圖8-3 紅燒肉項目的WBS
04 責任分配矩陣——讓責任人各負其責
“你好，我是北京公司的行政助理朱笑笑。集團2012年年會即將召開，我想請您統計一下參加人數……哦，那我應該和誰聯係呢……好的，謝謝！”
“你好，我是北京公司的行政助理朱笑笑。剛才我和你們方總通過電話，他跟你說了吧……沒有啊，那我直接跟你說一下吧，是關於集團年會的事……”
“你好……哦，對不起，那我一會兒再打給你……”
“你好……”
整整一上午，朱笑笑都埋著頭給各個大區打電話，人數統計不上來，預算、地點甚至會議形式都不好定。所以，這個“統計與會人員”就是首先要完成的關鍵任務了。
然而，一圈兒電話打下來，朱笑笑卻越來越泄氣。有的大區連聯係人都定不下來，更多的是反過來問：“你連日期、內容和形式都沒定，我們怎麼報人數呀？”有的人甚至連李鄂生的郵件都沒看，根本不知朱笑笑是誰。看樣子，真被娜娜說中了：別想做完一件事再做另一件，做項目哪兒容你按部就班？
正在抓狂中，電話響了，是朱飛宇打來的，問是否有時間，想一起吃個飯。
朱笑笑壓根兒就把昨天的電話忘得一幹二淨，心裏感到些許的歉意：“好啊！我正在為年會的事情頭疼呢，你來吧，我好向你請教請教！”
中午吃飯的時候，朱笑笑把年會計劃拿給朱飛宇看。他一邊看一邊驚喜地說：“朱姐，您寫的年會計劃可比我們的專業太多了！”
明明知道朱飛宇是在拍自己的馬屁，朱笑笑仍然覺得心裏喜滋滋的。看來，俗話說的“千穿萬穿，馬屁不穿”真是精辟！“哪裏哪裏，讓你見笑了。好了，客氣話咱們也別說了，我現在需要厘清頭緒，組織年會需要做的事情太多了！”
朱飛宇心知朱笑笑沒有經驗，但並不說破：“是啊，這麼大一個集團，開年會又是大事兒，您肯定是非常非常辛苦的。有什麼我可以幫忙的嗎？”
朱笑笑倒也不客氣：“計劃在你手裏，你看看可以做什麼。”
朱飛宇等的就是這句話。要是能把COSYS這個客戶抓到手裏，別說iPad，就連iPhone5都有戲，說不定還能弄個MacBook Air！
他趕緊向前挪了挪身子：“我們什麼都能做，您也知道，我們在承接大型會議方麵具有非常豐富的經驗，從策劃到實施一條龍服務……”
朱笑笑很不好意思地打斷了他：“我們老總說了，年會這事很重要，必須自己組織。”
“哦。”再見了，親愛的小Air，但iPhone5還在向自己招手！“沒關係，我們也可以幫您聯係交通、食宿和會議場地。您這邊大概會有多少人？打算采用什麼形式？”
朱笑笑歎了口氣：“我正為這事兒發愁呢！人數統計不上來，就定不了規模、形式；定不了規模和形式，就沒法兒報預算；而沒預算，訂餐飲、場地都是空談……”
朱飛宇點點頭：“這個自然。我們做過很多次大型會議，沒有一次能事先完全確定這些的，都需要反複溝通磨合，甚至會都開了，還有人員變動呢。”
“啊？！那怎麼辦呢？”朱笑笑有點兒煩躁。
“您可以‘掐兩頭兒，放中間’哪！您想，那麼大一個集團的會議，讓您一個人忙前忙後的，您能力再強也忙不過來不是？您看看這個。”朱飛宇邊說邊從他隨身帶的文件夾裏翻出一張紙，遞給朱笑笑，“這是我們公司使用的會議甘特圖——也就是時間控製表（圖8-4）。”
朱笑笑接過來，對朱飛宇沒給自己問“甘特圖是什麼”這個問題的機會感到很滿意。圖畫得挺複雜，看得頭疼，她不禁皺起了眉頭。
朱飛宇見狀，馬上站起來，隔著桌子給她指點著：“您看，圖上的橫道表示的是有哪些任務，任務名稱都寫在上麵，橫道的長短表示這個任務需要多長時間，與圖上的縱坐標對應起來，很直觀。而且，每項任務由誰負責也已經標注在圖裏了。”