一般人認為通過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時，自己就常會處於一種“怯場”的狀態，大腦一片空白。即使沒有這麼嚴重，能將事情正確地說清楚，也非常難得。所以，在將資訊正確而簡潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什麼、方式、如何這幾大要素，就不能簡潔準確地將一件事傳達給對方。
在打電話之前，將要談的內容記錄下來，就是簡便易行的好方法。如果再將有關此事的資料也準備好並放在手邊備查，就完美無缺了。這麼一來，即使被對方反問，也能很快有條有理地回答。
當你打電話時，在對方尚未問起“請問你是哪位”之前，應先主動自報姓名。自報姓名時，應將自己所任職公司的名稱，同時告訴對方。
最後要補充的一點是，私人電話應長話短說。在公司裏，無論哪部電話，都是因工作需要而特地準備的。
禮節無小事，做到不容易
有的小事人人都懂，但未必人人都能做到。如果在待人接物方麵你能做到彬彬有禮，老板就會放心地讓你去待人接物，你也具備了別人沒有的競爭力。
如果你是一名銷售人員，就要知道這些事情：客戶年齡多大？客戶家住哪裏？客戶有沒有孩子？孩子上學沒有？客戶有什麼嗜好？你是在引導客戶還是客戶在引導你？能回答這些問題的銷售人員，待人接物應該是沒有問題的。
不要小看與其他人打交道的每一件小事，當你接聽電話的那一刻，你就代表了公司。假使你在電話裏表現出失禮的態度，對方會認為這是公司的失禮，有時還可能導致談判破裂，最終失去客戶。
這樣一想，禮節就更重要了，哪怕是你工作忙得要命，如果此時有位客人走進來，也應當站起身來行禮，這是最基本的禮節。如果你看到這個人過來，內心高興，但是你卻坐在那裏繼續做事，隻是把頭例行公事般地點一下，那麼對方便有一種被忽略的感受。
寒暄時的禮節為，身份低的人先問候身份高的人。而對於所有的公司來講，訪客都是居於上位者，因此必須由己方先致問候。所以當見到訪客時，要先行問好。
當你有約好的訪客時，如果說“讓您久等了”，他會在心裏暗想：“原來這家公司很看重我！”當你的上司看到你如此向訪客問好後，必定會對你刮目相看。當然，這並不是說隻能使用“讓您久等了”這句話，可以根據不同的時間和場合，加上額外的話。如果是經常出入自己公司的來訪者，說上一句“天氣這麼炎熱，您辛苦了！”之類慰勞對方的話，效果也會很不錯。
在待人接物的時候，正如以上所講的方法，都是在強調一個信號：你對我很重要。這是大部分人所關注的，所以，要盡量記住和自己打交道的人的名字，如果你自己總被重複問“請問您是哪一位”，你也會有不被重視的感覺，更何況他人。所以為了避免使對方產生不快，當聽到訪客的公司名稱、姓名之後，應記錄下來，以免遺忘。詢問的時候，如果是難以聽清楚的名字，就應複述一遍，或向對方問清楚，以便將正確的公司名稱、姓名記住。
如果要陪同客人去會客室，不能用手一指會客室，說一句“請到那裏等候”就算完事了。將訪客帶到會客室，才是應有的禮儀。在帶路的時候，要注意不要自顧自地走在前方，而忽略了後方的客人。
帶路時，應配合訪客的步調，走在距離對方大約一公尺的斜前方，這是為了讓訪客走在走道的中央。此外，不時回頭看看訪客是否跟上了自己，這也是非常重要的一點。