一、通知的含義、特點和類型
1.通知的含義
通知是運用最為廣泛的下行文，行政公文把它列為主要文種。
《國家行政機關公文處理辦法》對通知所下的定義為：
適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
《中國**機關公文處理條例》給通知的定義是：
用於發布黨內法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。
2.通知的特點
（1）功能的多樣性。
在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發布規章、批轉和轉發文件、任免幹部等等，總之，下行文的主要功能，它幾乎都具備。
但通知在下行文中的規格，要低於命令、決議、決定、指示等文體。用它發布的規章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、傳達指示的時候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。
（2）運用的廣泛性。
通知的發文機關，幾乎不受級別的限製。大到國家級的行政機關，小到基層的企事業單位，都可以發布通知。
通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的幹部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知（如曉諭事項的通知）也可以發往不相隸屬機關。
（3）一定的指導性。
通知這一文體名稱，從字麵上看不顯示指導的姿態，但事實上，多數通知都具有一定程度的指導性。用通知來發布規章、布置工作、傳達指示、轉發文件，都在實現著通知的指導功能，受文單位對通知的內容要認真學習，並在規定時間內完成通知布置的任務。
個別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發布的時候，可以沒有指導性或隻有微弱的指導性。
（4）較強的時效性。
通知是一種製發比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所通知的事項，都有比較明確的時間限製，受文機關要在規定的時間內辦理完成，不得拖延。
3.通知的分類
（1）發布指示的通知。
這類通知用來發布指示、布置工作。凡是需對某一事項進行處理、對某問題作出指示，又不適合用命令、決定、指示的形式行文的時候，均可用通知的形式進行辦理。例如《國務院辦公廳關於進一步做好治理開發農村“四荒”資源工作的通知》（國辦發[1999]102號）；《國家稅務總局關於實施對設在中西部地區的外商投資企業給予三年減按15%稅率征收企業所得稅的優惠的通知》（國稅發[1999]172號）；勞動和社會保障部、國家經貿委、財政部《關於清理收回企業欠繳社會保險費有關問題的通知》（勞社部發[1999]36號）。
這類通知跟指示、意見的寫法比較接近。
（2）頒發規章的通知。
除重要的法律性文件用命令頒布之外，多數法規和規章性文件，如條例、規定、辦法、細則、實施方案等，都適合用通知頒發。如國防科工委《關於印發〈武器裝備科研生產許可證管理暫行辦法〉的通知》（科工法字[1999]215號）、人事部《關於印發〈人事爭議處理辦案規則〉和〈人事爭議仲裁員管理辦法〉的通知》（人發[1999]99號）。