習慣了。”我不敢恭維這句話的真實性，但我確信這的確培養了她鎮定自若的性格，使她擁有了學術科學家事業發展所必需的耳目一新的研究角度，而不是某些人認為的一些其他因素——這裏我想到了前哈佛校長拉裏·薩默斯。
薩默斯，現美國國家經濟委員會主席，他曾有個著名的言論：女性不能成為數學家和科學家的原因是，她們不願每周投入80小時來發展科學家的事業。且不說到底是否需要那麼多時間，根據第一章我們可知，實際上幾乎沒有人——包括那些自認為每周工作80小時的人——工作時間真正達到80小時。法斯賓德–奧斯作為一個研究生，在威斯康星大學讀禽類免疫學博士學位時，1周沒有80小時用來工作；研究生畢業第一年生下女兒的她，作為媽媽，也沒有那麼多時間。
幸運的是，在努力成為一名科學家的路上，她意識到：科學家的成就，最終不是根據他們在實驗室中花了多長時間，不是根據他們準備過多少頁PPT，不是根據他們運行過多少次測驗或參加過多少次會議來評判的。其評判標準是他們最終的研究成果的質量和在同行評論性科學期刊中所發表文章的水平。所以這就是她要專注努力的方向。她不會一味堅持那些成功幾率很小的實驗，而且也不會過多參與學術界的政治博弈。我們聽到很多令人恐怖的故事，如長達8年的博士培養計劃，以及博士必須獲得多重博士後職位，才能有機會獲得終生學術職位，但法斯賓德–奧斯憑借自己有效的策略，5年讀完了博士，沒有做博士後就直接升為教授，雖然參加此麵試時，她已經懷有第二個孩子8個月餘。
換句話說，法斯賓德–奧斯成功的基礎是，相對於“非工作”，她明確地知道“工作”的構成部分。
明確這一點將節省很多時間。對於一個禽類免疫學家，分析年齡因素在鳥類對西尼羅病毒的敏感性中的作用（法斯賓德–奧斯在威斯康星大學的研究）很可能是工作。另一方麵，對於禽類免疫學家來說，在線玩俄羅斯方塊則不是工作。我想，我不需要用整整一章來寫日程表中去除像玩遊戲這樣的活動。如果你的時間日誌顯示，你在工作時間上購物網站Zappos.com或者查看Twitter（推特）——並且根據2007年薪酬網Salary.com的一份調查，大多數辦公室職員都承認在這些事情上浪費時間，平均每天1.7小時——那麼你就得控製住自己，不要再做這些無謂的事情。每天在日程表中安排幾個短時“打發時間”的小插曲，或者當你發現自己開小差，在筆記本上亂畫時，強迫自己趕緊回到手邊的工作上來。你也可以適當地獎勵自己。當你把在本子上亂畫的時間減少到原來的一半時，就可以獎勵自己上半個小時的Facebook。
但問題在於，怎樣完成小插曲耽擱的工作。
有時，額外做一個樣本分析很重要，有時候卻不是；有時候查郵件很重要，有時卻沒什麼用；有時候打電話和開會可以帶來長期贏利的業務關係，有時候卻隻能讓每個人都很痛苦，因為開會浪費了他們兩個小時的生命；有時候會議的前15分鍾至關重要，而後麵的45分鍾都不重要；有時候書麵文件起決定性作用，有時卻隻是湊字數的廢話。我們傾向於把這些事情都定義為“工作”，然而學會發現真正工作與非真正工作之間的區別，才是在提高效率過程中實現巨大突破的關鍵。
我對“工作”的定義是，那些能使你接近理想事業和生活的活動。如果你耗費大量時間所從事的活動沒有使你接近理想的事業和生活，那麼它們就不是工作。就算這些活動出現在你的工作日程表上，或者是你一貫在做的事情，它們也不是工作。並且，在你的觀念中，它們的重要性不應該超過你玩俄羅斯方塊。這並不是說你就會不做這些事——即使你記住了辦公室職員平均每天將1.7小時浪費在私人郵件、私人電話、八卦等事情上，你也不應該存有任何幻想，那些不必要而冗長的電話會議，其實就是偽裝且沒效率的休閑時間。
法斯賓德–奧斯學術生涯的下一個挑戰是，獲得終生學術職位。盡管所有學術專著論證了，女性和相對冷門的學術分支的教授很難達到獲得終生職位的要求，因為他們的人際網中沒有這類學科的權威人士，但我問她在克瑞頓大學獲得該職位都需要什麼條件時，她不假思索且富有條理地說了出來。接下來的5年中，她需要在重要的科學期刊中發表3到5篇文章——不一定非得是《科學雜誌》或者《自然》，但至少是接近這一層次的雜誌。她需要吸引有一定重量級和聲望的校外研究經費。此外，她對本科生的教學水平和指導工作也要達到一定的高度（這樣就能承擔一些學院工作）。
以上就是她為明確目標安排的時間。她把工作時間花費在準備講座、做能夠發表論文的實驗、指導本科生等最有前途的工作上。她努力申請研究經費。同時盡量縮短用於其他事情上的時間，盡管那些事情看起來像“工作”。
“如果做一件事是浪費時間，那我就不做，”她說，“興趣所在和那些能獲得最大收益的事情我才做。”雖然她碰到需要幫助的學生總是樂於幫助，但她也總會因為在與自己不相關的會議中禮貌退席而被記錄在案。很多人擔心她這樣做會惹惱一些人，但被蜜蜂蜇傷無數次的法斯賓德–奧斯不會去擔心，尤其是在自己的年評中她得知自己的方向是正確的之後。她白天工作8~9小時，但“一般4點30分我就筋疲力盡了。”然後，她回家和孩子們玩一段時間，等他們睡了之後她再繼續工作。她盡量認真地為實驗做準備，這樣她晚上就不用去實驗室了。
當然，實驗室偶爾還是得去。最近一次的實驗室經曆於她猶如一場噩夢。周五的晚上，在生物實驗室沒人之後，法斯賓德–奧斯帶著她一個5歲、一個1歲的孩子去實驗室完成一些最後的工作。“一般情況下，我都會走樓梯——因為不想等電梯。”她說。但是那天，她的女兒按了電梯按鈕，所以他們就進了電梯，不一會兒，電梯開始劇烈搖晃，最後終於停了下來，但門卻打不開了。他們被困在兩個樓層之間。幸好，學校保安撬開電梯救出了他們。那個夜晚很不尋常，但法斯賓德–奧斯一直保持鎮定。
消除非核心競爭力的工作
按照這個新“工作”定義重新瀏覽一遍你的日程表。集中精力於你最具核心競爭力的事務上減少或不做那些不是你最擅長或其他人也可以做得和你一樣好的事情。在這裏我想強調的是，一件事情如果不屬於你的核心競爭力事務，並不意味著它對整個世界都不重要。法斯賓德–奧斯逃掉的那些研討會及其他會議對有些人也許很重要。我還想明確的一點是，如果你身處一個工作團隊中，特別是一個小團隊，當一項工作需要所有人齊心協力去完成時，即使它與你的事業目標不相關，你也要去做（盡管對不相關事務的定義很模糊——也許從你的上司那裏得到好建議很關鍵）。但對於花費在這些事情上的時間你要盡量精簡，從而把更多的時間集中在長期目標上。記住，10年後你會不會還在現在的公司工作是個未知數，所以不管你現在的位置多麼關鍵，你都不是隻在為公司工作。
以下三個策略可以用來壓縮花在非核心競爭力事務上的時間：忽略不計；最小；外包給其他人。
下麵我們逐一看看。
忽略不計。在工作日程表上，有的時間你本來可以投入具有核心競爭力的事務上，但卻被一些計劃和責任左右，這時你應該果斷清理掉。你也可以在最初就不參與到這些計劃中。
這個戰略可以讓你節省出不可預估的時間量。但無論你是為自己還是為別人工作，這一戰略同樣會讓人感到提心吊膽。在一個我經常光顧的自由寫作網站上，每隔幾周就會有人記述他/她是如何拒絕一項任務的。他們的薪水可能會變少，狀況可能很糟糕，但毫無疑問，發帖者希望得到大家的精神支持。“我做得對嗎？”你擔心會把一切搞砸，擔心沒人會再雇你，擔心你的收入會一落千丈。
這些擔憂也會有解決的辦法。幾年前，我決心要把我大多數時間用於寫書和寫“嚴肅”的長文章。當時我剛組建家庭，對於時間安排，我知道我必須要有自己的策略。
然而，我月收入過半都來自於為《讀者文摘》的休閑娛樂專欄“美國見聞”寫不署名的小故事。任何以平衡工作和家庭為主題的書都會告訴你，這對於一個剛當媽媽的人來說是一份完美的工作。它每周花費我20小時，我可以在家工作，而且薪水達到了大多數人心目中全職工作的標準。但是每月構思、調查並寫出7~8篇極其短的文章也需耗費很多腦力。當我努力安排圍繞8個不同話題的20~30個采訪後，再試圖構思吸引人的短小文章時，我感到有點力不從心了。所以，最終我十分感謝《讀者文摘》給我這個機會，讓我寫了兩年欄目，但我不會停滯於此。
沒錯，第二年我的收入少了一半。不過，我寫的書和長篇署名文章及時讓我的薪水恢複到了原來的水平。而《讀者文摘》在2009年申請了破產保護——他們把減少簽約作家的支出作為保證預算限額最容易的方法——所以當我可以選擇退出的時候，忍痛結束合同的做法看來是明智的。
雖然我是為自己工作，但即使是為別人打工，放棄某些計劃或者拒絕任務也是有必要的。做任何一份工作都需要不斷思量。如果在思量時，你能從一個好的角度出發，那麼你就可以在這份工作上做得很好。理想情況下，找到好的角度需要很強的職業技能和能力。接下來你要做的就是說服你的上司或團隊理智地看待此問題，要不然就直接按自己的意願做，如果結果要比他們計劃的好，就沒必要向別人道歉。如果一些任務你做得得心應手，那麼把你的大多數時間花在那上麵，自然要比讓你幹那些沒有多大幫助的事情強。畢竟這對大家都好，還能提升團隊的整體實力。為什麼不向別人提議，或者選擇試一試呢？