一、概說
批複從行文方向看，是下行文，但它又不同於一般的下行文。它是為“答複下級機關的請示事項”而發的。因此寫作時要特別注意針對性。
下級機關遇有本單位無權、無力、無法解決的事項需要向上級機關請示時，上級機關就使用“批複”這一文種答複請示事項。批複的內容主要是對請示事項明確表態，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。
批複具有以下特點：
1.批複與批示的不同點。批示針對的文種較多，有報告、計劃、總結、意見等；而批複則隻針對於請示。
2.被動性。批複的寫作以下級的請示為前提，它是專門用於答複下級機關請示事項的公文，先有上報的請示，後有下發的批複，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。
3.針對性。批複要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態度，批複事項必須針對請示內容來答複，而不能另找與請示內容不相關的話題。因此批複的內容必須明確、簡潔，以利下級機關貫徹執行。
4.權威性。批複表示的是上級機關的結論性意見，下級機關對上級機關的答複必須認真貫徹執行，不得違背，帶有很強的權威性。
二、寫法
批複的結構通常包括標題、主送機關、正文、落款和成文時間幾個部分。
1.標題
批複標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發文機關、事由和文種構成。例如1993年4月22日《國務院關於同意蘇州市和徐州市為“較大的市”的批複》。
2.正文
批複正文包括引敘來文和作出批複兩部分，有些再寫上“此複”一類結束語。如果同意下級來文的意見和要求，就要明確表示肯定意見，並作出必要的指示。
如果不同意或者隻是部分同意下級機關的意見，就需要簡要說明情況或原因，以便下級機關重新考慮其他的解決辦法。
三、寫作要求
1.慎重及時
批複既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答複性公文，因此，撰寫批複要慎重及時。批複機關收到請示後，要及時進行周密的調查了解，掌握有關情況，根據現行政策法令及辦事準則，經認真研究後，及時給予答複。
2.針對請示答複
請示要求一文一事，批複也應有針對性地一文一批複，請示要求解決什麼問題，批複就答複什麼問題，上下行文互相對應。
3.明確態度
批複意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其詞，模棱兩可，以免下級無所適從。
批複的主送機關明確隻有請示機關一個，如果所請示問題有普遍性，或需告知其他一些機關，可用如下辦法處理：一是除批複原請示單位外，並轉有關單位。二是將批複抄送有關單位。三是將有關意見另用“通知”行文。將本機關對一些普遍性問題的意見及時傳達下去。
4.不同指示、複函混用
批複與指示同為下行文，均對有關事項提出原則、要求，但兩者的區別還是明顯的，不能混用。首先是內容不同，指示是對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。而批複事項較窄，隻能針對請示事項作出具體答複，多屬個別性問題，不涉及麵上的工作。其次是受文對象不同。指示的受文對象一般不是某個機關，而是有關的機關單位，受文對象甚至不確定。而批複有特定的受文單位，隻給原請示機關發批複。再次是製發動因不同。指示根據需要而作，屬主動行文，批複是針對下級機關請示而發的，屬被動行文。