為了使工作條理化，不僅要明確你的工作是什麼，還要明確每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作進度，並通過有條理的連續工作，來保證按正常速度執行任務。在這裏，為日常工作和下一步進行的項目編出目錄，不但是一種有效的時間節約措施，也是提醒人們記住某些事情的手段。特別是製定一個好的工作日程表就更加重要了。工作日程表與計劃不同，在於計劃是指對工作的長期打算，而日程表是指怎樣處理現在的問題。比如今天的工作、明天的工作，也就是所謂的逐日的計劃。許多人抱怨工作太多、太雜、太亂，實際上是由於他們不善於製定日程表，不善於安排好日常的工作。名作家雨果說過：“有些人每天早上預定好一天的工作，然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃，靠遇事現打主意過日子的人，隻有混亂二字。”
製定工作日程表應遵守以下原則：
①以重要活動為中心製定一天工作日程。有些工作是關鍵的或者說是帶戰略意義的重要活動，應以這樣的重要工作為中心。
②以當天必須首先要做的那件工作為中心製定一天工作日程。不可能有這種情況，剛開始幹，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天內必須做完，一旦受幹擾中斷就不太好辦的工作。
③把有聯係的工作歸納在一起做。種種瑣事歸納到一起，會使工作有節奏和氣勢。例如，有些信件，可以歸總起來一次寫完；盡量地約好時間，盡可能集中地依次會見來訪者；必須閱讀的材料，集中到一起很快地過一下目，等等。
使工作日程與自己的身體狀況、能量的曲線相適應。能量曲線因人而異，一般人上午精力充沛，因此，要利用這段時間去從事那些最有挑戰性、最富於創造性的工作。而在你精神上、體力上和工作效率都在減退時，換做一些其他工作，或者做一些事先已經安排好了的工作，或者休息一下。
由於人們每天需要幹的事情很多，事情又有輕重、急緩之分，大小之別，難免有時顧此失彼。所以在有了工作日程表以後，最好隨身攜帶筆記本和備忘錄用紙，這樣你不但明確了當天的工作，也明確了此時此刻應該做什麼。
除隨身攜帶筆記本外，使用卡片也是一個好辦法。可以把卡片放在衣袋裏、辦公桌上、家裏的寫字台、飯桌上、電話機旁、床邊和廁所等必不可少的地方，時時提醒自己。
在工作中，有時突然頭腦中冒出一個新穎的想法，或者想起了什麼必須幹的事，如果這些想法與目前正在做的事有關聯，那可以照著去做。如果它並不是要立即去做，今後做會更合適，那就把它記在備忘錄上；對那些有意義的設想，可以利用星期天、節假日仔細研究，並加以歸納整理。這樣，本來不太明確的事也明確了，你的工作和應辦的事就更有條理了。
（3）進行合理的組織工作
工作目的、工作任務明確後，能不能很好地實現，就在於進行合理的組織工作。一位管理者深有體會地說：“總經理的最大困難之一是組織自己的時間。”
組織工作首先要做好選擇、區分的工作，剔除那些完全沒有什麼價值或者隻有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值但由別人幹更合適的工作，最後再剔除那些你認為以後再幹也不要緊的工作。
對於那些必須目前就幹的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合作用。
① 綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。我們說，辦事要有順序，並不是說同一時間內隻能辦一件事，而是運用係統論、運籌學等原理，可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中，把工作單方向一件一件依次進行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項工作綜合起來統一安排，效率就會大大提高。
②結合。即把若幹步驟結合起來。例如有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯係，實際上又是服務於同一目的的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。
③重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時采取什麼樣的順序最合理，要善於打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。例如一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那麼就應該把休息時間提前，從床上移到其他地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，可保證晚上精力充沛。假如你是一個業餘作者，白天不容你靜下來構思作品，晚上又難以入睡，不妨在此時讓思緒邀遊一番。